房地产开发企业档案管理制度

　　房地产开发有限责任公司档案管理制度：

　　1.主要内容及适用范围本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

　　2.档案的管理机构

　　2.1公司办公室是档案管理机构，公司办公室主任具体负责档案的日常管理工作，公司档案员(兼)做日常具体工作。

　　2.2 文书结案后，财务资料，技术资料，房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、技术部、销售部、合同部归档并保存;工程技术资料由技术部负责归档，工程完工后移交滨海新区大港档案馆;其余资料原稿由公司办公室归档并保存。

　　2.3 各部室、各单位或个人视实际需要，经公司领导批准后可留存影本。

　　2.4公司档案员(兼)主要工作职责

　　2.4.1 制定或参与制定档案工作的规章制度;

　　2.4.2 对公司各部室、各单位文件材料的归档工作，进行指导和监督;

　　2.4.3 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作;

　　2.4.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;

　　2.4.5 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

　　3. 归档范围

　　3.1 政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需公司执行的，或由行业发行的各种标准、规章制度等。(由办公室负责归档并保存)

　　3.2 公司内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录;公司iso9000体系文件;公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划;公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类计划指标、技术指标、营销指标、公司大事记等。(由办公室负责归档并保存)

　　3.3公司内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。(由办公室负责归档并保存)

　　3.4公司项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等。(由开发部负责归档移交办公室保存)

　　3.5公司工程技术资料。包括各类工程图纸等。(由技术部负责归档并保存)

　　3.6公司项目合同审计资料。包括各种合同、勤达公司的各种合同等。(由合同审计部负责归档并保存)

　　3.7公司项目预决算资料。(由预决算部负责归档并保存)

　　3.8公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标志牌申请表、竣工备案通知书。(由工程部负责归档，并移交滨海新区大港档案馆保存)

　　3.9公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等的原始记录和文本。(由销售部负责归档并保存)

　　3.10公司财务凭证。(由财务料整理并保存)

　　3.11 公司劳资人力资源资料。包括公司员工招聘、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。(由办公室负责归档并保存)

　　3.12公司法律文书资料。(由合同部负责归档并保存)

　　3.13公司荣誉证书资料。公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。(由办公室负责归档并保存)

　　3.14 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。(由办公室负责归档并保存)

　　3.15题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。(由办公室负责归档并保存)

　　4.档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

　　5.档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由各部室、各单位定期进行整理、立卷、移交公司办公室进行归档。

　　5.1 立卷归档的时间

　　5.1.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在十日内整理并保存，需移交办公室立卷归档的要在十日内办理交接手续。

　　5.1.2 对于在外地施工部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

　　5.3 立卷归档的要求

　　5.2.1 各部室设立兼职归档员，兼职归档员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料进行装订后，交档案室立卷归档。

　　5.2.2 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

　　5.2.3 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

　　5.2.4 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

　　5.2.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

　　5.2.6 立卷应以各部室形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

　　5.2.7 立卷应以部室为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

　　5.2.8 立卷应把上级文件与公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

　　5.2.9 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

　　5.2.10 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

　　5.2.11 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损。

　　5.2.12 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

　　6.档案的借阅

　　6.1 档案只供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，须经公司总经理批准后方可查阅。

　　6.2 各部室工作人员可直接查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案，经公司总经理批准后方可借阅。

　　6.3 档案借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借。

　　6.4 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

　　6.5 必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

　　6.6 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

　　6.7 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

　　7.档案保密要求

　　7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

　　7.2 有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司总经理批准。

　　7.4 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经公司总经理批准。

　　7.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

　　7.6企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

　　8.超期档案的销毁

　　8.1对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报公司总经理批准后，按规定销毁。

　　8.2 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　8.3 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

　　9.档案的保管档案保管工作应做到四不：

　　不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

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