档案室管理规定

档案室管理规定（精选3篇）

　　一、存档范围

　　公司规划、年度计划、统计资料、工程资料、项目方案、经济合同、设备资料、声像材料等具有保存、参考价值的文件资料。

　　二、资料保管

　　1.由人力资源部档案室负责分类保管，归档存放，做到查找方便、迅捷。

　　2.坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”工作(即防盗、防水(潮)、防火、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密、防磁)工作，确保档案完整安全。

　　3.档案室内要保持清洁干净。

　　三、资料查阅

　　1.查阅一般资料由该部门经理批准，查阅密级资料由主管副总经理批准。

　　2.查阅档案要保持整洁，严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、遗失。因工作需要进行摘录和复制时，应由主管副总经理批准。

　　3.严禁将档案带出档案室，必须带出时，由主管副总经理批准，并在规定时间内送还。

　　4.查阅客户资料时需要主管副总经理批准，严禁复印客户的任何资料。

　　5.业主查阅其房屋相关资料由销售部经理核准方可办理。

　　6.政府部门查阅资料时须经总经理批准。

　　7.严格阅档登记制度。

　　四、档案销毁

　　1.任何个人或部门未经允许无权销毁公司资料。

　　2.档案销毁须严格执行审批制度，履行批准手续。一般内部资料须主管副总经理批准，密级资料须总经理批准。

　　3.经批准销毁的档案，档案管理员须认真填写及编制档案销毁清单，在人力资源部经理监督下销毁。

　　4.做好销毁记录。

　　看了

　　为加强我公司各类档案的收集、整理、管理和利用，根据中华人民共和国国家档案法，中华人民共和国档案工作有关条例、办法的精神，特制订本规定。

　　第一条 档案室是在公司的统一领导下，主管全公司各类档案(包括人事档案)的工作部门。是公司党政文书资料、人事档案保存使用的场所，列为公司安全管理重点防火、要害部位，工作人员应特别做好安全工作。

　　第二条 综合档案室所保存的各类档案(资料)系国家档案的一部分，其所有权属天拖公司，任何人不得私自挪用、毁损。

　　第三条 综合档案室由综合办公室主管，设主任一人，专职兼职档案管理人员若干人。综合办公室主任兼任综合档案室主任。综合办主任变更，则综合档案室主任随之自然变更。

　　第四条 档案室是机密部位，严格执行《中华人民共和国保密法》。严格执行国家的保密范围和密级的规定。非工作人员未经批准，不得随便进入室内。

　　第五条 严格执行有关档案的收、发管理和借阅制度，各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。经常性的进行保密检查，借出的涉及密级的档案，节假日前要收回。任何人未经批准不得将档案带出档案室，不得随便复印和摘抄。

　　第六条 档案室应按时通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

　　第七条 室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。

　　第八条 严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。严禁存放易燃易爆和私人物品。

　　第九条 建立安全检查制度，检查门、窗、电的关闭和执行制度情况。门窗坚固防盗，工作人员离开必须随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。

　　第十条 对违反档案法或不执行有关档案管理规定的部门或个人，造成档案破损、丢失的，综合办公室有权给予批评或视情节轻重建议公司或上级安保机关予以批评、罚款、行政处分。

　　一、档案资料的分类及权限界定

　　(一)普通文件：

　　1、分类：

　　其他公司的一些宣传资料、光盘等;

　　其他公司的投标书;

　　公司购买的生产、技术、管理方面的书籍，光盘。

　　2、权限：

　　本公司员工可随时借阅、查看;

　　除本公司外的其他人员，须持综合部部长签字的工作联系单方可借阅;

　　如有需要，可由档案室管理员复印使用。

　　(二)保密文件：

　　1、分类：

　　公司技术部的图纸、工艺卡;

　　外来图纸、工艺卡;

　　公司内各部门存档的资料、文件等。

　　2、权限：

　　存档时，存档部门需界定可借阅、查看的部门、人员等范围，存档范围内的部门、人员可随时借阅、查看;

　　存档范围外的人员要借阅、查看时，需持经部门领导、综合部部长签字的工作联系单方可查看、借阅;

　　如有需要，使用人可持有部门领导、综合部部长签字的工作联系单方可复印。

　　(三)机密文件：

　　1、分类：

　　各部门认为不可对外人公开的文件、资料等：

　　领导界定为机密的文件、资料等。

　　2、权限：

　　原则上不允许任何人借阅、查看，如有特殊情况，借阅人须持公司综合部部长、副总经理签字的工作联系单，方可借阅;

　　原则上不允许复印，如有需要使用人必须持有经部门领导、副总经理签字的工作联系单方可复印。

　　二、档案归档制度

　　档案室负责收集(征集)、整理、分类、鉴定、保管、统计公司各类档案及有关资料。

　　(一)各部门存档时，需界定资料的存档级别，以方便查阅、管理。

　　(二)档案室资料在归档时，在分级的基础上，原则上按部门进行归档，公司购买的图书实行综合归档，技术部的图纸和工艺卡单独进行归档。

　　(三)档案室的每一个档案柜都要进行编号、整理，分类存放，并做好档案索引记录，方便使用时的及时查找。

　　(四)技术部的图纸和工艺卡进行存档时，必须是完整的2套图纸和4套工艺卡，并且是同时存档，并确保此时存档的图纸和工艺卡经审核已经没有错误，每套图纸和工艺卡的每一页都有技术部长的签字。

　　(五)技术部存档的每套图纸和工艺卡必须是经过编号的，档案袋的正面需填写部门、类别、密级、编号、总页数、发放范围等信息，缺一不可。存档时，档案室管理员需要查看每套图纸的编号是否则正确，填写是否有漏项等，

　　否则不予存档。

　　(六)公司购买的每本书籍都要及时存档，并整理好档案目录。

　　三、档案借阅使用制度

　　档案是公司的宝贵财富，档案的开放利用工作，是整个档案工作的重要环节之一，也是档案工作的根本目的。

　　(一)在查阅档案时，只准查阅自己需要的部分，不得随便翻阅其他部分的内容，阅后要当面交点清楚。

　　(二)查阅档案者，不准拆卷、涂改，不准在档案上乱划或做标记，违者将依据有关规定予以处理。如需复制，须经档案馆允许。密件不准复制。

　　(三)借阅档案，原则上不超过半个月(15天)，届时未用完者，可到档案馆办理续借手续;借阅人出差时，借阅期限可适当放宽;借阅人调离的，应将所借档案及时归还。如需转借他人使用，须到档案馆办理转借手续。

　　(四)借出档案者应对档案的保密、安全和完整负责，不能泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散，违者将依据有关规定予以处理。

　　(五)借阅人持有的工作联系单，一定明确表明要借阅的文件名称，文件级别、查阅目的，查阅时间等详细内容，如果存在词语模糊，界定不明的现象，档案室管理员有权拒绝外借。

　　四、档案室管理制度

　　要科学地管理好档案，确保档案的安全，使之有效地为本公司的各项工作提供服务。

　　(一)对于档案室的管理，坚持“以防为主、防治结合”的原则。着重做好防火、防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和档案室内湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。

　　(二)档案室内严禁吸烟，严禁将易燃、易爆、易腐物品带进档案室。

　　(三)采取有效措施防治鼠、虫、霉害，定期进行检查，一经发现及时处理。

　　(四)档案室周围配备适当的消防器材，并按器材要求定期检查更换，档案室管理员应该懂得消防器材性能及使用方法，做到遇火能救。经常进行安全防火检查，确保万无一失。

　　(五)下班前，要检查所有门窗是否关严，检查灯是否关闭。周末及假期要切断档案室电源。

　　五、图书资料的购买制度

　　档案室管理员负责公司员工及领导的图书及其他资料的购买。

　　(一)员工填写图书资料购买通知单，经部门领导、单位领导签字后，交档案室管理员。

　　(二)档案室管理员本着“适用、节约”的原则，采用合适的方式购买所需资料，要求必须有正规发票。

　　(三)图书买来后，携带书和发票去集团公司档案室进行存档和盖章，并办理《图书资料借阅手续》，然后由总部档案管理员在发票上签字。盖章后的图书资料需在本单位档案室进行存档后，方可通知所需部门办理图书借阅手续。

　　(四)填写《发票报销申请单》，后附发票，经部门领导，单位领导签字后交公司统计。

　　六、档案鉴定销毁制度

　　做好档案鉴定销毁工作，剔除失去价值的档案材料，更好地保护珍贵档案和重要档案，是一项既严肃又细致的工作，必须以科学态度对待。

　　(一)档案鉴定工作，就是通过甄别和鉴定，将有价值的档案更好地保存

　　下来，达到室藏档案既完整又精练。

　　(二)进行档案鉴定时，须由档案管理员和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。采取直接鉴定的方法，逐件地审查文件，准确地进行分析，判断其价值。

　　(三)档案鉴定后，对没有保存价值或保管期限已过的需要销毁的档案，报请相关的部门领导审批。重要档案文件需报请公司总经理审批后，方可销毁。

　　(四)要销毁的文件资料都必须编制销毁清册，方可销毁。

　　七、档案保密制度

　　档案管理涉及公司的很多机密文件，档案管理员必须有高度的保密观念，严格遵守公司的档案保密制度。

　　(一)非档案管理员未经允许不得随意进入档案室，任何人未经批准不得将档案带出档案室，不得私自复制档案。

　　(二)档案室管理员不得私自摘抄和向外传播存档内容，不得以任何理由为借口对外泄露档案机密。

　　(三)档案管理员必须严格界定公司的档案文件的密级，对于机密、绝密档案必须使用专门的档案柜进行存放，并将档案柜上锁保存。

　　(四)对于需要销毁的档案或材料，必须经有关领导签字批准，并编制清册，由两人监销。办公废纸、废件、重复件等，要妥善保存，不得随意当垃圾倾倒，与需销毁档案或材料一并送机要局指定单位销毁。

　　(五)管理好档案室及档案橱门锁钥匙是档案管理员的责任，不得丢失、不得外借。

　　(六)档案管理员要有高度的责任心，要相互监督执行，经常进行保密检查，发现失密现象，及时报告，及早处理。

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