树立四种意识做好新形势下秘书工作

    一、学习意识
    秘书人员不仅要熟练掌握办公室文秘基本知识，如办文办会、办公礼仪等，更重要的是树立主动学习的意识，养成随时随地学习的习惯，处处留心做个有心人。平时工作中发现某份文件写得很精练，某篇领导讲话稿写得很有水平，某个新闻稿写得很出彩，可以及时复印下来进行学习。与同行在一起交流时，应当有意识地与他们分享工作中成功的经验，商讨有待改进的不足之处。到外单位开会时，应当思考如果是自己组织会怎样安排，别人有什么做法值得借鉴等。有机会陪同领导一起参加活动时，要注意学习领导的思考方式和讲话风格，比如有的领导说话喜欢口语化多一点，有的喜欢在结尾用排比对仗，有的喜欢长短句结合，有的喜欢引经据典等，平时工作做细了，在撰写领导讲话稿时就会有的放矢。不仅如此，还要学习站在领导的角度想问题，站在领导的层面看问题，不断提升自己的眼界和格局。
    二、效率意识
    秘书人员要牢固树立效率意识，加强“三项管理”，不断加快工作节奏、提高办事效率。
    1、加强信息管理。充分利用现代信息管理工具，做好通讯录的整理工作。如将办公设备、鲜花水果、印刷厂、物业维修、记者、饭店等电话号码分别归类，做到常用电话号码熟记于心，非常用电话号码即查即得。适时做好大事记工作，如领导参加重要会议的时间、地点、人员，单位职工人事变动事宜等，以便于临时查用和年底汇总。坚持做好工作备忘录，办公室琐事和临时事务多，秘书人员经常会在做一件事情时，被临时打来的重要电话或领导交办的重要工作打断，如果不能及时将待办事宜记录下来，很容易误事和出现差错。
    2、加强分类管理。一是将办公资料分为需要的和不需要的，及时处理不需要的物品。将需要的物品分为马上要用的、暂时不用的和长期不用的，合理摆放位置，使寻找时间为零，提高工作效率。如政策、制度类的资料会经常查阅，可以放在办公桌伸手可及的位置。二是将待办的工作任务按照重要性和时间紧迫性分类，做到紧急事项立即办、重点事项重点办、日常事项规范办。三是将办结的工作按照性质合理地归类，方便日后查询。有条件的单位可将常用资料用数码相机拍摄后，制作成电子文档或电子书籍存放在电脑里，方便查找。
    3、加强时间管理。综合利用整片时间，根据各单位实际情况，在下午或下班前的一两个小时做一些综合性的文字工作或比较复杂的工作；合理利用零散时间，做一些琐碎的事务性工作。不仅如此，要积极当好领导的“外脑”，为领导挡去不必要的应酬和接待；认真做好领导的“助手”，协助领导按轻重缓急、分门别类地处理好有关事务，为领导节约宝贵的工作时间。
    三、总结意识
    秘书人员应该善于总结，使总结成为一种习惯。会总结才会提高，有总结才有进步。比如一场综合性的会议结束以后，可以思考会务接待中，在外地参会人员的接站、会议报到、住宿引导、就餐安排、参观考察等方面，哪些细节让与会人员感到宾至如归。可以回顾会场布置中，在会标悬挂、席卡排列、鲜花摆放、音响测试、会场屏蔽、茶水供应、材料分发等方面，哪些地方还存在着小的缺憾，有待改进。可以总结会议交流中，哪些做法体现了本单位的工作特色，哪些地方展示了本部门的精神风貌等。又如，一个工作年度内，各个阶段性重点工作完成以后，可以及时总结经验做法，分析存在不足。这样既利于工作的延续，又便于年底进行回顾总结，还可以避免出现遇到紧急任务时，加班加点开夜车赶材料的现象。再如，完成一篇领导讲话稿以后，哪些地方得到领导肯定，哪些地方被领导修改过，为什么被修改等，都应该认真分析，总结提高。
    四、责任意识
    秘书人员应当树立强烈的责任意识，坚持高标准、严要求，认真负责、一丝不苟，严谨细致、慎微务实，出色完成本职工作，实现自我价值。一是对重要的事情要一抓到底。比如重要的会议通知，如果不能直接通知参会领导本人，而是通过他人转告，就应该再次跟踪落实，而不能放手不管。同样，重要的物件资料要亲手交给当事人，切不可随便托付他人。二是对看似寻常的小事不可马虎。比如装订会议材料，尽管事情简单，但工作量大，稍有疏忽一份装错，就可能使整个会议不再圆满。

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