办公设备及用品管理制度

　　1. 目的

　　为保证办公设备及用品的合理配置和使用，更好地服务于公司各项工作。

　　2. 适用范围

　　本制度适用于集团各子公司的办公设备、办公用品、办公耗材采购和管理。

　　3. 职责

　　3.1 人力资源及行政部负责公司所有办公设备及用品的建档、维修保养、外借管理，采购与报废的审核，办用品的收发管理。

　　3.2 使用部门负责部门所属办公设备及用品的使用及日常维护保养、并有责任爱护公司的办公设备。

　　3.3 高级副总裁(总经理)负责单价XX元以上办公设备的申购、报废、外借的审批。

　　3.4 信息部负责电脑及其周边设备采购、维修、保养、报废确认，网络安全的管理。

　　3.5 财务部负责办公设备及用品费用的监控。

　　4. 办公设备及用品分为耐用品和低值易耗品。

　　4.1 耐用品：

　　4.1.1 办公家具，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。

　　4.1.2 办公设备类，如：电脑、打印机、电话机、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、数码照相机、音响器材及相应耗材等。

　　4.2 低值易耗品

　　4.2.1 办公文具类，如：铅笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品、打印纸、复印纸等。

　　4.2.2 生活用品，如：面巾纸、纸球、茶叶、饮料、茶具等招待用品。

　　5. 办公设备及用品的添置申请流程

　　5.1每月底，各部门填写下月《办公用品申领计划表》送交行政部，逾期不交的部门，视放弃申请处理。

　　5.2 各部门经理应严把审核关，以控制办公用品开支成本。

　　5.3 行政助理每月底统计各部门办公设备及用品数量，编制《物品请购单》交人力资源及行政经理审批，批准后统一由行政助理负责采购。

　　5.4 办公设备的添置由所在部门填写《设备添置备申请单》报人力资源及行政部审核，费用超过XX元的办公设备须送高级副总裁审批后再由人力资源及行政部实施采购。

　　5.5 办公设备及用品采购回公司，管理部门应先建档登记，并及时通知相关部门领用。

　　6. 办公设备及用品的使用管理

　　6.1 办公设备属公司资产，使用者有责任和义务妥善保管、合理使用，不能随意转交他人，造成遗失的承担赔偿责任。

　　6.2 人力资源及行政部建立办公设备及用品个人档案，员工领用的办公设备及用品全部记录在《个人办公设备及用品领用表》。

　　6.3 员工因工作变动或离职的，应及时到管理部门办理移交退库手续。

　　6.4 各部门负责人应严格控制本部门办公用设备和用品的领用，并对所属部门人员的使用和保管状况行使监督。

　　6.5 办公用品领用时间原则上是每星期一下午，特殊情况或急用物品除外，计算器等价值超过10元以上部份物品领用时须以旧换新。

　　6.6 办公设备耐用品损坏或丢失应按价进行赔偿，设备折旧年限为5年，以每年折旧率20%计算。

　　7. 办公设备的报修

　　7.1 所有办公桌椅在使用中出现的故障或损坏的均须及时向人力资源及行政部报修，人力资源及行政部应及时通知相关供应商到公司进行维修。

　　7.2 个人使用电脑、复印机等以及电脑外部设备、公司网络、通信设备如遇故障，应及时通知信息部，由信息部工作人员检修或通知相关供应(维修)商来公司进行检修。

　　7.3 故障解决后填写《办公设备报修记录表》，并由报修人签字确认后，由人力资源及行政部存档。

　　7.4 经相关技术人员鉴定下列情况造成损坏的，由责任者按物品的购置价格和使用时间，新旧程序折价赔偿。

　　7.4.1 安装非工作所必须的软件所引起的故障;

　　7.4.2 私自拆装电脑、复印机等设备的;

　　7.4.3 使用不当造成设备损坏和丢失的;

　　7.4.4 人为的损坏。

　　8. 办公设备的报废

　　8.1 凡属于正常磨损或工作中发生意外情况造成个人在用办公设备损坏的，由使用人员填写《办公设备报废申请表》，说明原因和理由，部门负责人审核，并由信息部技术人员鉴定签署意见上交人力资源及行政部办理报废。

　　8.2 人力资源及行政部根据相关技术人员的意见，并在《办公设备报废申请表》签署审核意见后交主管副总裁审批。

　　8.3 经主管副总裁审批后《办公设备报废申请表》由人力资源及行政部与信息部存档，复印给财务部、办理报废手续，进行帐务处理，并办理补充新设备的申购或领用手续。

　　9. 办公设备的外借, 必须经公司主管副总裁批准后，到人力资源及行政部办理外借登记手续。

　　10. 办公用品及设备的盘点制度

　　10.1 行政助理每月底统计各部门的领用单，编制“办公用品费用月报表”交部门经理审核。

　　10.2 为控制库存数量，办公用品原则上仓库只保留新人领用或急用数量即可。

　　10.3 每年底应进行一次全面办公设备及用品的盘点，对一些久留不用或损坏的设备及用品进行处理。

　　11. 记录表单

　　11.1 个人办公设备及用具登记表

　　11.2 办公用品申领计划表

　　11.3 办公设备报修记录表

　　11.4 办公设备报废申请表

　　11.5 办公设备购置申请表

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