公文的催办

 
     催办，指对公文承办过程所实施的督促与检查的活动，即对公文办理决策执行情况的反馈信息，防止办文的迟缓与延误，促进公文效用尽快而有效地实现。
    催办工作通常是由本机关的文秘部门（人员）负责催办，此部门负责一个机关文书工作的组织与运转，是各种信息的枢纽，能从整体上全面系统地把握机关各项管理活动，有助于发挥公文催办工作的作用。针对特别重要公文，也可由各级领导人亲自负责。
    1．催办不仅仅指公文承办环节的催办，作为一项监督检查机制而设立的控制环节，催办工作应包括对收文拟办、批办及承办等各个环节的督促检查。只是承办工作一个环节高效完成，拟办、批办等环节却延误、拖拉，仍然无法确保整个公文办理的及时、高效；只有公文办理的所有环节都作到科学、合理、及时、准确，才能保证整体高效、经济。因为公文办理是一个完整的有机系统，是各个环节之间彼此关照、相互联系的统一体。
    2．催办工作是有特定的对象的，并不是所有的公文都需要催办，需要催办的公文有：上级领导、本机关领导交办的事项或需要办复的公文；同级或其他不相隶属机关要求答复与办理的事项；下级机关的请示；会议决议中需要办理落实的重要事项；人大代表的议案和政协委员的提案；重要事故、事件、人物等专案的处理；人民群众来信来访要求答复与处理的重要事项。针对这些不同种类的公文可以采取不同的方式方法。
    根据其内容、对象、手段的不同，催办的形式可以多种多样：
    1．就催办对象而言，催办的形式可分为以下两种：对内催办，是指针对收文，对本机关各承办部门的公文办理工作进行督促与检查；对外催办，是指针对本机关的发文，是对本机关的发文在受文机关进行办理情况所进行的催询或检查和督促。
    2．就催办手段而言，催办的形式可分为以下几种：文字催办，即以发催办单或便函的形式进行催办；登门催办，指催办人员登门走访口头催询，会议催询；通讯催办，利用电话、电报、电传、电子邮件等手段进行催办。
    3．依据公文紧急和重要程度，可将催办形式划分为：跟踪催办，对紧急公文紧随其后督促办理；重点催办，    对重要公文应将其放在突出位置重点催促办理；定期催办，对一般公文设定固定的时限（如规定每5天催办一次）按时督促办理。
    催办的具体方法：
    1．选择催办方式。根据公文的实际情况选用如口头催办。电话催办、电子邮件等经济、高效的催办形式，切忌事无大小、不分缓急一律选用文字催办方式。通常应至少提前一、二天查询、督促有关承办部门，保证公文在有效时限内办毕。催办中，及时督查、及时反馈，无论是成绩与经验，还是失误与教训，均应如实反馈。催办人发现自身确实无法解决的问题，应及时向领导汇报，请求指示，以便及时、准确、有效的办理公文。
    2．填写《催办登记表（单）》。为了备查，催办应予登记，其登记方法有：簿式登记，即文秘人员分送公文时，同时填写一张催办单，注明承办要求（如“请于×月×日办毕），随公文一起交给承办人；催办卡登记，即填写一式二联的催办卡，一联附在公文前发给承办单位，另一联催办部门（人）留存备查；电脑登记，即将催办事项输入电脑，同时填写一份催办单，随公文发给承办单位，催办时限一到，电脑会自动显示当天需催办的公文。
    3．建立反馈机制。建立目标并具体落实为其提出的要求和标准，以灵敏及时的反馈机制迅速将反映监督对象的实际情况反馈回文书处理部门或有关领导，比较反馈的信息，找出存在的问题和差距，请示有关领导或会同有关方面经协商形成解决问题的办法，指导或帮助承办或执行公文精神的部门解决问题，完成公文的办理工作。
    4．注销办结公文。催办人员应在《催办登记表》登记栏中简要注明公文办理的方式、公文办毕的时间等情况。《催办登记表》的参考格式如下：

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