购买办公用品申请书

更新时间： 2022-03-03

一、目的及适用范围
1、厉行节约，杜绝浪费，物尽其用；
2、公司所有办公用品的申购、领用、发放等相关事项均适用于本办法；
二、管理组织
1、公司财务部负责公司办公用品、耗材的采购、保管、发放、费用分摊及报销
2、各部门根据财务部领用标准提报并领取使用；
三、管理内容
1、办公用品的申请
（1）、各部门指定专人负责部门内办公用品及耗材、设备设施的管理使用，个人用品由本人负责；在每月10日和20日前根据本部门需要，填写《办公用品领用申请单》（附件1），经过部门领导同意后，转财务部；
（2）、财务部资产用品管理人根据个人办公领用标准及办公用品库存情况，确认各部门领用数量，汇总核算，报总经理同意后，转财务部指定专人（资产采购专员）管理组织采购进货；
2、办公用品购置
（1）、采购专员购买到位后组织验收，办理入库手续，填写《入库单》（附件2）。
（2）、办公用品原则上由财务部统一采购。
（3）、财务专用办公用品由财务部自行执行采购，但申购、入出库手续必须遵守相关采购审批和领用规定。
3、办公用品的入库
（1）、资产管理专员根据《入库单》所列物品与所需采购物品核对，并清点入库，填写《办公用品库存台帐》（附件3）。
（2）、资产管理专员应每月对库存办公用品进行盘点，做到帐物相符；
四、办公用品的领用保管；
1、资产管理专员在入库完成后，联系各部门办公用品领用人领取。；
2、属于需临时支领的办公用品，经总经理批准后，报财务部按实际需要或标准核定后领取，办理出库手续；
3、对于大件器具类办公用品，各部门应本着多人合用原则组织领用；同时确定使用人。
4、如因工作调动或离职，须按公司规定将个人保管的所有办公用品（耗材除外）全部交回财务部，需要本部门继续留用的，确定使用人，便于财务部门跟踪办公用品的使用情况。
五、机器耗材（配件）管理
1、公用办公机具、耗材、配件使用购买，由行政助理在每月《办公用品申请单》中的填写。
2、计算机配件如显示器、键盘、鼠标等出现故障需要更换的，由人事行政部确认不能维修的，可报财务部门申请办理领用手续，并将已坏配件归还财务部。
3、对于打印机、传真机耗材，各部门应本着节约原则，提前作出需求计划，通知财务部；同时财务部作为管理部门，应对相应耗材的使用情况有详细了解，对于常用、耗费量大的物件作合理库存。
4、资产管理专员对以上机器耗材（配件）同时也应建立台帐进行管理。
六、办公用品及耗材的盘点及费用分摊
1、资产管理专员每月末应对库存物品进行盘点，保证库房物品帐务相符。
2、资产管理专员在每月30日前应对办公用品、耗材按各部门领用情况，将费用分解到各部门，进行费用核定，填写《办公用品、耗材报表》（附件4），明确各部门费用。同时财务部将《办公用品、耗材报表》中的各部门费用抄送各部门负责人。
3、库房管理：库房物品必须名目清晰、摆放整齐，非库房人员，未经许可不得进入库房。
4、报销：财务部部采购人员以《物品申购单》、《入库单》、《办公用品、耗材报表》作为报销依据进行报销。
七、相关说明
1、对于不能按时提报办公用品月度申请表的部门，财务部有权认为该部门当月无办公用品申请，不予采购相应用品。
2、部门申请物品或金额超过计划标准，财务部有权取消相应金额的申请数量。
八、附表
1、《办公用品领用申请单》（部门填写转财务部）
2、《入库单》（资产管理专员）
3、《办公用品（耗材）库存台帐》（财务）
4、《办公用品、耗材报表》（财务）