如何成长为一名领导讲话稿的写作高手

    今天，很高兴就怎样当一名写手，写好领导讲话稿和同志们交流一下。大家知道，以文辅政是办公室和其他文字部门的一项重要职责，是发挥参谋助手作用的重要渠道和手段，而起草领导讲话则是政务服务的重中之重。大家知道，党政机关及企事业单位实施领导职能，有多种方式和手段，如调查研究、现场办公、发布公文、直接指挥等等，但最普遍、最常用、最大量的是召开会议。不是说“国民党的税多，共产党的会多”吗？其实外国人也爱开会，国际间的会议一个接着一个，联合国几乎天天有会。开会就要讲话，起草一个好的领导讲话稿，对于鼓舞士气、凝聚民心、解决问题、推进工作具有非常重要的作用和意义。今天主要讲以下六点：一是领导讲话稿的概念；二是基本分类；三是主要特点；四是起草讲话稿要注意处理的几个关系；五是基本要求；六是应注意事项（也是自己工作中的几点体会）。
    一、领导讲话稿的概念
    所谓领导讲话,就是领导者为实施领导，在各种会议上所作的指示性发言。那么领导讲话稿，当然也就是指各级领导人在各种重要会议上所作的带有指示或指导性讲话时所用的文稿。领导讲话稿是领导者从事领导管理活动的重要载体和手段。
    二、领导讲话稿的基本分类
    领导讲话稿适用范围相当广泛，种类也比较多。一般可分为3类：
    （一）导向性讲话。会议开始时，就召开会识的背景、缘由、目的、开好会议的要求发表讲话，多是以会议主持人或执行主席身份讲话；会议进行中，就讨论中提出的问题，结合有关文件精神进行有针对性的讲话，引导与会者用文件、上级指示精神统一认识。
    （二）指导性讲话。在大会工作报告之后，对会议的中心议题作重点阐发，结合当前形势和本地区本单位的实际，向与会者提出应当怎样分析和认识一些具体问题。其中往往提出对某些实质性问题的处理原则，具有明显的指示、指导性质。
    （三）总结性讲话。可分为阶段性总结和会议总结讲话。在会议进行中所作的阶段性讲话一般是按会议议程，在转入下一议程之前，就会议已经讨论的问题，针对讨论中的发言、讲话情况作客观的评价，肯定成绩，指出不足，作为阶段小结；在会议结束时，对会议进行总结，提出贯彻会议精神的意见和要求。
    按照所参加会议的性质，也可以分为工作会议的讲话稿、专题会议的讲话稿、代表大会的讲话稿、座谈会的讲话稿、研讨会的讲话稿等等。
    三、领导讲话稿的主要特点
    一是权威性。讲话历来是政治家和各级领导宣传政见、安排部署工作的有效形式。领导讲话不同于一般的演讲和发言，目的是贯彻上级的指示精神，实施本级的决定，对分管的工作提出的科学性、指导性意见。因此，领导讲话具有一定的权威性和全局性、综合性、指导性、有效性。领导者职务的不同，讲话的权威效果也不同。
    二是思想性。领导讲话要有一定的思想性、理论性、教育性，起点要高，立意要深，这样才能让人思考，让人信服，让人知道其所以然，从而打动听众，不然人家听你讲什么？
    三是鼓动性。领导者要达到某种政治目的、部署某项任务、针对形势、问题或某种思想动态，展开富有启发性、示范性的议论，提出目标，发出号召，通过讲话起到激励、鼓动的作用。因此，领导讲话具有鼓动性。
    四、起草领导讲话要处理好三个关系
    一是权威与平易的关系。一篇好的讲话稿，总是权威性与平易性相结合的产物。领导讲话无疑要具有权威性，这种权威，与讲话人的身份、地位、所代表的方面相符合，立场坚定，原则性强，严肃、认真、鲜明、有力地展示自己的观点，起到应有的强调、号召作用。这种权威，确实是一种原则的把握。领导与听众由于职务上的差异，客观上极易产生距离感。如果领导讲话时再居高临下，处处炫耀自己的身份、地位，措辞生硬，发号施令，更会拉远彼此的距离，阻碍双方情感上的交流，就得不到思想上的共鸣，起不到应有的影响、教育和引导作用。所以，起草领导讲话，一是要注意教而有诚。领导讲话坦率、诚挚，就能够很快沟通、大大缩短与听众之间的距离，在自然而亲切的气氛中传达自己的思想、观点。特别是起草领导对干部进行批评教育的讲话稿时，要多把自己摆在受教育的位置上，进行换位思考，揣摩干部们的真实想法。要把握好语言的轻重和分寸，既能点到痛处，又要尊重对方，把善意贯穿于施教的全过程，使人们能为领导的真诚所感动，乐意接受领导的批评。二是要注意大而有理。领导讲话时离不开讲大道理，要始终站在比普通人更高的角度，这是必须的。但是要把握好分寸，大要大得恰如其分，高要高得合情合理。可以把大道理拆成一个个便于大家理解的小道理，这样就会让人更容易接受。不仅要言之成理，还要善于把“理”说透，将各种事理渗透到亲切、自然的语言诱导中，便于领导权威的自然贯彻，消除逆反心理，起到讲话应有的权威效果。
    二是庄重与幽默的关系。领导讲话无疑要庄重，不能拉家常式的漫谈、闲扯，要严肃、认真、准确地传达上级的指示精神，阐明自己的思想。这是领导讲话所必须把握的原则。这个原则要求一个领导者不论是在何种社会环境中，运用什么样的语言，都不能超越一定的原则限度，去阐述、说明、表现领导者的思想意识。领导者既不能无原则地去评价某些事、某些人，也不能无原则地按照自己的思想意识，一味地表现自己，或以我为中心。起草领导讲话一定要坚持这个原则，行文沉稳、扎实、郑重其事，不可随心所欲，以使领导活动严肃、认真、原则性强，达到预期目的。但如果在讲稿中一味照本宣科或讲些大话、套话、空话，开始说一通形势如何如何，结尾原则性地提提要求，老一套，没有一点灵活性，也打动不了听众。灵活性是原则性运用过程中一种必要的补充，以基本原则为指导，对具体问题进行具体分析和灵活处理。幽默性是灵活性的种绝妙体现。在讲话中适当增强语言的幽默性，不但会提高语言的感染力，而且也会为领导者的风度增添异彩。
    三是深入与浅出的关系。领导讲话，总是要通过阐明一定的道理来说服人、教育人，“以理服人”可以说是讲话所必须遵循的一条原则，但是如果仅仅以此为根据，通篇都是名词、定义、概论，一味进行简单的“满堂灌”，会使人觉得深奥难懂。起草领导讲话稿，要将说理性与通俗性结合起来，使所要阐明的道理生动、明了，听众易于接受，把高深的道理讲得明白流畅、简单透彻。首先需要宽广的知识面和具有灵活运用语言的功力。撰写讲话要想事理严明而又深入浅出、明白通畅，撰稿人必须要具备一定的知识素养，平时注意积累各学科的知识，并在实践中注意培养自己的悟性与灵感。其次，掌握语言的技巧也是一个重要的方面。讲话语言的技巧是多种多样的，如借题发挥法、引经据典法、用数字说明法等，掌握一定的技巧，并在起草中灵活应用，会使领导讲话有理有据，生动有趣，具有较强的吸引力。
    五、起草领导讲话的三点要求
    （一）避免雷同。领导者参加会议应邀讲话，常常会遇到多位领导人讲同一个问题，如果在这种情况下再重复讲，势必使听众失去兴趣，会场将产生无人关注的局面。起草人员应预先考虑到这一点，在避免雷同上下功夫，使领导讲话既全面又独特，紧紧抓住观众，收到好的效果。一般来讲，独辟蹊径会避免雷同现象，常常也会出乎意料地大受欢迎。有些会议的主办单位分头请领导出席并讲话，所送的是相同的背景材料，缺乏总体设计，起草讲稿很可能重复。避免雷同确实需要动脑筋、想办法。一般说来，撰稿人可以在以下几个方面下功夫：一是可根据领导者的特定身份就会议的主旨阐发观点，展开议论，这样可较为自然地成为“一家之言”；二是适当变换议题的角度，用独特的角度来看待问题、阐发观点，使人耳目一新；三是选择那些富有新意的材料来说明问题，不同程度地满足人们审美活动和求异思维的需要，使听众开拓视野，回味无穷；四是会议组织者要有总体设计，撰稿人不仅要拥有会议背景材料，还应该和会议组织者研究讲话的内容、侧重点。避免重复的方式方法是多种多样的，需要撰稿人预先着手，多角度展开同一主题下的不同论述，以使领导讲话独具色彩而富有成效。
    （二）独树风格。领导讲话最忌千篇一律地发表意见，平淡无奇。每个人都有的异于他人的品格，异于他人的特点，这就是风格、个性。领导讲话也要有风格、个性，这是客观实践所决定的。传达贯彻上级指示，安排部署工作，每个领导都有各自的方式方法，不可能千人一面。领导者的讲话只有突出个性，才能够紧紧地抓住听众，引起听众强烈的共鸣，从而使讲话化作听众的意愿和自觉行动，成为促进工作目标实现的强大动力。如果整篇讲话都是文件搬家、照抄报纸，那么听众的感觉便始终处于麻木的、未触动的状态。毫无新意的讲话，只会使听众越来越没有耐心。任何一篇成功的讲话稿都有其独具的风格，或真挚细腻，或警喻深刻，或文采飞扬。起草领导讲话，不应拘于一章一法的限制和束缚，应随讲话的内容和场合而随时变化，不仅要逻辑严明、思路清晰，而且要生动活泼、文采盎然这样可使讲话更富有生气，富有感染力、号召力。
    （三）适当调剂。由于会议不同，领导的讲话有长有短，如果是遇到长一些的讲话，一般来讲与会者会感到疲劳，精力往往不会象开始那样集中，特别是到会议最后，主要的东西已经讲完，听众的情绪开始松弛下来，以至台上开大会，台下开小会，抽烟、闲聊、打瞌睡，甚至有的收拾东西准备走人。这样，讲话就需要调剂情绪和气氛了。对这一点，撰稿人也要预先考虑到，适当在较长的讲话中增加一些“调剂品”，激发听众的情绪和注意力。运用即兴调剂要因领导讲话的内容而变化，因听众不同而变化，有时用在开头，有时用在中间，有时用在结尾。讲话即兴调剂是领导者机智灵活的表现，能够很好地借鉴使用调剂艺术将使领导讲话自始至终保持活力，富有吸引力。大家知道，西方人爱幽默，一位著名神父讲经，上台就和教徒开了这样一个玩笑。他问教徒：“你们知道今天我要讲什么吗？”众答：“不知道。”神父说：“不知道我给你们讲什么呢！”转身就走。台下一看着急了：“神父不要走！请给我们讲讲吧！”神父再问：“那么，你们知道我今天要讲什么吗？”众人改口：“知道！”神父笑着说：“知道了我还有什么可讲的！”转身又要走，教徒恳切挽留。神父三问：“你们究竟知道不知道我今天要讲什么呢？”教徒想：这是在和我们玩脑筋急转弯啊！商量了一下，一些人回答“知道”，另一些人回答“不知道”。心想这下你总抓不着把柄了。不料神父言道：“请知道的人讲给不知道的人听！”还难不倒他！开了这个玩笑后才给教友讲经。不用说，这次讲经的效果非常好，有的人可能一辈子都不会忘记。所以，适当调剂是十分必要的。说到这儿大家也许已经明白，也许有的同志还不明白，上边我所讲的，其实就是在适当调剂呀！
    六、起草领导讲话应注意的几个问题
    （一）要有服务意识和奉献精神
    起草领导讲话是一项重要的辅助决策活动，是一种代言行为，也是一项复杂的劳动过程。领导讲话稿是用以指导工作的，稍有松懈都可能造成不可弥补的损失。因此，起草领导讲话责任重于泰山。不在其位，要谋其政。要关起门来当书记，当县长、局长。做到这一点，就要有一种主动服务意识和无私奉献精神。要想到，能够以自己的一技之长为领导服务，为人民服务，是一种机遇、一种荣誉，是自身价值的展示，应该抓住时机，为之献身。对领导交给的材料任务，要感到是一种信任、一份责任、一种义务，如果不能按时完成，就应该有一种夜不能寐、食不甘味的感觉。如果有讲话起草任务躲着走，不尽心、不尽力，不仅是对工作不负责任，也是对自己不负责任。长此以往，就会失去领导信任，业务上的提高、政治上的进步就无从谈起。所以，同志们一定要能吃“苦中苦”，能坐“冷板凳”，以一流的状态、作风和敬业精神去对待和搞好领导讲话的起草工作。特别是目前，社会和各级领导者对秘书人员的政治、业务素质和奉献精神要求很高很严，但秘书人员的薪酬、待遇却与工作性质、工作负荷很不相称，秘书人员的价值没有得到全面的承认。干我们这一行，工作要求、辛苦程度比一般人高得多，但工资不高，提拔困难，无职无权，磨屁股熬眼，能人不愿干，笨人还干不了。有人说我们是四种人：“政治上是红人，工作上是忙人，生活上是穷人，身体上是病人。”同志们整天处于高度紧张之中，夜以继日，废寝忘食，付出很多，确实很辛苦、很艰苦、很清苦，在此谨向各位同行表示慰问！在这种情况下，我们就应该有“清灯孤影苦思寻，字斟句酌撰公文，暑寒饥渴浑不顾，错把晨曦当黄昏”的工作精神和“耐得寂寥与清贫，虽苦犹荣坦荡心，蛰身栖居文秘苑，耗尽青春亦无恨”的崇高境界。
    （二）要切实吃透上级精神
    领导讲话一般都是传达落实上级文件或会议精神的，本单位开展一项工作也必须保持和上级精神相一致。所以，一定要明确上级精神，总体上讲的什么，重点是什么，当前做什么，应注意些什么问题等，都要反复学习，紧紧把握。只有这样，才能为写出高质量的讲话稿打下基础。如何吃透上级精神呢？要注意准确归纳。因为上级文件、会议精神往往博大精深，要善于抓住中心，把握主题，突出重点，否则就会觉得句句都重要，难以取舍，不得要领。一方面不能照搬照抄，但同时对基本精神、关键论述等也必须适当学用。关键要掌握好一个“度”。我们可以从两方面入手：一是在起草文稿时，着力研究上级精神，深刻理解精神实质，把握政策准确全面，引用政策原汁原味，落实政策不折不扣，确保上级精神在文稿中得到切实体现。二是在文稿审核时，看其内容是否符合上级精神，所提措施办法是否与现行政策相悖、是否具有可操作性，做到贯彻上级精神全面不变形，体现上级政策规定具体不走样。
    （三）要准确领会领导意图
    起草领导讲话稿的最大特点就是“要我写”，而不是“我要写”，属于一种被动型写作。要想以己之笔写出领导的心中所想，变被动为主动，就必须把领导的意图吃透、弄准。常言道：“定位不准，累死三军”、“理定而辞畅”、“领会上头，摸清下头，两头一碰，才有写头”，能否领会好领导意图，是决定讲话稿写作成功与否的一个重要方面。我们必须把握领导思想，表现领导主张，体现领导要求。认真按照领导思路打磨文稿，做到领导的思考深入到什么层次，讲话稿就准确表达到什么层次；领导的指向触及到什么方位，讲话稿就准确跟进到什么方位；领导的要求具体到什么程度，讲话稿就准确反映到什么程度。
    ⒈要进一步明确讲话稿写作与领导意图的关系。讲话稿一般是授命写作，也就是“命题作文”。讲话稿成功与否，在很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度。常言说：“三分匠人，七分主人”。受命于谁，文章思维和特征服从于谁，这是授命写作的一个重要原则。在这个基础上融会有关政策、精神和理论，在领导的意图上进行阐述发挥，这样的授命写作才能打得住。决不能固执已见，把自己的观点强加于领导，写进文稿之中。
    ⒉要明白领会领导意图主要途径。
    ⑴学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、重要规划，了解每个时期突出强调的方针政策。这是因为领导意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现,因此要把握住这个方面就会把握住领导意图的总体。
    ⑵主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、原则、要求、措施，掌握领导层的活动意向和动态。领导的行政活动是领导意图的具体体现形式，了解了领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时有利于把领导意图具体化。
    ⑶积极参与领导参加的活动，与领导常谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其连贯思索，这样对领导的思想情况会有系统、整体的理解。
    ⑷直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题要及时予以澄清。与其它文章写作相比，领导对自己将要作的讲话，有时会提出比较成熟的见解和构思，但更多的时候是只有要点，甚至连要点都没有。领导已有成熟见解和构思的，比较容易处理，只需毫不遗漏地将其记录下来并转化成顺畅的文字就可以了；对领导的要点式意图则要敢于将自己考虑到的、在拟稿中可能遇到的各种问题一次性提出来，请领导明确指示处理意见和办法，切忌在动笔之后再三番五次找领导问这问那；对连要点都没有的拟稿任务，文秘人员则要全面思考、深刻分析，及时请示领导，征求各方意见。切忌唯唯诺诺、不懂装懂，白白放弃了深入了解领导意图的良机。否则写出的文稿会作大的改动，甚至推倒重来。
    ⒊要熟悉领导者的领导习惯。领会好领导意图，还应熟悉领导者的思维方式、常用工作方法和讲话习惯。这里所要讲的并不是习惯的好坏问题，是讲话者自身一些特有的东西。讲话和报告类的文字材料，由于是领导者亲自讲，因而要根据个人的思维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果。要通过听、谈、议、读等渠道，从领导者讲话中了解个人的特点，然后再将这些特点反映到文稿中去。否则，文与人的习惯特征不统一，领导者和听众都会产生一种陌生感或不习惯的感觉，不会达到预期的效果。从另一个方面来讲，文稿特征与领导习惯相差太远而不被领导者看中和接受，也很难完成任务，对起草者的影响也不好。
    熟悉领导的思维和讲话习惯并不难，只要留心亲耳仔细听几次领导者脱稿讲话，就会熟悉基本特征，再琢磨分析一下，一般都会适应，其过程是可以缩短的。
    总之，讲话稿是表达领导思想、体现领导个性、展示领导风采的重要载体，领会领导意图对写好文稿至关重要。要不断“了解领导、适应领导、学习领导”。“了解领导”就要了解其理论素养、思想内涵、决策取向；“适应领导”就要适应其思维特征、性格特点、语言习惯；“学习领导”就要学习其领导艺术、道德品质、人格魅力，在讲话稿中充分体现领导特点，与领导风格充分对接。要把握好9个字：“知意图、看对象、分轻重”。知意图，就是对领导提出的重要观点、想法及近期在其他场合的讲话精神领会好，把领导还未想清楚、说明白的问题弄清楚，明确表述出来。并随藤摸瓜，完善领导意图，把领导暂尚未谈到、且又比较重要的问题补充到讲话中来；看对象，就是根据特定场合和特定的对象来设计讲话内容，使讲话紧扣会议的中心议题；分轻重，就是对一篇讲话的各个部分作深入分析，把应当突出的重点找出来，下大力气写深写透。
    （四）要大量搜集写作素材
    常言道：“巧妇难为无米之饮”。素材，是写作的基础，如同搞建筑必须有水泥钢筋、木石砖瓦等建筑材料一样。起草讲话决不可凭主观想象，而是要建立在充分素材的基础上，实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。搜集素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。
    ⒈注意平时收集分析材料。收集材料，就是掌握素材，包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。“备料”一定要充裕。有人对收集材料觉得并不重要，不当回事，而在写作运用时却常常有了新的认识，感到它的使用价值了，后悔没有积累，再找时间来不及了，甚至无法找到。有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点，一个事例，一句话，这个材料没有白白积累。因此积累时不可嫌多，运用时又不可能很多，这也许就是素材积累与使用之间的一个特点。收集材料途径有三：
    一是调查研究，取得第一手现实材料。特别是写“讲话稿”、“意见”、“规划”时特别需要这样的依据。通过调查取得的第一手材料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。常言说，“涉浅水者得鱼虾，入深水者得蛟龙”，调查研究必须深入实际、深入群众、深入现场，沉下去，摸实情。要坚持实事求是的思想路线，不唯上，不唯书，坚持真理，不看风使舵，不随风倒，更不能带着各种框框去找材料，削足适履，歪曲事实。要客观地倾听，平等地讨论，适当地提问，注意点面情况的结合，对调查的材料要做必要的核实。
    二是广开材源，积累第二手材料。即收集一些与所写公文有关事物的变革情况，以便分析其发展变化，作出正确的分析判断，提出有见解的观点。报纸、文件、会议材料，信息、简报等与自己工作有关的材料等等，都可及时记下来，分门别类，积累起来，用时非常方便。
    三是有备无患，储备基础材料。积累一些与文稿写作有关的公文，包括法规、政策、文件、讲话、纪要等，甚至收集一些古今中外的精辟议论，作为形成文稿观点和进行综合分析的依据，或直接引证所用。
    调查、收集、积累材料有三忌。一忌凭兴趣出发，要从工作需要、贯彻执行党的方针政策的需要出发；如果凭兴趣出发，就可能片面、狭隘，甚至有意无意地歪曲了材料。二忌听风就是雨，道听途说，一知半解，凭想当然办事。三忌实用主义地调查收集材料。
    总之，调查积累材料，要靠勤看、勤问、勤想，一要广，二要实。要养成勤奋读书、阅报、看文件、记笔记和思考的好习惯，一些词语、成语要常读读、看看，对一些重要文件、讲话的关键段落要能够背诵。这样可使你的材料库和思想库应有尽有，样样俱全，头绪清晰，有备无患，用时才会信手拈来。人脑不怕用，就怕空。其记忆力的容量是无比巨大的，相当于全世界图书馆的信息储存总量，是数字计算机的100万倍。只要用心，积累大量的语言材料丝毫没有问题。
    大家都知道，省委办公厅对办公厅（室）中层以上干部提出的目标要求有三条：一是政策水平达到同级服务对象所要求的水平；二是政治理论水平达到同级党校讲师以上的水平；三是对全局情况了解和掌握程度达到同级综合部门的水平。要达到这个要求，不勤奋学习，不认真钻研，不积累大量的知识，那肯定是不行的。厚积才能薄发嘛。
    2.注重系统思索储蓄观点。好文章要有真知灼见，那就要在思想认识达到一定程度，形成观点群并有较强的逻辑线索之下才能形成。历史上的不朽名作，都是在相当的思想积累、生活积累、感性积累、观念积累之下，经过提练加工完成的。有些作家写了一两本好书再写不出新东西，也是积累不足或者耗尽的缘故。我们所讲的观点问题，实际上就是对客观事物的分析认识得出的结论，是在认识客观事物运动规律的前提下如何结合实际去有针对性地认识问题、揭示问题、解决问题的思路。
    写文章不能就事论事，要把理性与现实结合起来。有了材料，不能堆砌，而要虚实结合，理论联系实际。无实，空洞无据，不能服人，更不能具体生动地感人；无虚，就事论事，就没有深度，不能发人深思，启迪人的智慧。选材用材得当才能避免“空”和“长”的问题。
    所谓储备观点，就是讲要注意积累一些有战略性的思想，有备无患，需则用之。这样在写文章时，就可以在分析、选择、提炼材料的基础上以逻辑思维为经，以事实叙述加必要的形象描述为纬，织出美的绫罗绸缎来。否则现学现卖、现想现卖，都不会搞好文字工作。一个没有观点储备的领导人不是称职的领导，同样一个没有观点储备的文字工作者也不能算是合格的。
    储备观点关键要能抓住抓准问题。抓问题是指抓一个时期有反映价值的情况。能不能写出有意义、有分量的文章，首先看问题抓得准不准（举例：神父与修女打门球）。问题抓得准，抓在点子上，抓在要害上，抓在火候上，文章就有了生命力，写的文字差一些也不要紧，那只是个修改、补充问题了。反之，问题抓不准，文字写得再好，精雕细刻，也不能用。所谓抓在点子上，就是说现实生活中，实际工作中有这个情况，而且是个重要情况，而中央和上级部门正需要了解这个情况；抓在火候上，就是眼下最需要这个情况，早了不行，迟了也不行；抓在要害处，就是抓住这个情况的最本质最关键的部分，而不是拖泥带水，喧宾夺主。
    抓题目一定要思想解放，敢于思索，富有创新精神。当今需要在坚持大原则前提下，勇于创新，提出并写出别人没写出的问题，提出并写出人人心中有而笔下无的东西，写出别人欲言而又未言的东西。衡量一个文字工作者水平的标准有三点：别人没想到的你写出来了，为上；别人想到但没说出来而你写出来了，为中；别人想到并说出来了而你又说出来的，为下。
    （五）要认真细致地构思谋篇
    构思谋篇非常重要。比方做衣服，没有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至会把衣料给毁掉了。起草文稿也一样，即使有了必要的材料，如果结构安排不好，仍然写不出好的文稿来。要注意两点：即设计好文章结构和深化讲话主题。
    ⒈设计好文章结构。围绕主题设计结构是起草文稿的重要方略。一个写作任务下来，撰写者首先应当在这方面下功夫，不能一见任务就作战术考虑，马上钻到具体材料的遣词造句的技术工作中去。文件起草，首先是从宏观上考虑，又如同盖房子先要有设计，有骨架一样，如果设计结构不行，只是在粉刷装修上下功夫，房子质量就没有根本上的保证，甚至还会塌下来。报告起草常常见的大返工，往往出在内容及主体结构上。所以，撰写者首先要使自己成为一个具有战略眼光的人，拥有领导方略，会谋篇布局。
    结构就是言之有序，就是文章内容的组织和排列形式，老秘网认为，即构思、谋篇。安排结构的基本原则是四个字：不板不乱。也就是不死板，不杂乱。具体要求有四：一是纲目清楚，思路贯通；二是层次清晰，段落完整；三是衔接紧密，符合逻辑；四是开头明快，结尾有力。
    安排结构要考虑到以下四点：第一，全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要。第二，层次段落要围绕主旨，按照表现事物本质和特征的需要来安排。第三，条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于领会和接受。第四，各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体。
    布局的方式一般有两种：一是列书面提纲。提纲是详是略，应根据文稿内容需要和作者的行文习惯而定。一般搞文字工作的人都有体会，重要讲话，诸如大型会议上的领导同志讲话，提纲应尽可能列得细一些，甚至可以细到每段几个层次，每个层次阐明什么问题以及精彩的阐述语言等。这样，再稍加扩充、润色、归整，就可以成为一篇象样的文稿。二是打腹稿。虽没布局成文，但中心有个轮廓勾画，短一些、急一些的文稿多采取这种办法。
    ⒉深化讲话主题。讲话的主题，是通过载体内容所表达出来的明确意图、基本意见，是行政目的的具体体现。所谓讲话主题的深化，就是主题向纵深层次性发展，呈现出由低向高、由浅入深、由粗到精，由残缺到完整的态势。主题不存，公文无魂；主题突出，文稿有神。《出师表》之所以千年不衰，主要是它深蕴了“鞠躬尽瘁”的伟大精神；魏征的《谏太宗十思疏》之所以代代相传，就在于他提出了“居安叫危”、“戒奢以俭”、“载舟覆舟”的精辟思想；毛泽东同志在解放战争时期写的《关于情况的通报》之所以载入史册，关键在于通过阐述各个战场的情况揭示了“政策和策略是党的生命”这一闪耀着马克思主义光芒的真理。党的xx大报告，主题是：“高举邓小平理论伟大旗帜，全面贯彻‘xxxx’重要思想，继往开来，与时俱进，全面建设小康社会，加快推进社会主义现代化，为开创中国特色社会主义事业新局面而奋斗。”这个主题，鲜明地回答了新世纪新阶段我们党举什么旗、走什么路、实现什么目标，以最简练的语言，体现了十一届三中全会以来特别是十三届四中全会以来我们党的伟大实践和认识的历史经验，界定了我们党在新世纪的历史定位，指明了中国特色社会主义在新世纪的根本走向。可见，主题越突出，思想性就越强；思想性越强，文稿的生命力就越强。
    深化讲话主题要把握以下重点：
    一是细化领导要求。领导意图与要求最初表现的形式的比较复杂的。有的十分明确，有的仅是个倾向，有的比较零碎，个别情况下还有意见分歧的态势。因此，要对其进行提炼、深化处理，形成一个正确的领导集团（班子）的旨意。这个深化过程，首先是补充完善。领导人的新思想刚刚产生时，由于认识和实践的局限，很难完全正确，这就要调动各种手段，综合运用多方面的知识，从实际出发，把它系统起来，成为完整、严谨、系统的领导思想。第二是凝炼提高。要经过智囊组织的熔炉加工、优化、磨砺，再送入领导思想体系。第三是延伸挖掘。要善于分析领导思想的发展趋势，按着这个趋势拓展思路，延伸思维。这种伸延不是随意的而是从工作需要出发，从客观事物的展变化的实际出发，有所突破和创新，使新的思想始终保持一种对工作的最佳导向力。（这是一项富于开拓性的工作，要善于学习，培养分析能力、判断能力、推理能力和综合能力。）
    二是对客观事物的再认识。讲话稿主题是通过各种具体材料支持、丰富和完善的。各种材料与主题内在联系的关联度高低，对表现主题有很大影响。一般来说，材料所反映客观事物的本质及其内在联系、规律常常是蕴含在深层次里。事物的本质最能揭示主题。因此对材料要进行分析综合、概括抽象，注意向深处开掘，尽量挖掘出事物最本质的东西，对事物要着力探求其思想意义，要在事物所显示的多方面中找出最主要最深刻的方面。这个过程就是对主题的深化的处理。
    三是政策策略的具体完善。党的路线、方针、政策包括策略思想，一般通过会议或纲领性文件下发，贯彻到各级组织和各地区。但路线的贯彻离不开具体问题、具体事件、具体政策。深化主题，必须紧紧把党和国家的路线、方针、政策与当地实际相结合，创造性地揭示在具体问题、具体事件上的意义，对具体事项上都有的现实、明确、具体的表现，把党和国家的政治意图明确在各项具体事物中表达出来。
    四是要量体裁衣。老秘网认为，同样一项工作、一件事情，书记与副书记讲可能不一样，市长与副市长讲也可能性不一样，分管领导讲与部门领导讲就更不一样。有些话在私下讲可以，但正式讲就不行；有些事口头讲可以，书面讲就不行；有的话局长讲可以，书记、乡镇长讲就不行。这就是分寸，这就是区别。起草领导讲话稿要站在领导层位，把握好角度，既要克服本位意识、部门色彩，又要防止“出格”、“越位”。要首先了解清楚会议召开的有关背景，在弄清场合的大小，摸清讲话对象、与会人员的多少及知识水平的高低等情况后，再有针对性地构思讲话的结构和内容。特别是在出现突发性事件时，起草领导的讲话稿更要慎重。领导在事前、事中、事后分别要讲的话，如果顺序弄颠倒了，实际效果就有很大不同。事前应说的话拿到事后来讲，别人肯定会说你是马后炮；事后应说的话若放在事前说，人家肯定会说你是瞎指挥。因此，要注意场合、把握分寸，当说什么就说什么，这样才能收到较好的效果。现在比较普遍的一个问题是，部门在为党委、政府领导起草讲话时往往站的较低，把本该由部门领导讲的话改由党委、政府领导去讲。不是站在领导的角度想问题，而是站在部门的角度，怎么痛快怎么讲，想怎么讲就怎么讲，明显场合不妥、语言不妥、对象不妥，与领导的身份不相称。这是文秘工作者在工作中应当加以避免的。
    深化主题要采用以下基本方法：
    主题确立以后要讲究深度，即立意要高。务虚，就要把话说在点子上，一针见血；讲实，就要把怎么办说清楚，拿过来就能干，有操作性，切忌在半空里论过来、议过去，主题散而不清。这就要求撰稿人具有较深的思想理论功底，有较高的政策水平，有较强的逻辑思维能力，能透过事物现象看到本质，加强对客观事物的深刻了解和理解，掌握、理解党的路线、方针、政策，材料积累丰富并能熟练地掌握写作技法。
    第一，敏锐察觉发现问题，尖锐、鲜明地提出问题。对客观事物中的问题要有敏锐的“触角”，有深厚的洞察力。在众多复杂的社会现象中发觉问题，并且敢于旗帜鲜明地表现自己的观点，阐发观点，一针见血地提出问题实质，发前人所未发，言前人所未言。提出的问题发人深思，超前意识强，具有强烈的思想性，将产生较深的社会效应。这种方法对深化主题有着强烈的震撼作用。
    第二，深刻全面分析问题，立足本质剖析问题。主题的深化常常依赖于对问题深刻、全面地分析。要运用逻辑思维透过现象抓本质，由表及里揭示事物的内在联系，使主题在强有力的说服力下得以深化。分析问题要用层层“开门”的手法，把主题自然展开，在分析说明问题时，运用“是什么”、“不是什么”，“为什么这样”、“为什么不那样”，“为什么应该这样”、“为什么不应该这样”之类正反结合、层层深入的论述，使内在的逻辑力将主题深化。
    第三，要从本地本部门实际出发，标本兼治提出措施，正确合理解决问题。市有市情，县有县情，必须一级一级具体化。否则，讲话就会流于形式，难免陷入“假大空”，其指导意义和可操作性就要打折扣。所以，要根据事物的客观和主观条件，把握其主要矛盾，找准切入点和结合点，科学地提出对策，切实地解决问题。一篇领导讲话，从提出问题、分析问题到解决问题，就是主题的深化过程，也是思想升华的过程，并能深刻地揭示问题本质，是深化主题全过程的表现。
    第四，得当用语。语言使用得当，关键是讲话的语法语气要恰如其份。领导的讲话、报告、讲演等一定要注意语法语气，这样能进一步体现领导者的讲话意图，有利于实现领导者所要追求的目的。特别要注意科学表述敏感性问题。一是对过去经验教训的总结要公正客观。要考虑当时的历史条件、大的政治背景、经济环境等，不能单纯用现在的政策责怪过去。二是对涉及群众利益的问题，在提法上要充分考虑群众的心理承受能力和实际效果，不能只图痛快，滥用剌激性字眼。三是对社会较普遍存在的一些问题，要从正面提出解决的办法、措施；分析原因时领导机关要主动承担责任，不要一味批评基层的同志。四是对一些不能回避且拿不准的问题，要从效果出发，留有余地，做到经得起历史的考验。
    在遵守写作一般选词规律的同时，重点是掌握好下列修辞方法。①俗语。包括谚语、俗话、俚语、民谣，通俗易懂，广为流传。适当引用一些俗语，可以使讲话生动形象，妙趣横生。毛泽东主席的演讲风格质朴自然，大气磅薄，一个鲜明的特点就是对俗语信手拈来，运用自如，恰到好处，从而使演讲达到了“等闲言语变瑰奇”的意境。如用“懒婆娘的裹脚步——又臭又长”的歇后语形容空话连篇的长文章；在《论持久战》中，用“留得青山在，不怕没柴烧”这句人所共知的俗语，告诉军民要保存力量，等待时机，夺取胜利。令人耳目一新，拍案叫绝。另外，讲话要多用口语，少用书面语。一些文言词语文字简明、含意深刻，可以酌情使用。②强调语。讲话中的主张、意见、要求部分，常常大量使用强调语。所谓强调语，即带有强调口气的词语，多是一些能愿动词，例如“要”、“一定”、“必须”、“务必”、“坚决”、“严加”、“禁止”、“不准”、“严禁”等。③进解。对前边使用了一个词，接着做出进一步的解释，这种解释的目的或是赋以新意，或是拓宽其含意。进解方法，在前词与后解之间或是使用“就是”，或用“即”，或用“也就是说”等。运用这种修辞方法，可以给读者一个完整的概念和更加准确、清晰的印象，有利于防止歧义。④警语。讲话中为了做到言简意赅、发人深省，当使用一些警语。警语运用主要有三种：一是以格言为特征的警语。如“失败乃成功之母”、“吃一堑长一智”等。二是以成语为特征的警语。“两袖清风”、“一身正气”、“为政清廉”等。三是以比喻、歇后等辞格为特征的警语。如“夹紧尾巴做人”、“老鼠过街，人人喊打”等。⑤换字。它也是在公文写作中较多使用的一种修辞手法。所谓换字，就是为了语言表达的准确、形象、明快，将比较固定的一具词语中的某一个字临时加以更换。如“与其说他向前看，倒不如说他向‘钱’看”。可见换字可使语言很有说服力，铿锵有力，十分生动，形象逼真。
    （六）要合理使用起草方式
    公文起草一般有四种起草方式：一是办公室起草；二是部门起草；三是组成起草小组起草；四是领导亲自起草或主持起草。不管采取那种起草方式，其实无外乎三种模式：即个人承担、群体承担、个人与群体相结合的方法。
    对特别重要的讲话，采用起草组的方式，如党的xx大报告，xx同志亲任起草组组长，组织各路好手，历时一年零两个月，做了大量艰苦细致的调查研究、起草修改工作，拿出了高质量的报告，体现全党的意志、代表了全国各族人民的愿望，成为我党在新世纪新阶段的政治宣言和行动纲领。除此之外，对于比较简单的一般性的讲话，可采用个人承担的办法；对于政策性、全局性、指导性较强，对某一方面工作有全局指导性的重要讲话，则应当采用群体共同研究的方法；有时对一些工作汇报等由许多单项内容汇总起来的讲话材料，可采用个体分头起草，集体研究修改的方法。具体采取哪种形式，要根据工作要求和文秘人员的情况来确定。
    这里，我们先来认识一下领导亲自动手起草讲话的重要性。
    写作，历来被认为是“经国之大业，不朽之成盛事”。古今中外，很多政治家都高度重视自身的文字修养。唐代公文有严格的“职述”和“代拟”规定。“职述”就是担任某种职务的官员，必须亲自动手撰写与其职务相称的公文，不得假手他人，如有违例，轻则贬官，重则治罪。在以科学、法治、人本为主要特征的现代社会，写作更是一项高素质领导干部不可或缺的能力。小平同志这样说过：“实现领导最广泛的方法是用笔杆子。用笔写出传播就广，而且经过写，思想就提炼了，比较周密。所以用笔领导是领导的主要方法。”中央指出：“各级领导干部亲自动手起草重要文件，这不是技术性的问题，而是领导工作中的原则性的问题。现在重申这一原则，是在新的历史条件下提高党的各级领导干部的认识能力和领导能力，改善和加强对社会主义现代化建设各项事业领导的一项重要措施。”
    从领导者的角度讲，写作是保持创造力的有效途径。作为现代社会的管理者，领导干部只有具备较强的创新意识和创新能力，才能有效地激发下属的创造热情，有效地组织起一个生气勃勃、富有开拓和实干精神的群体，而写作是保持领导者创新能力的有效方法之一。首先，写作需要多方面知识的积累，需要领导者有较强的理论水平、政策眼光、业务能力和思想方法，这就要求领导干部勤于阅读、勤于思考，这本身就是对领导素质的促进。其次，写作是一种创造性的劳动，它使人的思想经常处于积极活跃的状态，这种状态是工作中产生淅思路、新观点的基础。写作有助于思维方式的训练能够提高领导者的整合能力。领导干部每天要做大量的事务性工作，怎样正确而高效地处理这些事情？正确的思维方法是事半功倍的关键，而较强的写作能力则对培养良好的思维能力大有裨益。实用写作的基本要领体现了人类思维及处理问题的一般原则，如观点鲜明，重点在前、一般在后，突出重点、以点带面，目的明确、行文简捷等，对这些写作原则的深刻感悟，有助于提高领导干部的整合素质，形成良好的工作思路。同时，还可以使领导者以才服人，无形中提高领导者的演讲水平，增添领导者的个人魅力。
    从文章的角度看，领导写作能准确地表达工作思路，切中要害。因为领导干部具有高瞻远瞩、把握全局的优势，亲自动手写文章更能精辟地反映自己的思想和深入的思考。这种优势，是一般秘书人员很难具备的。领导写作有利于讲话、文章的个性化，使之更能吸引人、打动人。总之，写作不仅是领导干部必备的技能，还是勤于政务、推进工作的重要手段。有时间允许的情况下，领导同志动手写些文章是非常必要的。
    接下来，谈一谈分块写作时的统稿问题。这主要是对办公室主任和综合科长们说的。
    一篇较大的领导讲话稿往往需要几名撰写人员承担完成，这也叫分块负责的方式。采取这种方式的好处是分工明确，责任到人，能够有效及时地完成任务。在这种情况下，处理好分块负责与统稿的关系至关重要。有效的统稿过程既是一种有益的工作程序，也是一种领导艺术，同样有助于提高统稿者的综合协调能力，有助于统稿者对自己的文字能力、思想方法以及综合协调水平的再认识。作为文稿起草的主持者在进行有效的统稿时，要使撰稿者和统稿者都能发挥水平，得到锻炼和提高，谋求“双赢”。要注意把握好以下几点。
    一是既要分块负责，又要做到分而不散，统而不“死”。具体分工时，可根据撰稿人员日常联系工作的侧重点不同因人而异。撰写过程中，可采取以下几种办法：一是分块负责与逐段讨论的办法。在领导交待意图形成提纲后，将撰稿人员集中起来，逐段逐段进行推敲，一部分一部分地讨论，使大家从整体上把握文稿，了解各部分的内在联系，这样能集中时间、集中精力，有时能一气呵成。二是分块负责与相互修改的办法。对撰稿人员交上来的稿子，通览后做到心中有数，但不急于统稿，要求大家互换稿子相互修改，都来体会统稿的感觉，这样能使撰稿人员取人之长补己之短，互相学习，互增见识，相互促进。三是分块负责与集体“会诊”的办法。集体“会诊把脉”，目的是完善、补充文稿的内容，增强文稿的针对性和实效性。
    二是发挥撰稿人员的主观能动性，增强创新意识和责任心。好的统稿者不能做居高临下者，更不能是只说不做者。撰稿人员和统稿者相互配合得好，能使撰稿和统稿相得益彰，相互得到提高。统稿过程中要始终关注引导、提示，不能放任自流。首先，要求撰稿人员在文稿起草前明确提纲。有了提纲心中就有了底子。有时也不要拘泥提纲，要敢于不断完善、修改或突破提纲，不要过分相信和过分依赖提纲，提纲是死的，而我们所要表述的工作内容是实实在在和活生生的，有时绝不是一个提纲所能包容的。其次，要把握工作，以工作为主。领导讲话稿大都是用来总结、部署、指导和推动工作的，撰稿人员在构思、动笔之前，必须明确工作重点，如对整体工作发展，各项工作在整体工作中的位置及进展，各个时期对全局工作起带动作用的重点工作，一些重要工作的政策规定等，都要认真学习、深入研究、正确把握，避免文稿与实际工作形成两张皮。其次，再要求撰稿人员一定要明确文稿体裁。这样在谋篇布局时就能掌握正确的表达形式，做到胸有成竹。是讲话稿就要写成讲话的口气，是汇报稿就要成汇报形式，运用适当的语言和恰当的表述，容易使文稿为领导所认可，较多地被各方所接受，减少非议。
    除此之外，统稿者还是要充分发挥撰稿人员的主观能动性，增强其创新意识和责任心。一是要有创新意识。发挥撰稿人员接触和消化吸收材料多、思考和议论问题比较多的优势，围绕文稿的主题进行创新，大胆提出一些丰富、深化的意见。不能让撰写人员有依从一般文稿模式的观念，更不能有盲目服从统稿者意志的思想，要让他们在撰写过程中，不断闪现思想火花，从而把文稿的主题表达更准确、更深刻。二是要有责任心。分块负责不是随心所欲，撰稿人员要树立强烈的事业心和责任心，无论是分工撰写哪一部分文字，都要认真谨慎，大到谋篇布局、观点提炼、数据引用，小到语言推敲、标点符号运用等，都不能出现差错。无论是领导讲话稿还是汇报材料，都要能经得起社会各界包括各种才俊之士、权威人士的检验。
    文章在写作过程中，要在“精于战略”的同时也要“娴于战术”。写作时要尽可能的排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。
    （七）要精益求精地反复修改
    文稿草就之后，须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。因为一遍写出的稿子往往来不及仔细推敲，难免有这样那样的毛病。不少问题是在修改中发现和订正的，不少内容是在修改中充实和完善的。即使起草时字斟句酌，也毕竟只是一时之功力，一人之智慧，仍要进行反复修改。只有反复推敲，精雕细刻，才能成为精品。正如古人所言：“玉不琢，不成器。”“文字频改，工夫自出”。修改一遍，就会有一次提高。有人说：“一成文章半成改”，有的甚至说“好文章是改出来的”，可见修改在写作中的重要作用。那种“老子的文章天下第一，谁也动不得”和“改我一字，男盗女娼”的态度，是极其错误的，可以说是狂妄自负、浅薄无知。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《红楼梦》曾“披阅十载”、“增删五次”；列夫•托尔斯泰一部《战争与和平》竟然重写了8遍！《青春之歌》、《林海雪原》等一些在中国文学史上占有一席之地的文学名著，也都是作者花五六年的时间，几易其稿，经过逐章逐节逐段逐句反复修改，用笔蘸着“心血”写成的。而现在有些作家根本不修改，躲在写字楼里用电脑码字，“用身体写作”，几天便造出一部大部头来，一年能写好几部全是几十万字的长篇小说。据权威机构统计，XX年，我国出版长篇小说直逼1000部，而新中国成立至文革前的17年里，长篇小说的创作总量才170部。现在一年的创作量，比原来近20年的总量还多好几倍。但大家想一想，又有多少作品令人难忘呢？浮躁若此，还指望出什么名著，也只有失望而已了！就这一点而言，还不如古人。我们的古人在语言艺术上非常注重“炼字”，主张“意胜”，要求做到“平字见奇，常字见险，陈字见新，朴字见色”。越是名家，越不肯放过对自己语言的铸炼。象白居易作诗后先读给老妪（音雨）听、征求老太太的意见啦，欧阳修把稿子挂在墙上边读边改折腾不少日子啦，人们都耳熟能详了。王安石在《泊船瓜洲》一诗中云：“京口瓜洲一水间，钟山只隔数重山。春风又绿江南岸，明月何时照我还？”其中“春风又绿江南岸”一句，先用“到”字，再用“过”字，又换“入”、“满”等10余字，最后才选定为“绿”字。一个“绿”字使春风有了颜色。还有“红杏枝头春意闹”一句，一个“闹”字动感十足，据说也是经过多次改动才定下来的。其实“绿”字也好，“闹”字也罢，好处就在于准确、鲜明、生动，在人们面前呈现出一幅春的画卷，动态地刻划了春天蓬勃、盎然的生机，而其它的字就没有这个效果。但也并不是说今不如昔。伟大领袖毛主席不但是举世公认的政治家、革命家、军事家、思想家，还是一位旷世少有的文学巨匠和语言大师，他就特别注重文章的修改。他的七律《登庐山》“一山飞峙大江边，跃上葱茏四百旋。冷眼向洋看世界，热风吹雨洒江天。云横九派浮黄鹤，浪下三吴起白烟。陶令不知何处去，桃花园里可耕田。”它的开头开始用的是“盘”字，发表时主席改为“旋”。既与出句“飞”相呼应，“旋”更突出动态，“四百旋”比“四百盘”生动多了，更把庐山写活了。还有“不周山下红旗乱”一句的“乱”字，都是深思熟虑的结晶，和刚才说过的“绿”字、“闹”字一样，均属卓绝千古之字。这些，都值得我们认真学习。
    修改文稿的正确态度应该是：第一，要勇于写作，谦于修改；第二，要严肃认真，一字不苟；第三，要统观全篇，大处着眼；第四，要精益求精，小处着手；第五，要不耻下问，虚心求教。第六，要摒弃偏见，力求客观。
    反复修改之后，要提前把讲话稿送到领导手中，以便于领导查漏补缺，提前熟悉讲话内容，充分准备，从而使讲话达到预期效果。另外，撰稿人还有必要主动听会，感受会场效果。会后主动征求与会者的意见，虚心、诚心地听取各方面对领导讲话的反映，取长补短，以便下一次把讲话稿写得更好。
    下面，我们来了解一下修改的基本方法：
    1.审阅修改法。初稿完成后，起草者本人应从头至尾进行审阅，从字到词，从词到句，从句到段，到全篇的结构布局，发现问题，留下标记，全部阅完，再回过头来认真细致地修改。
    2.通读修改法。自读自改或一人读大家改，在读诵的过程中发现文中语句不通畅、衔接不紧密、表达不清晰及缺词丢字等方面的毛病，随笔修改。领导同志的讲话，采取这种办法最好。
    3.冷藏修改法。文稿拟就之后，暂时搁置一旁，等头脑冷静、思维清晰之后，再拿出来“复看”。这时，有些毛病不需别人指点，自己能很快发现，会有意想不到的效果。这个方法的缺点是对较急文稿不太适用。
    4.讨论修改法。即集体会诊。主要是对一些内容复杂、事关重大的文稿，请熟悉文字或相关业务的同志共同讨论，集思广益，一起修改，这样可以打破个人能力的局限性或认识上的偏执。时间和条件允许，可以发征求意见稿，在较大范围内修改。
    5.特邀修改法。即求助高手。一些政策性强、业务难度大的公文，可邀请有关领导、权威人士进行把关，帮助修改。这样可以使文稿更加可靠、科学、准确。
    那么，我们应该怎样来修改文章呢？
    1.要深入发掘主题。修改的重点是十六个字：“深化主题，增删材料，调整结构，润色文字”。第一，深化主题，既有在原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换。尤其要注意看主题是否符合上级精神，领导意图和本地实际。第二，改动材料。累赘的，要删剪；不足的，要增补；过细的要浓缩；观点与材料脱节的，要调整或改换。第三，调整结构。凡是层次段落不清楚，连结不紧凑交待不明白、开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。第四，润色语言。一是消肿，将多余的段、词、句、字删掉；二是改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份；三是选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。
    2.要认真搞好修辞。讲话修辞的基本要求是四个字：简（不罗嗦），切（不空泛），明（鲜明），尽（无遗漏）。换句话说，就是实现语言表述的准确、鲜明、生动、简练。修辞主要有两种方式：一个是消极修辞，一个是积极修辞。公文写作与文艺创作不同，文艺创作主要是采用形象思维方式，而公文写作主要是采用逻辑思维方式，因而公文写作消极修辞是基本的，积极修辞是争取运用的。消极修辞的主要方法，一是锤炼词语，二是选用恰当句式，使文稿看起来和谐，用起来准确，听起来悦耳。积极修辞主要用描述、替代、引导、变形、排比的方式，使文稿生动，增强感染力。如把引进外资和技术比作“借水行舟、借鸡生蛋、借梯上楼”，把部门协作比作“大合唱”。采用积极修辞时，夸张的方法要慎用，“双关语”要禁用，也不要滥用省略。如自贡杀剂厂的（自杀的）、开封刀具厂的（开刀的）、濮阳职业技术学院（濮阳技院）、在长春市发电报“速来长市”结果去了长沙市等，有的还含有黄色成分，如百亩良田开发办公室（百开办）、（社精办）等，极不严肃，要防止这种用语、用字不规范的现象在公文稿中出现。语言要用准、用活、用响。一篇文稿中，如果有几句叫得响的语言，往往大增其色，甚至会收到意想不到的效果。如“秘书工作”同志提出的“在任何时候、任何情况下，与人民群众同呼吸共命运的立场不能不变，全心全意为人民服务的宗旨不能忘，坚信群众是真正的英雄的历史唯物主义观点不能丢”、“深怀爱民之心，恪守为民之责，善谋富民之策，多办利民之事”，“金杯银杯不如群众的口碑，金奖银奖不如群众的夸奖”，“秘书工作”同志在全国宣传工作会议上提出的“以科学的理论武装人，以正确的舆论引导人，以高尚的精神塑造人，以优秀的作品鼓舞人”，xx大报告提出的“发展要有新思路，改革要有新突破，开放要有新局面，各项工作要有新举措”，xx提出的“情为民所系，权为民所用，利为民所谋。”等。
    使用语言，要注意词义概念的准确，口语与书面语的差别；要区分事物的不同分寸、大小、轻重。比如说一个村庄、企业不可轻言“取得了巨大成就”，一个基层领导同志不可能“作了重要批示”；要注意感情色彩的不同，贺信、慰问信的语言格调就应该热烈，讣告、悼词和语言格调就应该深沉；要用好模糊与周密、全称与特称，在特别情况下，模糊语言往往是最准确、周密的语言，如“取得了一定成绩”、“尚有不小差距”之类，比用量化概念要准确、贴切得多。要重点把好文稿的政治关、政策关、法规关、文字关。重点审核公文的结构是否清晰，语句是否符合形式逻辑，字词使用是否妥贴，标点符号的使用是否正确，人名、地名、时间、引文、数字是否准确，等等。（字词例：汉字象形字很多，稍有疏忽就会出现差错。如“资产阶级、无产阶级”、“路线、线路”，搞错就是政治性错误。又如“史无前例、史无前列”、“选拔干部、选拨干部”等，搞错了是常识性错误。（举例：三等功；邓黄）⑴有一篇报道，原意是“送子服法”，一字用错，将服从的“服”写成降伏的“伏”，从纸面上把人家儿子给毙了。⑵一个广场树着一个牌子，写着“对于发现践踏草坪者，罚款50元”。⑶又如，古时一人骑马不慎踏死了人，别人告他的罪状是“跑马踏死人”，眼看性命难保，有人为他着想，取笔在状纸上一勾，变成“马跑踏死人”。这样，主犯由人变成了马，罪行减轻，免于一死。⑷还有，太平天国时曾国藩镇压太平军，连吃败仗，上奏时幕僚写道：屡战屡败。曾看后怕在皇帝面前吃罪，提笔一划，改成屡败屡战。这样，意思就有了很大不同。⑸再如败在一个字的战争。据史料记载，1930年4月，阎锡山、冯玉祥结成反蒋联盟，预定在沁阳会师聚歼在河南的蒋军。冯的参谋拟制命令时，误将“沁阳”写成“泌阳”，一个在焦作，一个在驻马店，一北一南相隔数百公里，结果会师不成，反被蒋介石分割包围而打败。仅仅多了一撇，冯阎兵败中原。否则，也许中国的历史就要重写。⑹抗日战争时期（1944年11月），中国军队和侵华日军在柳州展开激战。27日，日军进抵距贵州边境约20公里的六甲地区。美国第六航空队奉命出动b-29轰炸机前去轰炸那里的日军。可是机场译电员误将“六甲”译成了“六寨”，而六寨却是国民党第四战区司令长官张发奎的司令部所在地。当17架美军战机飞临六寨上空时，当地军民兴高采烈地走出家门，向盟军飞行员挥手致意。然而，美军飞机回报他们的是一颗接一颗的炸弹。这次误炸夺去了1名中将、2名少将、200多名上校以上军官、800多名士兵和5000多名平民的生命，可以说是一字引来灭顶之灾。这都充分说明用词用字的重要性。另外，标点符号的使用也很重要。标点符号例：(1)一个媒人介绍

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