机关公文主题词标引基本知识

　　公文的主题词是适应机关办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文标题选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。公文主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院公文主题词表》。此外，各地区和各行业都结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。

　　一、什么叫主题词、主题词表和检索语言

　　(一)主题词。主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。

　　主题词分正式主题词和非正式主题词。

　　正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。

　　(二)主题词表。主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。

　　(三)《公文主题词表》。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。

　　(四)检索语言。检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一种人工语言，它是存储、查找文献的共同依据，也叫标引语言。

　　检索语言又分为分类语言和主题语言。

　　分类语言的概念。是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标识符号，以基本类目作为词汇，以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。

　　主题语言的概念。是以直接论述的事物、对象为依据，以自然语言为基本词汇，以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。

　　二、为什么要标引公文主题词

　　(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。

　　信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。

　　主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。

　　(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。

　　办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。

　　办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。

　　(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。

　　档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。

　　办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。

　　(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。

　　三、《公文主题词表》的体系结构

　　《公文主题词表》由范畴表、字顺表、附表三大部分组成。

　　（一）范畴表。范畴表又称分类表，它根据公文的主要内容和职能部门的分工划分若干范畴，将字顺表中所列款目词按词义归入有关类目，满足按类查词和按族性检索的要求。

　　范畴表设两级类目，一级类目19个，用一个汉语拼音字母标识。二级类目70个，用两个拼音字母标识。

　　（二）字顺表。字顺表由正式主题词与非正式主题词款目(词单元)、款目词的汉语拼音、范畴号和词的参照关系四部分组成，个别词还有注释。

　　①汉语拼音。注上汉语拼音主要是便于按音排序和按音查词。

　　②款目词。款目词单元按汉语拼音字顺规定的同音同调同形排列，起排列和查找作用。

　　③范畴号。范畴号即每个款目词所属的分类范畴编号。这是字顺表与范畴表联系的渠道，通过范畴号可以在范畴表中查找与该主题词同属一个类别的相关主题词。

　　④参照关系。参照关系有等同关系、属分关系和相关关系三种。

　　等同关系指两个以上概念相同或相近的主题词之间的关系，也叫用代关系，用“y”表示正式主题词，用“d”表示非正式主题词；

　　属分关系指概念上具有隶属关系的主题词之间的关系。不同隶属关系主题词分别用“f”、“s”、“．”、“．．”和“z”表示。“f”是下位词指引符，该词之后的主题词为下位词，用“．”、“．．”表示，黑点多少表示词的等级，黑点越多表示该词越专指；“s”是上位词指引符；“z”是族首词指引符，同时带有“*”号。

　　相关关系指主题词之间具有的交叉、对立、矛盾、对应等相互参照的关系，用c表示。

　　（三）附表。附表有三个，内容为：组织机构名称表；中国地区名称表；世界各国和地区名称表。附表中的主题词与字顺表中的主题词具有同等效力。

　　四、怎样标引公文主题词

　　（一）主题词标引程序“三步”走

　 　第一步：审读文件，分析主题。首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。其次分析主题。首先看一篇公文标题是单一型的主题还是多个主题，单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。分析主题重点是主题结构分析。即分析主题里面的主要成分和次要成分，以及它们之间的关系。

　　第二步：提炼、转换主题概念。经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。

　　对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。查表取词的主要途径：（1）直接查字顺表，适用于析出的主题概念与主题词表的词一致或接近。可以用拼音、也可用部首来查。（2）查范畴索引。主要适用两种情况，一是公文主要内容集中于某一范畴，为提高标引效率，可先查范畴索引；二是主题概念一时找不到合适的词，但范畴比较明确，也可查范畴索引。（3）查词族索引。适用于查比较复杂的主题概念时，从复合主题的某一词素入手，克服复杂主题查找时词汇形式难以确定的困难。

　　第三步：标引记录，审核校验。主题词成功转换后，根据《国家机关公文格式》规定，将主题词标注在公文末页下部抄送栏目左上侧。词目之间空一字，不用标点符号，按主体、通用、空间、时间、文种等要素，依次进行着录。

　　在结束主题词标引之前，必须对标引结果进行审核。审核的主要内容有：（1）主题概念提炼是否准确、全面，有无漏项；（2）主题词的转换是否符合标强规则和组配规则；（3）同类型公文所选用的主题词是否一致；（4）标引记录有无遗漏等。如发现问题，及时纠正补救。

　　（二）主题词标引“三要”

　　一要准，即主题词的标引对公文的内容揭示要准确，包括两个方面的内容：（1）在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼是否准确；（2）对分析出来的主题概念转换成主题词准确。

　　二要全，标引主题尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。黄委系统公文主题词最大标引深度不超过7个。

　　三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭示主题概念精度的一个重要因素。

　　（三）主题词标引“三不”

　　一是不能使用表外词。有很多人在标引主题词时，往往都是从标题中抽取几个关键词进行标引，根本没有使用主题词表转换，致使标引的主题词出现了表外词，这是主题词标引的大忌。

　　二是不能颠倒顺序。主题词的标引按照主体、通用、空间、时间、文种五大因素的顺序排列。但是有很多人都是依据公文的标题，从前向后依次标引。

　　三是不能字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成二个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，切忌避免字面拆分。

　　五、标引工作中一些具体问题

　　(一)主题词的排列

　　反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文部分(分述)内容的主题词在后。

　　在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。

　　作为自由词标引的地名(组织机构名)、时间、人名等，应置于表现公文内容的主题词后面，置于表现公文形式的主题词前面。同时出现在同一公文中，则按地名(组织机构名)、时间、人名的顺序排列。

　　(二)文种的标引

　　文种作为正式主题词，标在所有主题词的最末位。在转(印)发类型通知中，被转(印)发的公文的文种可不作为主题词标引。但如果被转(印)发的公文属法规性质，其名称为条例、规定、办法等，则应作为主题词标引。

　　(三)标点符号的标引

　　公文主题词一般不应出现标点符号。

　　在《公文主题词表》中带有标点符号的正式主题词，应予保留。因为这些标点符号有特殊功能，删去后容易引发歧义。

　　自由词标引时一般不要带标点符号。

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