公司行政专员岗位说明书
岗位名称:行政专员
岗位编号:
所属部门:行政人事部
岗位定员:1人
直接上级:行政人事经理
所辖人员:
直接下级:
【本职概述】公文管理、行政管理、设备、办公用品管理、临时交办的各项任务。
【职责与工作任务】
职责一
职责表述:负责起草企业各项行政管理规章制度及业务报告
工作任务
1、根据公司发展,制定符合公司发展的各项行政管理制度,包括但不限于公文管理及流程、合同管理及流程、车辆管理及流程、办公用品管理及流程等相关制度
2、就各项制度执行,跟踪管理,提出可行性修改意见并完善
3、负责起草行政类合同,协调参与合同谈判、签约和履行流转
职责二
职责表述:负责行政管理工作
工作任务
1、负责公司办公场所基础设施建设与管理工作,做好日常维护,并做好维修申报工作
2、负责公司证照年检、备案、变更管理工作
3、负责公司会议的组织和联系工作,会议安排,检查和会议纪要整理及执行情况
4、负责公司内外部房屋租赁事宜,包括租赁办公场所事务、股东等住房房屋租赁事务
职责三
职责表述:办公用品管理
工作任务
1、负责编制办公用品管理制度及配置标准
2、收集办公用品信息,参与办公用品供方审核,建立办公用品信息库及采购渠道,进行办公用品采购
3、按各部门:办公用品申购计划进行汇总、申购、领取、发放等工作
4、办公用品的清点、统计,各部门:使用情况并整理存档,做到帐实相符
5、编制办公用品申领流程,审核办公用品申请
职责四
职责职责表述:资产管理
工作任务
1、负责收集资产供应商信息,建立供应商名录,进行购置资产价格调查,参与资产采购,不断拓宽资产采购渠道
2、负责固定资产盘点、建立固定资产台帐,每月进行一次资产盘点工作
3、编制办公资产申领流程,审核办公资产申请单并合理配置
4、负责公司资产内部调拨使用的审核,做好资产调拨的记录
5、负责办理公司报废资产处理事宜,协助财务部做好处理资产的账务处理
6、负责公司实物资产的出入库管理工作,填写资产出入库单,正确填写资产编号:,出入库数量及时间
7、负责建立办公资产台账
职责五
职责表述:行政费用管理
工作任务
1、负责编制公司行政费用总预算及各部门:行政费用预算,建立费用控制指标
2、负责每月底依据部门:行政费用预算表审核各部门:行政费用,对超预算费用项目,提出审核意见
3、负责公司各项涉及行政费用的统计登记工作,正确填写归属科目,登记时间及发生部门:,数字核对无误
4、行政费用月报表的统计,报部门:经理审核
5、负责行政费用控制指标合理分析及调整
6、负责建立行政类合同台账,详实记录合同付款情况
职责六
职责表述:车辆管理
工作任务
1、编制、执行车辆管理制度及使用流程
2、负责车辆的调度管理,协调车辆使用情况
3、根据车辆管理制度,负责对车辆进行管理
4、定期或不定期检查驾驶员交通违章记录,监督落实处理结果
5、控制车辆油料、维修费用
职责七
职责表述:后勤服务管理及安全管理
工作任务
1、编制、组织、执行公司环境卫生管理制度
2、(不)定期检查公司各部门:环境卫生情况,提出环境卫生整改意见
3、监管行政前台做好公司消防、安全管理工作
4、其他后勤服务工作
职责八
职责表述:企业文化及其他
工作任务
1、负责公司新闻、要事的汇编
2、负责组织员工文化活动,开展丰富多彩的员工活动
3、完成领导交代的其他工作
权限范围:
1、对于各部门:之间制度不清、职责不明的问题有建议权
2、对任何损害公司利益的行为有制止权
3、对办公设施的维护权、管理权
4、对公司的后勤服务管理情况的监督权、检查权
5、监督资产使用情况,对提出资产合理配置有建议权
【工作协作关系】
内部协调关系
公司内部所有部门:及员工
政府有关部门:各有关采购供应商
【任职资格】
教育背景
学历:
大学专科及以上学历:
专业:
秘书、中文、公关、行政管理等相关专业:
培训经历:
相关专业:培训及其他
经验与专业:资格
经验:
3年以上行政工作经验
【能力与素质要求】
1、掌握企业行政管理知识及实践应用,对房地产行业有深入的认识,具备综合分析能力、应变能力、撰写文书能力
2、做事客观、严谨负责、踏实、敬业;工作细致认真,谨慎细心、责任心强
3、具有很强的人际沟通协调能力,团队意识强;较强的分析、解决问题能力,思路清晰,考虑问题细致
4、熟练使用办公软件,办公自动化设备
【工作条件】
办公设备:计算机、一般办公设备、网络
工作环境:办公室
职业安全:基本无危险,无职业病危险
时间特征:正常工作时间,根据工作情况加班
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