会中工作

    本文讲述的是日常工作会议主要流程之二：会中工作。提到了会中工作所要注意的几个事项，详请请阅读本文。1．会议签到
    按会议签到工作的基本要求完成会议的签到工作。
    为了随时掌握报到人数，要认真做好签到工作。
    秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。目前，签到的方式主要有两种。
    1)簿式签到
    簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口造成拥挤现象。因此，簿式签到方式比较适合于小型会议或庆典性会议。
    2)卡片式签到
    卡片式签到又可以分为两种：一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发给与会者，入场时，交出一张即可；另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入计算机，与会者入场完毕后，签到情况便立即在计算机屏幕上显示出来。卡片式签到方式适用于较大型会议。
    2．协助正确使用会场设备并发放会议用品
    会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备以及必要的安全设施等。秘书人员应当会使用录音、摄像等设备，秘书人员还应提供会场用品，包括发放会议所需文具，随时提供主席台与会场人员饮用的茶水、饮料等。
    3．协助完成与会人员的食宿安排
    与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作，因此必须非常重视。虽然在会议召开前食宿工作都已准备就绪，但与会人员到会后，仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见，秘书人员应当虚心听取这些意见，尽可能满足与会者的要求，做到主动热情服务。例如，有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求，秘书人员应尽量给以调换，实在做不到的，也应耐心给予解释，并表示歉意；有的与会者可能对饮食不习惯而提出意见，也应尽量改进。总之，应尽量采纳合理的意见要求，并给以满足。
    4．会议记录
    1)为会议记录做好准备工作
    作为一个秘书，应在会议期间做好记录和笔记，担任好会议的记录员。会议记录员应协助主持人进行会议的筹划和安排工作。正式会议的记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的档案，因此，务必准确、完整和条理清楚。
    (1)准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。
    (2)准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录。
    (3)要备有一份议程表和其他的相关资料文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。
    (4)提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。
    (5)在利用录音机的同时必须手工记录，这样可以防止录音机中途出故障。
    2)会议记录的内容
    (1)会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。
    (2)与会者姓名。主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。
    (3)会议过程。宣读上次会议记录、在会议记录中产生的问题、通信情况、一般事务，决议应包括会议上的确切措辞、其他事务——按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。
    (4)主席、记录员签名。
    3)会议记录的方法
    (1)会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定，重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，而其他的内容可简要概括地记录。
    (2)漏记的内容可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。
    (3)与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。
    4)会议记录的修改
    (1)在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿经他签字批准。
    (2)如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误。
    (3)会议记录一经签名，任何地方都不能再做改动。
    5)会议记录的要求
    (1)真实。正式的会议记录具有法律效力，要确保内容的真实可信，准确无误，一旦会议主席签名和全体成员通过，就不得再改动。
    (2)完整。会议记录必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整地记录下来，不能遗漏。
    (3)简洁。会议记录不同于一份详细报告，而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来。
    (4)准确。会议记录应做到条理清楚，内容表述要准确无误，不能含糊，不能有任何内容错误。
    6)会议记录的结构与写法
    会议记录的结构是：标题+正文+尾部。
    (1)标题。
    ①会议名称+文种，如““秘书工作”集团公司第三届董事会会议记录”。
    ②文种，如“会议记录”。
    (2)正文。
    正文的结构是：首部+主体+结尾。
    ①首部。会议概况，包括会议名称；会议时间；会议地点；会议主席(主持人)；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人签名等。以上6项应在主持人宣布开会前填写好。
    ②主体。会议内容，包括以下内容。
    (a)会议议题如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号。
    (b)发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号。
    (c)会议决议。决议事项应分条列出。有表决程序的要记录表决的方式和结果。
    ③结尾。另起一行，写明“散会”，并注明散会时间。
    (3)尾部。
    右下方写明“主持人：(签字)”、“记录人：(签字)”。
    例文
    天地公司项目会议记录
    时间：6月10日上午9:00
    地点：公司第一会议室
    出席人：各分公司与直属部门经理
    主持人：赵亮(集团公司副总裁)
    记录：董晴(总经理室秘书)
    一、主持人讲话：今天主要讨论一下前期工作的问题。(略)
    二、发言：“美廉娱乐城”的兴建立项以及如何开
    第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南……(略)
    第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其他餐饮娱乐项目。(略)
    市场部郭总：汇报市场调查与预测的结果。(略)
    财务部黄总：汇报公司的资金状况。(略)
    技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。(略)
    三、决议：
    (一)～(四)(略)
    四、散会(上午12:00)
    5．编写会议简报
    会议简报反映会议进程、动态和主要问题，旨在协助领导掌握会议的全局和主要信息，以便及时指导，开好会议。写会议简报要做到简要明确，迅速及时。
    简报的结构是：报头+报核+报尾。
    1)报头
    报头设在第一页的上方，与正文部分隔开。约占全页三分之一的位置，下边用横线。报头有如下内容。
    (1)简报名称。一般用套红印刷的大号字体，如有特殊内容而又不必另出一期简报时，就在名称或期数下面注明“增刊”或“××专刊”字样。秘密等级写在左上角，也有的写“内部文件”或“内部资料，注意保存”等字样。
    (2)期号。写在名称下一行，用括号标注。
    (3)编印单位。在期号下、间隔线上居左书写。
    (4)印发日期。写在与编印单位平行的右侧。
    再下面，用间隔横线将报头与报核隔开。
    2)报核
    即简报的中间部分，主要结构是：(按语)+标题+导语+主体+结尾。
    (1)按语。部分简报在标题上端加注编者“按语”，以说明编发这份简报的目的，或对文中所列事项进行评价。
    (2)标题。简报的标题类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。
    (3)导语。简报的导语应简明扼要地概括全文的主旨或主要内容，给读者一个总的印象。导语一般有4种写法：提问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交代清楚谁(某人或某单位)、什么时间、干什么(事件)、结果怎样等内容。
    (4)主体。即简报的主要内容。用足够的、典型的、有说服力的材料将导语的内容加以具体化。
    (5)结尾。或对主体部分进行归纳和概括，或提出希望及今后的打算。
    3)报尾
    在简报最后一页下部，用间隔横线与报核隔开，横线下居左写明发送范围，最后在间隔横线下居右的括弧内注明共印多少份。
    例文
    铁通公司××分公司
    会议简报
    第(8)期
    铁通××分公司办公室
 
    编者按：6月13日，铁通公司总部召开了贯彻信息产业部精神文明建设及行风建设领导小组会议精神的电视电话会议，这是铁通公司成立以来召开的精神文明建设和行风建设的第一次电话会议，会议内容很重要。本期《情况简报》转发“秘书工作”副书记的讲话要点，望各单位接到《情况简报》后立即着手这方面的工作，待公司总部正式发文后，分公司再根据实际情况做出具体安排。
    会上铁通公司副总经理“秘书工作”传达了会议精神及信息产业部精神文明建设领导小组和行风建设领导小组下发的关于规范市场秩序，深化创建活动的文件。铁通公司党委副书记“秘书工作”就如何贯彻会议精神做了重要讲话，他提出4点意见。
    一、提高认识，统一思想，把精神文明建设当作企业的一项重要工作来抓。
    二、结合实际，突出重点，抓好当前精神文明建设的重要任务。
    三、运用媒体，抓住典型，把精神文明创建活动引向深入。
    四、加强领导，形成机制，把精神文明建设落到实处。
    最后再次强调，开展这项活动，一定要和建党80周年活动以及公司上下正在开展的主题活动结合起来，统一起来。在通信工作会议上已经形成了这样的共识，即铁通公司的思想政治工作要紧密地围绕企业效益最大化来展开，所以，凡属政治工作的内容，都要紧密地结合企业的经营、生产与管理活动，避免“两张皮”，克服“假、大、空”。
    送：××办公室、公司各部(共印30份)
    6．做好会议值班、保卫工作
    (1)会议值班制度要健全，人员要坚守岗位。中大型会议一般要有会务秘书坚持24小时值守，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。
    ①在会议中协助搜集有关情况，整理文件和资料，传递各种信息。
    ②要控制与会议无关人员随便出入会场，特别是保密性较强的会议，更不能让外人随意进出。
    ③手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题时，及时与之联络、请示。
    ④要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。
    ⑤要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。
    ⑥必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者提供各项具体的服务。
    ⑦做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。
    ⑧必要时，应建立主管领导带班制度。
    2)会议保卫工作。会议安全保卫应包括如下内容。
    ①与会的重要人员人身的安全保卫。
    ②会议重要文件的保卫。
    ③会场和驻地的保卫。
    ④会议的各种设备用品的保卫。
    ⑤与会者私人贵重物品的保卫。

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