总结会会务工作理论概要

更新时间： 2022-03-20

    总结会的含义
    经验总结交流会即在某项工作进行到某一阶段或者宣告结束之后，有关领导机关为总结工作、评比表彰先进、交流经验和推广先进经验而召开的会议。
    总结会会务工作的一般程序
    1．制定会议计划
    1)确定会议主题或议题
    会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是
    会议目标的体现。议题是对会议主题的细化，是由领导决定的。确定主题的主要方法：一是要有确实的依据，二是必须要结合本单位的实际，三是要有明确的目的。提出议题有两种情况：一是由领导提出；二是领导提出会议的目标和要求，由秘书部门向所属单位征求意见，经筛选整理后，报领导审定。会议的议题无论是领导提出的，还是秘书部门征求意见整理的，都应建立在调查研究、实事求是的基础上，尽量避免主观性和片面性，使其科学合理，具有较强的针对性。
    2)确定会名、规模、规格人员名单
    (1)确定会议名称。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成：会议主办单位的名称、会议的主题、会议的类型。
    (2)确定会议的规模和规格。会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。
    (3)提出参加会议的范围或人员名单。在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加，这里所说的层级，一般是指参加会议人员的级别、地位；这里所说的身份，却并不完全在于某人职位级别的高低，而是在于会议的需要。
    3)拟订会议的时间与会期
    (1)提出会议召开的时间。召开会议的时间应当在会议议题确定下来之后，原则上应尽量赶早不赶晚。但也要注意以下几点。
    ①要根据会议的主持人或主办会议单位的主要领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出席会议来确定时间。
    ②主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议除外。
    ③会见会谈性会议应当事先同主、宾双方商议之后，再确定会议召开的时间。
    (2)确定会期。会期是指召开会议时间的长短。确定会期应当与会议的内容紧密联系。即内容多，议题复杂，需要与会人员充分发表意见的会议，会期可长一些，反之可短些。确定会期也应当遵循精简效能的原则，尽量开短会。为此，可以采取限定发言时间的做法，以提高会议的效率。
    4)拟定会议地点
    会议地点的重要性更是不容置疑的。会议地点的物质条件——设施、环境和工作人员对会议的成功举办起着关键的作用。一般情况下，会议组织者和策划委员会将直接参与会议的选址工作，不过，还有很多时候，会议地点的选择是由其他人来完成的。
    选择会议地点应当考虑如下因素。
    (1)与会者与会场的距离。
    (2)与会者下榻酒店与会场间的距离。
    5)拟订会议的议程与日程安排
    (1)会议议程的拟订。拟订会议议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。代表会议的议程还要经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。
    一般议程的顺序是：宣布议程；说明人员缺席情况；宣读并通过上次会议的备忘录；财务主管报告；其他报告；新的议题；有关人事任免；提名并选举新的负责人；通知有关事项；宣布休会。
    (2)会议日程的安排。会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天的上午、下午、晚上3个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一的规定参加会议的活动。因此，拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括时间(可具体到×小时×分钟)、内容、地点。
    6)准备会议文件
    会议文件的准备工作主要是起草和印发。起草的文件主要有开幕词、讲话稿、工作报告、决议草案。起草的原则有的是秘书人员负责起草，有的是由秘书协助领导起草，有的是由秘书配合业务部门起草。承担文件起草的秘书应了解会议宗旨和会议的全面情况，紧紧围绕会议中心，力争较好地完成任务。文件的印制、分发应认真负责，保证质量，不出差错。
    7)落实后勤工作
    会务后勤服务是会务工作中不可忽视的环节，特别是一些内容重要、参加人数较多的会议，如后勤工作做得不好，将会严重影响会议的效果。
    准备阶段的后勤服务应做好以下工作。
    (1)会议经费项目预算。主要包括会场租金、场地布置、文件印刷、办公用品、住宿、伙食补贴、交通、娱乐费用等。在预算时，应坚持节约原则，精打细算，减少开支，严格遵守有关规定，不任意提高开支标准。
    (2)落实食宿，安排交通，做好卫生保健工作。
    (3)制作会议证件。会议证件包括代表证、出席证、列席证、工作证、记者证等。这些证件都应事先印制好，以便及时发给与会者和工作人员。
    (4)制定会议的值班工作与保密工作方案。
    2．一般总结会会务流程
    1)成立会议的组织机构
    大中型会议的组织和管理工作单靠一两个人是无法完成的，必须成立相应的会务组织机构。一般来说，会务组织筹备机构包括以下几个小组，各组分工明确，互相协调，既要牢记本岗位的职责，做好本职工作，又要顾全大局，做好面上的工作。
    (1)会务组。负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。
    (2)秘书组。负责制定会议计划，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报，发放会议通知，进行会议文件的立卷归档等。
    (3)接待组。负责生活服务、交通工具安排、医疗服务等工作。
    (4)宣传组。负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道等工作。
    (5)财务组。负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。
    (6)保卫组。负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。
    2)会前准备工作
    制发会议通知、准备会议文件和用品、选择与布置会场等。
    3)会间工作
    保证会议按既定日程和议程展开，合理调度工作。
    4)会后工作
    文件资料归档、财务结账、清理驻地、会场、发文等，向相关领导汇报。
    3．重要会务工作的流程
    在总结会中，发言人、会议的形式和参观交流是会务工作的重点。
    1)发言人
    (1)发言主题。
    在对发言人发出邀请的时候，应该向对方介绍会议的目的。一些发言人可能准备了很精彩的发言，但是却与会议的主题不符。发言人对会议目的了解得越多，他们的发言就能与会议联系得越紧密。
    要明确发言人的演讲主题，是会议组织者提供，还是自选，这要看话题和发言人哪一个更重要。如果发言人占据首要地位，那么他就有选择话题或至少提出相关建议的权利。当然，在选题方面不能给发言人全部的自由，因为有的话题可能不适合该会议。而发言人并不知道哪些题目不适合与会者，因此，会议组织者应该负责提供这方面的信息。但要意识到，发言人可能在听说所有这些禁忌后将决定不接受会议的邀请。另一方面，通过讨论，会议组织者也可提出一个该发言人从前没有涉及过的有趣话题。也可以先确定话题，由会议组织者拟定发言的内容和方式。在这种情况下，会议组织者应该向候选发言人说明向其发出邀请的原因。
    (2)邀请发言人注意事项。
    要做好邀请发言人的工作，还要考虑以下几点。
    ①是否同意录音。不是所有的会议都需要录音，但是给会议录音现在正在成为一种潮流。根据法律，会议方面在进行这类录音之前必须得到相关发言人签字同意许可。
    ②是否需要特殊的设备。会议方面有必要确认发言人需要哪些特殊设备，这些信息可以通过建议表来收集。值得注意的是，该建议表通常在确定发言人选的几个月前就收集上来了，而在这个过程中发言人可能又有了新的需求。会议方面应该让所有的发言人在一个规定日期前提出对设备的需求，在该时限之后，这类需求只能在特殊的情况下才能被会议方面接受，这样将更有利于统一管理。
    ③最终确认。前面是从会议组织者的角度讨论准备过程，但是发言人方面的准备工作也不可忽略。很多会议组织者往往都一厢情愿地认为，只要自己邀请发言人参加会议，对方就会准时出席。显然，比较合理的做法是跟发言人确认他们是否成行以及时间安排和发言内容。
    (3)与会人员自由发言讨论或提出问题并解决。
    在会议上发言是与会成员交流思想、表明立场和观点的主要途径。对于与会者来说，也是他们的基本权利，同时也是会议的核心内容。没有发言，会议就没有意义。在安排与会人员自由发言讨论或提出问题商讨解决方案时，应注意以下几点。
    ①主题引导。
    要安排符合会议总精神的主题，但不要过分重复主题。相同内容的发言不要紧连在一起，最好也不要放在同一天，以免影响与会人员的情绪，减弱会议效果。当然，如果有实际需要，例如，为了加强某种声势，反映某种呼声，也可以同一主题的发言集中安排在一起。
    与会者发言要有广泛的代表性，或以部门考虑；或以阶层、职业考虑；或从代表人物考虑，而这些都必须以服从大会总目的为前提。
    此外，为了保证会议发言踊跃有序，会议工作人员还应该做一定的辅助工作，如需印制发言稿，应提前准备或询问发言人的准备情况，并将发言次序和时间告诉发言人。
    ②各级别间发言的平衡。
    领导发言可能内容全面，理论性较强，而部门经理或做具体工作的员工的发言可能内容具体，材料丰富、生动。把两者适当地穿插安排，会使现场气氛更加活跃，效果也会更好。
    ③各种声音平衡。
    做到在一天的会议里可以听到不同地区的发言，使与会者全面了解情况。
    2)会议的形式问题
    一般说来，各种形式的会议有自己的模式和程序。会议性质、会议目的以及与会人员身份决定了会议的形式。
    (1)现场形式。是在事情发生地的现场召开会议，便于观摩学习或研究解决问题。常见的现场办公会、经验交流会、现场观摩会等就是这种形式。
    (2)移场形式。是由两个以上的地点场所完成会议议题的会议。一般是主议题在一个地点完成，分议题在另一地点场所完成。这种形式要严格控制，要从实际需要出发。
    (3)笔谈形式。是“以文代会”的形式，以书面的形式讨论问题，交换看法。这种形式与会者并不集中在一起直接对话，而是通过笔谈的形式间接对话。
    (4)座谈形式。是指有些会议需要听取意见，征集建议，交流思想，把有关人员召集起来开会，需要采取座谈会的形式。这种会议形式，暂没有议决结果，与会者大多是不同群体的代表、有关方面的专家、负责人或主管人员。
    (5)并会形式。是指为了精简会议，有些会议采取合并召开的形式。把相关的几个会议合并在一起，用一个单元或更长一点的时间举行，提高效率。这种形式可以减少领导人到会和讲话的次数，把几个讲话稿合起来。
    (6)“套会”形式。中指有些会议采取“会中会”的套会形式，可以在与会代表中划出一部分人员，在某一时段召开专门会议。
    (7)远程形式。是运用电视、电话、广播等传输手段举行会议。这种形式突破了空间限制，节省时间和会议经费，扩大会议的宣传面。范围较大和时间紧急的会议常采用这种形式。
    3)参观活动相关问题
    (1)情况介绍。先准备好简明生动、印刷精美的宣传小册子。
    (2)现场观摩。参观者参观现场，如生产经营设备和工艺流程、环境或营业大厅、员工的教育和培训设施、组织的科技开发(实验)中心、服务、娱乐、福利、卫生等设施。
    (3)实物展览。参观组织的成果展览室，陈列室可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。
    (4)选择参观路线。参观路线的选择要求做到以下几点。
    ①能引起参观者的兴趣。
    ②能保证参观者的安全。
    ③对组织正常工作干扰小。

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