会议的邀请应该怎么办？

    不管什么样的会议，主办者都希望适宜的对象(客户)参加，所以会议策划者一定要重视会议的邀请。通常情况下，邀请包括3个程序：
    a、信息发布
    b、回执处理
    c、确认通知
    信息发布
    从媒体上分，邀请有以下几种形式：
    印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)
    电子邮件
    印刷媒介公告
    电子媒介公告
    信息发布的内容通常包括：
    主题
    时间
    地点(暂定或者候选)
    主要议程及安排
    费用    标准等
    有些还附送会议企划书，目的是让与会者了解参会的意义及对会议的期望。
    回执处理
    对于主办者来说，回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。
    回执单的设计非常重要，应当做到合理、圆满，通常包括如下信息：
    a、明确的人数
    b、职务
    c、性别
    d、联系方式
    e、预计到达目的地时间
    f、迎送要求等
    回执收到后，通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。
    回执可以有多种形式，如：
    a、传真
    b、信函
    c、电子邮件
    d、网路回执
    e、电话
    需要指出的是，如果会议和条件允许，应该在回执中考虑到与会者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。
    确认通知
    如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。
    同时发出的应该还有：
    a、会议的确切地点
    b、时间
    c、议程
    d、签到程序
    e、会展注意事项等。
    会议通知有哪几种方式？
    会议通知的方式各种各样，其主要方式有：
    a、口头通知
    b、电话（传真）通知
    c、书面通知
    d、电子邮件
    口头通知
    这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。
    电话（传真）通知
    大多数会议都采取这种方式通知。以电话（传真）为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下，成本也不高。当然，以这种方式传达通知时，会务人员必须作通知情况书面记载。
    书面通知
    书面通知是一种传统的方式，适合大型会议。如由于书面通知在传递过程中需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时采取补救措施。
    电子邮件
    它是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势——快捷、准确、低成本，而且内容清楚，一目了然。目前，通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。但是，由于有的地方尚未普及网络技术，所以这种方式目前还未被普遍采用。

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