公司公文写作要则

公司公文写作要则

总体而言，公司公文写作应遵循以下几点基本要求：合法、求实、合体、严谨、规范。公文内容与形式必须符合上至国家、下至公司内部方针政策、法规以及有关规定，具有合法性；求实，即要实事求是、讲究实效；合体，即公文主题明确、结构完整、格式规范。严谨，即要求公文结构须严密有序，避免产生歧义；规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用都应符合有关规定，运用规范的现代书面语言，排斥使用口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等，符合语法规则和逻辑，句子含义完整确切，具有较强的独立性，便于受文者全面理解和准确执行。
    一、行文规则的基本内容
    为确保公文迅速、准确地在公司内外传递，避免行文紊乱，公司有关部门应遵循相关规定，制定行文方向、行文方式的有关准则，这就是行文规则。基本内容包括以下几个方面。
    （一）根据机关之间的工作关系准确行文各机构的组织系统、归属、职权范围决定机构之间的工作关系，机构之间的工作关系又决定着公文传递的方向。即处于领导、指导地位的上级机构向被领导、指导的下级机构主送下行文；被领导、指导的下级机构应向上级领导、指导机构主送上行文；具有平行关系或不相隶属关系的机构之间相互主送平行文。
    （二）选择适宜的行文方式，一般不得越级行文行文方式是指机构之间公文传递的形式，分为逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等。对外发文，应考虑需要和可能的条件，选择适宜的行文方式。
     1．逐级行文。为了维护正常的领导关系，存在隶属关系或业务指导关系的机构之间应采取逐级行文的方式，按级逐渐上报或下发文件，即只对直属上一级机关或下一级机关制发公文，如果需要，再由上一级或下一级机关转发。
     2．多级行文。为加快公文传递，在必要时可采取同时向若干层级的上级或下级机构制发公文，包括直达基层组织和向公司全体员工公布。
     3．越级行文；为了维护组织或专业系统中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脱节、被动或抵触，一般情况下避免越级行文。只有在下列情况下才采用越级行文：情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；经多次请示直接上级和抄送机关，问题长期未解决；上级交办，并指定直接越级上报的具体事项；出现需要直接询问、答复或联系的具体事项；控告、检举直接上级等。因特殊情况越级行文时，一般应抄送越过的机构。
     4．直接行文。同级或其他不相隶属的机构之间相互行文时采用。行文不受系统归属与级别层次的制约。
    （三）正确选择主送与抄送机构
    除普发性公文之外，一份公文通常只选择一个主送机构，防止由于多头主送而贻误处理。下列情况时，在向主送机构发文时，应同时抄送：对下级的重要发文应同时抄报直接上级机构；受双重领导的机构向上级请示，应明确主送、抄送机构，由主送机构答复；上级向双重领导的下级行文，必要时应抄送另一上级；公文内容涉及有关机构的职权范围，需相关机构配合时，应抄送。如属下列情况，则不得抄送：请示在上报同时，不得向下级抄送；接受抄送的机构不得再向其他抄送；与公文办理无关的机构不得抄送。
    （四）联合发文时，作者应是同级部门并须对有关问题协商一致因公司业务，公司内部两个或两个以上部门横向联系较多，行使职能时可以联合行文。但联合行文的部门级别层次须相同或相近。同时，为维护公司管理一致性，联合行文前须就有关问题协商一致，不得以自己部门单方面意见各自向下行文。
    （五）严格控制公文数量，简化行文手续机构行文必须注重实效，坚持少而精的原则，可发可不发的坚决不发；经批准在报刊上全文发布的可不再行文，必须印发的要控制数量与范围。上下级各业务主管部门应尽量对口行文，简化手续，以提高管理效率。
    二、公文特殊表达要求
    （一）时间概念的表达
    除不必或不允许精确表达外，须确切表达时间，完整标明年月日，特殊时需标出时、分甚至秒；避免使用“今年”、“明天”等需借助其他时间概念才能准确理解的时间代词；禁止使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界线的词语；年份一律使用全称，如需有关历史年号时，先写公历年份，再将历史年号置于圆括号内。
    （二）空间概念的表达
    在专用名词中，城市、地区、县、乡等名称首次出现时，如属于国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属盛自治区、直辖市的名称。所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称（包括标准译名），一般不使用别称，国内地名不用简称。除出于特殊需要，或表达对象在文中无重要和必要意义之外，公文中的空间概念大都需精确表达，慎重使用表示处所的代词，以防止误解或费解。
    （三）数量概念的表达
    表示数量时一般应使用阿拉伯数字，特殊情况下用汉字。同一文件中同类数量的表示方法，应前后一致。除在特殊情况下使用约数、概数外，公文中的数目概念应用精确数字表示。表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。在“增加、上升、扩大”或“减少、降低、缩斜等词语后面有“到、至”等字样的句式与后面带“了”或不带“了”字的句式，语意差别很大，使用时务必谨慎。若需用“以上”、“以下”等词表示数字分界时，为使界线划分清晰准确，应以各种方式注明本数是否包含在内。注意数词“两”的使用，“两”不能做序数，也不能用以表达没有零头的多位数。
    量词中的度量衡单位必须使用国家法定计量单位和国家公布的中文名称。
    如文中须出现历史上使用的、外国使用的或地方性的单位（如石、斗、磅、英寸等）时应折算成国家法定计量单位，并加以说明。使用复合量词时，如词语不常使用，应加注简要说明。
    （四）职务、姓名的表达
    各种职务、姓名应以全称出现。当某人担负多种职务时，只列出与文件内容有关者。需列出某人两个或两个以上职务时，国内的应按先党内、后党外，由大到小排序，国外的应尊重对方习惯或双方需要。国外人士的译名、职务应以国家公布的标准译名为准，如无标准译名应注意在有关文件中使用同一译名，译名后一般应用圆括号注明其外文名称。若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时．应按职务高低、姓氏笔画、姓氏字母的规定排序，与事情相关的程度、归属等标准构成排序。
    （五）程度概念的表达
    表示程度的成分往往构成公文关键性部分，表达不当就会造成失实、失误。
    公文中表达程度的关键是选用各种副词、代词。“很、极、最、更加、极其、非常、尤其、十分、过于、特别、比较、多么、大致”等副词，“这么、这样、如此”等代词都可以表示程度。选用这些词语时应注意与客观实际符合，务求恰到好处。在公文中常需对肯定或否定的程度加以表述，注意把握分寸。
    （六）范围概念的表达
    在现代汉语中，表示全部或部分的词语，分别为一些副词、数量词以及名量词的重叠形式，如“所有、一切、全部、任何一个、总共、人人”等就可用于表示全部。而“有些、有的、一些、部分、少数、多数、接近半数、百分之几”等则用于表示部分。在使用上述词语时应注意：当事物是被全面肯定或全面否定时，才能用表示全部的词语，稍有保留或无法最终确定时，只能用表示部分的词语。公文中表示部分时，常要求精确，此时应使用词义精确的词语，不能在一个语句中同时出现表示全部或部分的词语，前后出现的表示范围的词语不能自相矛盾。

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