2024年公司档案管理制度

2024年公司档案管理制度（通用32篇）

2024年公司档案管理制度 篇1

　　第一条 为了加强公司档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法和公司有关规定，结合公司实际情况，特制订本办法。

　　第二条 凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。

　　第三条 公司档案工作实行统一领导，分级保管，分级查阅的原则。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理，由综合部指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门的档案管理工作，或由综合部派驻专职人员协助管理。

　　第四条 公司档案管理的分散与集中。

　　1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可，综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。

　　2、有关人事方面的资料，由综合部人事专员保管。

　　3、属工程项目方面的资料，由工程部保管，并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底；其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管，本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内，把所有档案移交到综合部档案室统一保管。

　　4、设计部负责工程图纸资料的临时保管，并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料，但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。

　　5、营销中心对外签定的广告、策划合同，应当在签署完毕时，即向综合部档案管理员移交，本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告，项目策划与广告，和销售策划方案方面的资料。

　　6、销售合同的档案管理：销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同，编号永久保存。并在房管局办完手续，合同上加盖备案章 （按揭贷款需再加盖预抵押章）后，当日即移交另一份售楼合同，和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管，其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后，综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证，并最终将此合同移交给房管局。

　　7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管，本部门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后，将相关的签证单移交到财务部保存。

　　8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的`经济合同，原则上公司应保留两份原件，财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务部保存原件，综合部保存复印件（售楼合同除外）。

　　9、各部门向综合部档案室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。

　　10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理，属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到综合部档案室统一保管，本单位可视情况保留复印件。

　　第五条 各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　第六条 各部门向综合部档案室移交档案时，要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知综合部档案室，因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，才能离职。

　　第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。

　　1、部门（含部门）以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议、总结、报告，和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记。

　　2、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。

　　3、各类工程检测、鉴定报告。

　　4、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。

　　5、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。

　　6、公司各种审计报告、资产评估报告。

　　7、公司各种管理规章制度和人事档案。

　　8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。

　　9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。

　　10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。

　　11、公司发展大事记，和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。

　　12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；上级主管部门、单位的来文等。

　　13、其他需要归档的重要文件。

　　第八条 档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员负责收集。

　　第九条 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。

　　第十条 凡属归档范围的文件，经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档，任何单位和个人不得私自留存；经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经综合部负责人同意后妥为保存，综合部以复印件归档，经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。

　　第十一条 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章 、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

　　第十二条 为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

　　第十三条 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起，文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。

　　第十四条 立卷时应编制好案卷目录，把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚，概括而简洁地拟好案卷标题，把案卷内容表达出来，填写备考表，注明保管期限。案卷装订整齐、牢固，无任何金属物。

　　第十五条 档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。

　　第十六条 档案分类与编号规则，见附表。

　　第十七条 公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房，库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条 件，门窗应结实牢固。各部门根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜。

　　第十八条 归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便提供利用。根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号，分卷装订成册，保管要有条 理，主次分明，存放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。

　　第十九条 档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报综合部负责人，重要问题应及时上报总经理。要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生，做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。

　　第二十条 档案管理员要做好档案流失的防护工作，妥善保管，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容；档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室，非档案管理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度，对档案的机密内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。

　　第二十一条 档案发生泄密、损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。

　　第二十二条 根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值，确定其保管期限和密级。

　　第二十三条 保管期限

　　文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1、永久保存：

　　（1）公司章程；

　　（2）股东名簿；

　　（3）组织规程及办事细则；

　　（4）董事会及股东会纪录；

　　（5）财务报表；

　　（6）政府机关核准文件；

　　（7）不动产所有权状及其他债权凭证；

　　（8）工程设计图；

　　（9）规章制度；

　　（10）其他经核定须永久保存的文书。

　　2、10年保存：

　　（1）预算、决算书类；

　　（2）会计凭证；

　　（3）事业计划资料；

　　（4）其他经核定须保存10年的文书。

　　3、5年保存：

　　（1）期满或解除之合约；

　　（2）其他经核定保存5年的文书。

　　4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

　　第二十四条 档案密级

　　公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。

　　1、“绝密”文书含：相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。

　　2、“机密”文书含：公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。

　　3、“密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。

　　4、“普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

　　第二十五条 凡需借阅公司档案者，均须填写档案调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。

　　第二十六条 借阅的档案密级与领导签批

　　公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准，机密级以上档案必须经总经理批准后，方可借阅。

　　借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准，机密级以上档案必须经总经理批准许可，方可借阅。

　　借阅公司人事、财务档案须经总经理批准，方可借阅。

　　第二十七条 借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经综合部负责人批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

　　第二十八条 公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅，一般不得借出档案室，如有特殊情况，在综合部负责人批准后可以短期外借，普通档案借阅期为七天，密级档案为三天；机密级以上档案不许外借，并且必须在档案管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限，应按调阅程序重新办理。因情况特殊，外部人员须出具其单位书面证明，并经总经理批准，方可查阅无密级档案。

　　第二十九条 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。

　　第三十条 综合部档案室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。

　　第三十一条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经综合部负责人和档案形成部门经理共同鉴定，报分管领导审核，总经理批准，并进行登记造册后按规定予以销毁。

　　第三十二条 销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。

　　第三十三条 有下列行为之一，视情节轻重，给予100元—5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

　　1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。

　　3、涂改、伪造档案。

　　4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。

　　5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。

　　6、泄露公司档案机密者。

　　第三十四条 本制度由综合部负责解释、补充，由公司总经理批准执行。

2024年公司档案管理制度 篇2

　　第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　第二条档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　第三条归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的`可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　第四条档案保管制度

　　1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　第五条档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

　　第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

　　第七条本制度从20xx年x月一日起执行。

2024年公司档案管理制度 篇3

　　第一章 总则

　　第一条 为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

　　第二条 本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。

　　第三条 机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

　　第四条 机关档案工作实行统一领导、分级管理。国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。档案行政管理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。中央、地方专业主管机关进行监督、指导时，应当遵循统一领导、分级管理原则。

　　第五条 机关的全部档案应当集中、统一管理。机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。

　　第六条 机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。

　　第二章 机构和人员

　　第七条 机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)(或承担该职能的其他综合办事机构，下同)及相关部门负责人组成的档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。

　　第八条 机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。经同级档案行政管理部门同意，办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进行集中管理。

　　第九条 机关档案工作机构或档案工作负责部门(以下简称机关档案部门)应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，配备适当数量的专(兼)职档案工作人员。

　　第十条 机关档案工作的基本任务是：

　　(一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案;

　　(二)制定并组织实施档案工作发展规划或计划;

　　(三)对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导;

　　(四)负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工作;

　　(五)负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理;

　　(六)接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度报告制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案;

　　(七)负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动;

　　(八)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰奖励建议;对违反档案管理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。

　　第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》(DA/T68)规定。

　　第十二条 档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训。

　　第十三条 档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

　　第三章 基础设施

　　第十四条 机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。

　　第十五条 档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》执行。阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按(档案存量年增长量存放年限)60m²/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的，档案库房面积按15m²测算。整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。

　　第十六条 档案用房宜集中布置，自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。

　　第十七条 档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》(JGJ67)规定，整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。

　　第十八条 档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m²或按档案装载情况相应增加。

　　第十九条 档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。

　　第二十条 档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。

　　第二十一条 档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。

　　第二十二条 机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施设备应当符合本规定第五章要求。县级或形成档案数量较少的机关按照本规定第十九条至第二十二条配备基础设施设备的，应当满足温湿度调控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

2024年公司档案管理制度 篇4

　　第一章总则

　　第一条为加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)会计资料档案的科学管理，保证会计资料的完整安全，更好地服务于公司的各项经营活动，根据《会计法》、《中华人民共和国国档案法》和《zz石油(集团)工贸有限公司会计档案管理办法》，并结合公司实际，特制定本制度。

　　第二条本制度所指的会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。

　　第三条本制度适用于公司财务资产部、lng站、永平站、榆炼站。

　　第二章组织机构及职责

　　第四条公司财务资产部门负责会计档案的日常管理及保管工作。

　　第五条公司机关综合办公室为公司所有会计档案的最终归档部门。

　　第三章会计档案管理范围

　　第六条会计档案一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。

　　(一)会计凭证包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

　　(二)会计账簿包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

　　(三)会计报表主要有财务指标快报及月、季、年度会计报表(包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等)。

　　(四)经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等、实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料等由财务资产部门进行保管。

　　第四章会计档案的整理立卷

　　第七条每月的会计资料，在次月15日前整理立卷或装订成册。

　　第八条会计年度终了后，应采用“三统一”的办法对会计资料进行整理立卷。

　　(一)分类标准统一：一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他;

　　(二)档案形成统一：案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一;

　　(三)管理要求统一：建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

　　第九条会计凭证的立卷

　　(一)按月立卷：次月将装订成册的凭证，统一登记至会计档案保管清册。

　　(二)凭证装订

　　1.会计凭证装订前的准备工作：

　　(1)分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全;

　　(2)摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整;

　　(3)整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因，再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资和奖金发放单是否随附齐全;

　　(4)记账凭证上有关人员(如复核、记账、制单等)的签字和印章是否齐全;

　　(5)按凭证号码的顺序归集(如按上、中、下旬汇总归集)，根据集团装订标准确定装订成册的本数。

　　2.会计凭证装订时的要求：

　　(1)用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅;

　　(2)凭证外面要加封面，封面纸用牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证;

　　(3)装订凭证厚度一般1.5厘米，以保证装订牢固，美观大方。

　　3.会计凭证装订后的注意事项：

　　(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

　　(2)在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅;一般每月装订一次，装订好的凭证按年度分月妥善保管归档;

　　(3)装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

　　第十条会计账簿的立卷

　　各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它账簿应按年整理立卷。基本要求是：

　　(一)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容;

　　(二)账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续;

　　(三)会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底;

　　(四)保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用牛皮纸做封面、封底，装订成册;

　　(五)多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起;

　　(六)会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象;

　　(七)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章;

　　(八)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

　　第十一条会计报表的装订

　　会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一立卷保管。

　　会计报表装订要求：

　　(一)会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角;如有损坏部位，应对其修补后，完整无缺地装订;

　　(二)会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。

　　第十二条其他会计核算资料的立卷

　　会计核算其他会计核算资料应按时整理立卷，要求如下：

　　(一)分类整理，按顺序排列，检查资料是否齐全;

　　(二)整理检查资料顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺失要查明原因。

　　第五章会计档案的归档

　　第十三条当年的会计档案在会计年度终了后，由财务资产部门保管一年，期满后于次年1月10号前移交公司综合办公室统一归档。移交过程中，需财务资产部门会计档案管理人员与综合办公室档案管理人员进行移

　　交，由财务资产部门负责人、综合办公室主任负责监督移交。移交过程中需填写《会计档案移交单》(一式两份)，一份交予财务资产部门会计档案管理人员保管，、一份交予综合办公室档案管理人员保管。

　　第十四条会计档案的保管

　　会计档案必须进行科学管理，要做好防潮、防霉、防虫蛀、防盗、防火、防磁等工作，确保会计档案的安全。

　　第十五条机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原档案管理人员编制会计档案移交清单，将全部案卷逐一移交，接管人员逐一接收。

　　第六章会计档案的借阅使用

　　第十六条财务资产部门应建立会计档案清单和借阅登记册。

　　第十七条档案在财务资产部门保管期间，凡需借阅会计档案人员，须经总会计师批准后，方可办理借阅手续;借阅人员不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，不得抽换，不得将会计档案携带外出，如遇特殊情况，须经总会计师批准。

　　第十八条会计档案移交办公室后，凡需借阅会计档案人员需办理档案借阅手续，具体参见档案管理相关规定。

　　第七章会计档案的保管期限

　　第十九条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类，具体见附件一。

　　第二十条会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　第二十一条会计档案的具体名称如有同本制度附表一所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。

　　第八章会计档案的销毁

　　第二十二条保管期满的会计档案，除本制度规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁：

　　(一)由综合办公室会同财务资产部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　(二)会计档案销毁清册需经总会计师、经理审批。

　　(三)销毁会计档案时，综合办公室和财务资产部门共同派专人监销。

　　(四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总会计师、经理。

　　第二十三条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　第九章附则

　　第二十四条本制度由财务资产部负责解释。

　　第二十五条本制度未尽事宜，按国家相关法律法规和工贸公司相关规定执行。

　　第二十六条本制度自颁发之日起施行

2024年公司档案管理制度 篇5

　　为贯彻落实《机关档案管理规定》，近日，全国人大机关重新修订了《全国人大机关档案管理办法》，并经十三届全国人大常委会秘书长、机关党组书记杨振武批准同意，印发机关各单位、各部门施行。

　　《机关档案管理规定》的颁布施行是国家档案局在新形势下推动机关档案工作的一项重大举措，是进一步依法加强机关档案科学规范管理的一个重要抓手。《机关档案管理规定》具有很好的普适性、实用性和创新性，为机关档案工作转型升级提供了重要依据。全国人大机关以学习贯彻落实《机关档案管理规定》为契机，深入开展档案法治宣传教育，以规范档案管理工作流程为目标，贯彻落实依法依规治档的本质要求，将标准化、精细化、流程化作为档案工作的重要任务，进一步完善档案管理体制机制。

　　全国人大常委会办公厅秘书局高度重视，及时召开座谈会组织机关兼职档案员进行学习讨论。档案处认真学习领会《机关档案管理规定》，结合全国人大机关档案工作的实际情况，启动《全国人大机关档案管理办法》的修订工作。

　　在修订工作中，档案处坚持加强宣传、集思广益，广泛征集修订意见。通过举办档案工作学习班、召开座谈会、印发征求意见稿等形式，使机关32家立档单位和各单位、各部门兼职档案员广泛参与到此次修订工作中。征求意见稿经历了“三上三下”的修改过程，充分吸收了国家档案局档案馆(室)业务指导司机关档案业务指导处的意见。此次修订工作共对现行办法进行了42处修改，新增条款15条，对19条条款作出重大调整，保证新修订的《全国人大机关档案管理办法》适应当前和今后一段时期机关档案管理工作需要。

　　修订工作同时坚持统筹协调、与时俱进，积极创新机关档案管理工作体制机制。新修订的《全国人大机关档案管理办法》首次明确了由全国人大常委会副秘书长牵头的机关档案工作协调机制，协调处理全国人大机关档案工作重大事务和重要事项，要求机关各立档单位建立以主要负责同志、分管档案工作领导、专职或兼职档案员、业务人员组成的4级档案工作机制，为机关档案工作的明确责任、分级管理、齐抓共管提供了有力的制度保障。按照新时代机关档案工作信息化要求，针对全国人大机关数字档案室建设情况，结合《机关档案管理规定》的精神，《全国人大机关档案管理办法》明确规定了全国人大机关档案信息化建设的技术要求和工作部署，保证全国人大机关档案信息化建设有规可循、安全规范。

　　此次修订的《全国人大机关档案管理办法》完整覆盖机关档案收集、整理、保管、鉴定、利用、编研等各个工作环节，明确要求档案工作与业务工作同步部署、同步实施、同步发展，具有较强的规范性、针对性和实用性，对做好新时代全国人大机关档案工作具有重要意义。

2024年公司档案管理制度 篇6

　　一、档案入库检查：

　　1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

　　2、入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。

　　3、定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

　　二、档案库房管理：

　　1、档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

　　2、档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

　　3、库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

　　4、避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

　　5、库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

　　6、库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

　　7、库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

　　8、档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

　　9、对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

　　10、每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

　　档案鉴定、销毁制度

　　1、根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

　　2、保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

　　3、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

　　4、档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

　　5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

　　档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字

　　档案保管统计制度

　　一、档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。

　　二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

　　三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

　　四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

　　综合档案室主任职责

　　一、认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。

　　二、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。

　　三、检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。

　　四、组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的`检查评比，不断促进档案工作的健康发展。

　　五、定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。

　　六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

　　七、负责综合档案与各部门分公司的工作协调。

　　档案工作人员岗位职责

　　一、认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

　　二、负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

　　三、积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

　　四、做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

　　五、严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

　　六、负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

2024年公司档案管理制度 篇7

　　一、文书档案归档制度

　　1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

　　2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员收集、审定、整理 、立卷。

　　3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠无缺页、破损现象。

　　4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

　　5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

　　6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

　　7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

　　二、专职档案工作人员岗位责任制

　　1、认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

　　2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作，均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。

　　三、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。

　　四、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。

　　五、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。

　　六、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。

　　七、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续。

　　国土资源专业档案立卷归档制度

　　为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

　　1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

　　2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

　　3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。

　　4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

　　6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

　　7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

　　8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

　　9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交文书档案归档文件整理制度为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。

　　1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。

　　2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。

　　3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

　　4、采用年度一-保管期限-一问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

　　5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限

　　6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。

　　7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写淸楚完整，不得漏项,填写归档文件日期单位数要用0占位。

　　8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用

　　9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。

　　会计档案立卷归档制度

　　会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。

　　1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。

　　2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。

　　3、 整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。

　　4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。

　　5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。

　　6、会计档案的排列，要在年度内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。

　　7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制,使其能完整、准确的反映卷内内容。

　　8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。

　　9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计年度终了后,可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。

　　声像档案立卷归档制度

　　声像资料是国家档案资料的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我局情况特制定本制度：

　　1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。

　　2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。

　　3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。

　　4、按要求填写好卷内目录，编好号码。

　　档案利用制度

　　1、凡本单位人员利用档案，须严格履行查阅登记手续，注明查阅目的，用后及时反馈利用效果。

　　2、外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。

　　3、因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。

　　4、档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时,须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。

　　5、如查阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准；查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管jU长批准。

　　6、对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。

　　7、查人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏,违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。

　　档案利用效果登记制度

　　一、利用者利用档案完毕，利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作，对不能当场体现的，利用接待人员要跟踪收集。

　　二、凡利用者利用档案即时取得效果的，请利用者当场填写利用效果，并签名确认。

　　三、利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将”利用效果登记表”带回，而接待人员要及时催缴”利用效果登记表”。

　　四、档案员收回的"利用效果登记表"，应及时整理。

2024年公司档案管理制度 篇8

　　第一章总则

　　第一条为规范集团档案管理,特制订本工作细则。

　　第二条本工作细则适用于江苏实业集团有限公司档案工作人员。

　　第二章日常事务工作细则

　　第三条档案人员岗位职责

　　(一)贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级有关档案工作的指示规定、办法等。

　　(二)负责制订集团公司有关档案工作的规章制度和档案工作的发展规划。

　　(三)督促、检查和指导各分子公司档案立卷部门对档案材料进行完整、系统、正确的立卷归档。

　　(四)负责集团专兼职档案人员的业务培训和业务指导工作。

　　(五)负责接收、整理、分类、保管和统计集团公司的各类档案。

　　(六)负责档案的开放利用工作,办理档案的借阅,对所保管档案的数量、状况、利用情况及利用效果进行统计。

　　(七)做好档案检索工具的编制工作,开展档案的编研工作。

　　(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的报刊、杂志等资料,并提供利用。

　　(九)对档案室所藏已过保管期的档案负责组织鉴定,并提出处理意见。

　　(十)认真做好档案保管工作,对库房要做到'八防'(防火、防潮、防尘、防光、防高温、防鼠、防虫、防盗),定期清扫、通风、更换防虫用品,延长档案寿命。

　　(十一)承办公司交办的其他工作。

　　第四条流程图

　　(一)接收流程:

　　材料齐全

　　缺少材料

　　1.执行标准

　　(1)应归档文件齐全完整;

　　(2)应归档文件为原件;

　　(3)及时登记;

　　2.处理措施

　　(1)档案资料发生损毁时,由于档案员疏忽造成的,首次罚款50元,再次罚款100元,由交接人造成的等同档案员处罚。

　　(2)未能及时登记,扣除责任人绩效1-5分/次;

　　(二)借阅流程

　　1.执行标准

　　(1)借阅登记;

　　(2)保持文档完整;

　　(3)遵守档案管理制度。

　　2.处理措施

　　(1)违反档案管理制度规定的,视具体情况扣除责任人绩效1-5分/次;

　　(2)涉嫌泄密的,予以记过处理,并视情节轻重责任人扣除绩效奖金5-10分/次;触及国家法律法规的,按国家相关法律法规执行。

　　(3)由于借阅者疏忽造成的资料损毁,首次罚款50元,再次罚款100元。

　　(4)档案资料遗失者,遗失一般资料罚款200元/次,遗失重要资料,追究当事人行政法律责任。

　　第三章附则

　　第五条档案管理考核办法

　　(一)为切实提高档案管理水平,结合档案工作目标的考核,对档案工作实行必要的奖惩考核;

　　(二)档案达标工作作为全年工作目标之一,考核集团行政部档案室以及档案网络成员的工作;

　　(三)集团各部门、分子公司、项目部必须把档案工作作为工作目标管理的主要内容,纳入全年目标,落实责任人;

　　(四)档案工作结合全年工作进行全面综合的考核评比;

　　(五)考核内容:各部门、分子公司、项目部的年度目标责任书中档案管理工作指标是否完成。

　　(六)考核由集团档案管理领导小组负责,对工作成绩突出者给予适当的表彰的奖励,对违反规定或工作不负责的人员视情节轻重,将给予必要的教育或扣发目标管理奖。

　　第六条本工作细则解释权归行政部,监督执行权归总经办。

　　第七条本工作细则自颁布之日起正式执行。

2024年公司档案管理制度 篇9

　　一、目的

　　为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

　　二、适用范围

　　适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

　　三

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