公司印章管理办法

公司印章管理办法（通用3篇）

　　印章管理办法

　　第一条  目的

　　规范公司印章管理，降低公司经营风险，保障公司合法权益。

　　第二条  适用范围

　　（一）本办法适用于本公司。

　　（二）本办法所称印章包含公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及其他银行开户预留印鉴和其他对公印章。

　　第三条  印章制作

　　公司依法注册后，应按当地政府及部门规定的款式及尺寸申请刻制公司公章、财务专用章、发票专用章及合同专用章等各种对公印章。

　　第四条  印章保管

　　（一）公司公章、合同专用章由管理部统一管理。

　　（二）发票专用章、财务专用章及银行其他预留印鉴由财务负责人保管。

　　（三）印章保管人休假、出差，应委托专人保管印章。

　　（四）印章保管人调动、离职，应办理印章移交手续。

　　（五）各种对公印章原则上不得带出公司，若确因工作需要，应由申请人出示借据，标明借用时间及用途，并经部门负责人及公司负责人批准后方可带出。

　　（六）若因保管不善导致对公印章遗失，应立即向部门及公司负责人汇报，并依法公告作废。

　　第五条  用章审批

　　（一）使用公司公章、合同专用章前，应由申请人填写《印章使用审批单》，由总经理予以审批。

　　（二）发票专用章、财务专用章及银行其他预留印鉴的使用由财务负责人负责审批，并同时知会总经理。

　　第六条  印章使用

　　（一）未经公司董事会批准，任何人不得为任何具有担保、抵押性质的文件加盖任何印章。

　　（二）公司公章主要用于客户对账、往来公函、对政府主管部门报送的文件、报表、证件办理及其他法定要求。

　　（三）合同专用章仅用于对外签署的各种合同或协议；除非客户明确要求应加盖公章，否则所有合同均应加盖合同专用章。

　　（四）财务专用章主要用于银行预留印鉴、银行票据盖章、收款单据盖章及其他法定要求。

　　（五）法人代表印章原则上只能用于银行预留印鉴及其他法定要求。

　　（六）发票专用章仅用于公司依法对外开具的各种发票及发票清单。

　　（七）使用公司公章、合同专用章、财务专用章及法人代表印章时，应由盖章人及时、规范填写相应的《印章使用登记表》。

　　（八）《印章使用登记表》应作为重要会计档案装订，规范保管。

　　印章管理办法

　　为保证A公司(以下简称“股份公司”)公章、合同专用章、法人章、投标专用章、财务专用章、项目部印章(以下简称“股份公司印章”)以及各分子公司公章、子公司(含三级子公司)合同专用章、分子公司项目部印章、法人制、财务专用章(以下简称“分子公司印章”)使用的合法性、规范性与严肃性，有效地维护公司利益，在总结现行用印惯例基础上，制定本办法。

　　除上述提到的印章之外各地区(子)公司不得自行刻制任何印章(含部门印章)。

　　下文中的地区公司：指单独经营、独立核算、自负盈亏由目标责任人经营管理的子公司。

　　第一章总则

　　第一条[审批及登记制度]

　　未经审批程序并进行使用登记，一律不得使用印章。

　　违反审批以及登记制度而使用股份公司及各地区公司印章所出具的书面文件，将对未经审批或登记擅自使用印章者个人追究法律责任。

　　第二条[审批]

　　股份公司公章的使用应当由申请盖章的部门报其主管的副总裁(地区公司应当报送董事长)批准，证券法务部认为必要时(包括但不限于文件涉及的金额、诉讼、工程结算等重大事项)有权请示证券法务部主管副总裁核准。合同章的使用根据股份公司《合同管理制度》进行审批。

　　子公司印章的使用应当由使用人提出申请，经地区公司董事长最终批准;地区公司按月将使用记录报证券法务部备案。

　　分公司印章的使用应该由使用人申请，原区域公司总经理批准后方可使用。

　　地区公司使用股份公司印章，先由使用人提出申请，由地区公司董事长批准后方可用印，但证券部法务部认为有必要经过主管副总裁的审批，经主管副总裁审批后方可用印。

　　第三条[登记备案]

　　股份公司印章使用一律执行登记制度，应当在本办法规定的《公章使用登记表》、《合同章使用登记表》、《公章带出审批记录》中注明用印事由、数量、是否使用法人章、申请人、批准人、经手人、用印时间等相关事项。

　　地区公司印章的使用应当按照《地区公司印章使用登记表》进行使用登记，印章管理人员应按月将使用登记表交至证券法务部备案。

　　第四条[印章管理部门]

　　股份公司印章由股份公司证券法务部保管，并根据本办法进行使用管理，包括审核、登记、备案等，A股份公司总经理直接负责监管证券法务部印章管理。

　　地区公司印章应由地区公司董事长指定人员来管理，并根据本办法进行审核、登记、备案;印章管理人员必须接受地区公司董事长及证券法务部的不定期检查。

　　分公司印章负责人为所属地区公司董事长，印章由所属地区公司董事长指定管理人负责保管并安排登记、使用。

　　所有印章在刻制后三日将印模(印鉴)提交证券法务部存档备案。

　　《公章使用审批表》、《公章使用登记表》、《地区子公司印章使用审批表》、《分公司印章使用审批表》、《合同章使用登记表》、《公章带出审批记录》由证券法务部制定，各相关部分进行实时登记，并保存其上的原始用印纪录。

　　第二章股份公司印章

　　第五条[公章使用审批特别程序]

　　使用和加盖股份公司公章除了根据本办法第二条进行审批并提交《公章使用审批表》及附所盖章文件关键页扫描件由证券法务部备案外，对于下列事项还需要提供相关文件：

　　1、[工程投标]各区域公司为承揽工程而进行初次投标，在加盖公章之前应当在股份公司市场营销中心办理备案登记，并OA系统审批后前往证券法务部进行投标盖章、封标。

　　在投标过程中，出具各种关于工程质量、进度、安全以及有关合作条件(如付款方式)方面的承诺函件，应当经由地区公司董事长签字确认。

　　2、 [工程施工过程文件]各地区公司针对在施工程存在的情况和问题，与建设单位或者总包方达成的商务洽商文件、补充协议，涉及工程价款、工程量变更、结算方式，在加盖股份公司印章之前应当经由地区公司董事长在前述文件中签字确认。

　　各地区公司对于在施工程的工程进度、施工质量、售后服务等关系及公司利益事项做出书面承诺，如果需要加盖公章，应当经由地区公司董事长在该文件上签字确认(必要时应当上报证券法务部主管副总裁审批)。

　　各地区公司对于在施工程需要与总包方签订的安全生产管理协议、消防安全管理协议、环境保护协议等相关协议或与安装队(安装公司)签订的安全生产管理协议，如果需要加盖公章，应当经由股份公司工程质量安全部备案登记，并通过OA系统审批后前往证券法务部进行盖章。

　　各地区公司对于供应商、安装队(安装公司)的付款方式、产品质量等做出书面承诺，参照本条第二款执行。

　　3、 [工程结算文件]各地区公司与建设单位或者总承包方办理工程结算应当加盖股份公司公章，该结算文件应当事先经过地区公司内部审核(必要时由审计监察部参与审查)，并由地区公司董事长在结算文件上签字。

　　各地区公司与安装队(安装公司)办理劳务结算，需要加盖公章的，应当依照公司其它相关制度进行审核通过并由地区公司董事长在结算单上签字确认。

　　4、 [合同文件公章]股份公司职能部门或者各地区公司对外签订各种合同需要加盖公章的，应当事先按照《合同管理制度》进行评审，并由主管副总裁或地区公司董事长在该合同文件中签字署名。

　　5、[职能部门发文]

　　股份公司各职能部门以股份公司名义进行内部发文应当按照总裁办公室的规定进行相关的审批流程，并持有该审批文件。

　　第六条[股份公司公章借出]

　　1、[借出审批和登记制度]股份公司印章原则上不得借出。重要且紧急情况下借出应当办理借出手续，应当通过《公章带出审批纪录》表由借出人所在部门的主管副总裁及证券法务部的主管副总裁签字批准，并在表中进行登记。携带公章外出，至少要两人以上同行。

　　2、[实时联系与及时归还]

　　印章借出人应当在证券法务部留下联系方式(手机号码)，保持实时联系，便于证券法务部可以根据具体情况安排印章使用。

　　印章借出人应当确保印章安全，并按照本办法使用。

　　印章借出人应当按照约定归还股份公司印章，并在《公章带出审批纪录》署名纪录具体归还时间(精确到分钟)、印章用途以及加盖份数。

　　印章出借人在未经主管副总裁和证券法务部允许的情况下不得随意加盖任何文件、资料等;如印章出借人未遵守上述规定，由此引发的后果全部由出借人承担。

　　第七条[合同章使用制度]

　　1、[合同章使用审批]

　　根据《合同管理制度》进行相关审批并经由关负责人在OA流程签字通过评审的合同方可加盖股份公司合同章。

　　2、[合同章使用登记和备案]

　　加盖公司合同章应当由证券法务部对合同进行编号，并且由业务经手人在《合同章使用登记表》中进行盖章登记以及合同原件归还登记。

　　证券法务部应当按照《合同管理制度》的要求对加盖了合同章的合同催促归还并备案。

　　各地区公司对加盖合同章的生效合同(文件)必须在5日内将原件交回证券法务部备案。

　　第八条[法人章审批具体程序]

　　在签署各类合同以及对外出具书面文件时，根据情况审慎使用法人章。公司法人章使用审批与登记制度依照本办法第二条、第五条和第七条办理。

　　第九条[投标专用章使用管理办法]

　　公司经营区域逐步拓展，为提高工作效率，股份公司决定授权外埠经营的地区公司持有和使用“A公司投标专用章”。

　　地区公司刻制投标专用章之前应当由地区董事长向股份公司市场营销中心、证券法务部提交书面申请，经过股份公司市场营销中心主管副总裁和证券法务部主管副总裁准批准后方可刻制、使用，必要时由股份公司出具授权文件，授权该投标专用章使用权限和法律效力。

　　地区公司董事长作为各自投标专用章的管理人和责任人，可以授权下属工作人员代为实际保管，负责使用及登记等事项。

　　地区公司为承揽工程而进行投标，在加盖投标专用章之前应当在股份公司市场营销中心办理备案登记，并经地区公司董事长批准。

　　地区公司使用投标专用章应当按照本办法第三条的规定进行登记。

　　第十条[股份公司项目部印章管理]

　　股份公司各区域公司因业务需要，可以刻制工程项目部印章;在刻制项目部印章之前必需由项目经理、项目部负责人、地区公司工程总监、董事长、证券法务部、股份公司工程总监批准后方可自行刻制。

　　项目所在地区公司必须在印章刻制完成后二日内到证券法务部备案并选定印章保管人员。

　　项目部印章使用必须要进行登记，每月末将印章使用登记记录由保管人员向证券法务部备案。

　　项目部印章仅限于工程现场往来文件收发、资料报验使用，在加盖项目部印章之前应当征得项目负责任、地区公司工程总监的批准、同意。

　　所刻制的项目部印章待项目通过四方验收且上报完成竣工资料、结算资料后交回股份公司工程管理部。

　　刻制项目印章必须刻制有“A公司x项目部印章仅限文件收发、资料报验使用”。

　　第三章分子公司印章管理

　　第十一条[一般规定]

　　分公司刻制印章应当经过股份公司批准，分公司的印章(公章、合同章、负责人名章、财务章)由所属地区公司董事长指定专人统一保管。

　　分公司所属地区公司董事长是印章的责任人，印章管理人员须于每月末将当月用印登记记录报股份公司证券法务部备案。

　　分公司印章使用首先由所属地区公司经营副总、总经理审批，之后上报至地区公司董事长处审批，通过后方可用印。

　　第十二条[子公司印章管理]

　　1、[刻制审批]

　　依法注册的子公司，可以刻制子公司印章(包括公章、合同专用章、法人章、财务专用章)，但必须在依法向公安机关申请审批。

　　2、[印模备案]

　　子公司应当在其印章刻制后3日内将印模1份提交证券法务部备案。

　　3、[使用审批和登记]

　　子公司印章的使用，应当由法定代表人签字审批后，报地区公司董事长审批。对于文件所述内容涉及的金额较大(工程合同20__万元以上)或地区公司认为有必要经股份公司证券法务部及各副总裁审核，应当在盖章前三日内上报股份公司证券法务部及各副总裁核准。未经核准而加盖子公司印章的责任由印章管理人员、印章使用人员及地区公司董事长共同负责(地区公司董事长负主要责任)。

　　子公司印章的使用应当按照《子公司印章使用审批表》进行使用登记，将所有加盖子公司公章的文件之关键内容页扫描件存档，以便证券法务部或股份其他部门使用及监督检查。

　　4、[子公司公章使用审查]

　　证券法务部对于子公司提交的使用子公司印章记录以及文件扫描件负有审查义务和权利，对于违反本办法而加盖印章的文件应当向主管副总裁以及总裁、董事长如实汇报。

　　第十三条[子公司项目部印章使用管理]

　　子公司因业务需要，可以刻制工程项目部印章;在刻制项目部印章之前必需由项目经理、项目部负责人、工程总监、地区公司董事长批准后方可自行刻制。刻制后应当将项目部印章印鉴提交证券法务部备案。

　　子公司法定代表人(总经理)和负责该项目施工的项目经理为项目部印章的管理人和责任人。

　　项目部印章仅限于工程现场往来文件、资料报验使用，在加盖项目部印章之前应当征得项目负责任、地区工程总监、地区公司董事长批准、同意。

　　刻制项目印章必须刻制有“A公司x项目部印章仅限文件收发、资料报验使用”。

　　项目部使用项目部印章应当参照本办法第三条的规定进行登记。

　　第四章 附则

　　第十四条[空白文件禁止用印]

　　严禁在空白的书面文件、合同上使用任何印章。

　　第十五条[生效时间]

　　本办法于X年X月X日起施行。

　　本办法生效前涉及股份公司印章管理办法之规定、惯例、做法与此冲突的，在本办法施行之后自动失效。

　　第十六条[处罚制度]

　　各地区公司、子公司、各职能部门必须按照本办法严格执行;因未按照本办法的执行且给公司造成经济损失的，股份公司将给予责任人、使用人相应的经济处罚;情况严重着将移交公安、司法机关追究其刑事责任。

　　如在经营过程中发现伪造、假冒公司任何印章，每发现一次处罚地区公司目标责任人五万元。

　　第十七条[办法解释权与修改权]

　　本办法解释权与修改议案提请权属于股份公司证券法务部。

　　公章使用审批表

　　编号：

　　使用单位(部门)：申请人：

　　文件涉及内容概要：

　　批准人及批准日期：

　　特殊事项审批：：

　　备注：

　　1、“文件涉及内容概要”栏中应当注明项目名称(如有)及文件用途。

　　2、批准人必须是地区公司董事长或者股份公司副总裁、总裁、董事长。

　　3、“特殊事项审批”适用于涉及金额较大事项(如投标项目额度超过3000万等)。

　　地区(子)公司印章使用登记表

　　编号：

　　使用部门：申请人：

　　文件涉及内容概要：

　　部门负责人审批：日期

　　地区公司董事长批示：日期

　　备注：

　　地区公司(子)公司应先由部门负责人审批，应在批准栏签字;之后由地区公司董事长批示;

　　分公司印章使用登记表

　　编号：

　　使用部门：申请人：

　　文件涉及内容概要：

　　所属部门负责人审核：日期

　　地区公司董事长审核：日期

　　备注：

　　用章部分负责人应先审核，应在批准栏签;之字后由地区公司董事长审核;

　　一、总则

　　1目的

　　为了规范公司印章的管理和使用，根据公司实际情况特制定本管理办法。

　　2印章的定义

　　本管理办法所指的印章是指，在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文本上，因工作需要以公司名义证明其法律效力、权威作用或为了标识、提示而使用的印章，一般包括公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人人名章、海关报关章等。

　　3责任部门

　　31法务部是公司印章的管理部门，负责印章的刻制、销毁、封存、保管(商务部、财务部负责保管的印章除外)、用章审批及统筹管理工作。

　　32商务部是公司公章、法人签名章、合同专用章的保管及使用管理部门。

　　33财务部是公司财务专用章、法人人名章、发票专用章的保管及使用管理部门。

　　二、印章的刻制

　　刻制印章由需求部门发起《公司印章刻制销毁封存审批单》流程，经印章需求部门负责人、法务部负责人及两个部门的分管副总裁审核批准后，由法务部负责印章的刻制及政府主管部门的备案工作。

　　三、印章的保管

　　1印章刻制完毕当日交相应责任部门进行保管，交章人与印章保管人办理交接手续。

　　2责任部门应指定印章保管人，印章应严密上锁，严禁私自交他人代为保管印章。

　　3印章丢失或被盗应立即上报部门负责人，并同时知会法务部。

　　4法务部负责留存公司历史及现存印章的彩色图样，并对公司印章所属公司、印章准确名称、数量、刻制日期、保管人进行详细记录，做好公司内部备案工作。

　　四、印章的外借及使用

　　1除公司另有规定的，外借或使用印章的，应由需求人发起《公司签章使用审批单》流程，写明使用事由、签章所属公司、签章类型、签章文件名称、份数、使用形式，并上传签章文件作为流程的附件。

　　2使用印章的，《公司签章使用审批单》流程由需求人直接上级以及法务部审批;外借印章的，《公司签章使用审批单》流程由需求人直接上级、隔级上级以及法务部审批。

　　分管副总裁对负责部门审批权限有特别要求的，按其要求执行。

　　3《公司签章使用审批单》流程审批人员应在流程到达本人节点后半日内完成审批，审批通过后，印章保管人应在半日内与需求人联系，并根据沟通情况安排盖章或印章使用及外借。

　　4外借印章的，需求人应在流程上写明印章外借的期限，并应当日返还。

　　如特殊情况无法当日返还的，应在申请时说明原因。

　　5印章保管人应严格控制印章的外借期限，如在审批的外借期限内未及时归还的，印章保管人需与需求人隔级上级进行确认，并在流程上进行备注说明。

　　6印章保管人应在《公司签章使用审批单》流程审批通过后，方能外借公章或安排印章的使用。

　　7印章保管人应根据《公司签章使用审批单》流程发起的时间及事项紧急性、重要性妥善协调安排印章的外借及使用。

　　8用印质量

　　用印位置适宜、端正清晰，不得模糊不清;文件是两页以上的，除有特殊情况外，需加盖骑缝章;若文件内容有修改，则需在修改处加盖印章。

　　9印章保管人应对印章使用、外借需求人、使用事由、签章所属公司、签章类型、签章文件名称、份数、使用形式、外借日期及返还日期等情况进行详细记录，并妥善保管记录。

　　10印章保管人不得私自外借、盖章，不得违反本管理办法规定外借、盖章，除经需求人隔级上级、印章保管人的隔级上级及法务部共同书面同意的，严禁在空白纸张及未批准文件、资料、证明上使用各类印章。

　　五、特殊情况下的印章使用及外借

　　1日常工作中的印章使用及外借

　　11下述日常工作中使用印章的，在得到部门负责人的长期授权后，不需发起《公司签章

　　使用审批单》流程即可到印章保管人处盖章，外借印章的，仍需发起《公司签章使用审批单》流程，审批通过后方可外借印章。

　　财务部:

　　提交给商务局、版权局、国税、地税、财政局、统计局的各种报表;

　　办理退税;

　　办理工资卡;

　　12人力资源部：

　　员工的入离职通知;

　　人事证明，包括：工资、在职情况、婚姻情况等;

　　新生毕业的接收函等;

　　员工职称评定;

　　申购经济适用房两限房等的相关文件;

　　员工因私使用印章的，包括：办理银行卡、购房贷款等。

　　2合同及投标文件的印章使用及外借

　　21合同及投标文件用章

　　签署合同(包括销售合同和非销售合同)或投标文件需要使用印章的，不需发起《公司签章使用审批单》流程，待合同审批流程非销售合同审批流程或标书审批流程审批完成后，需求人即可到印章保管人处盖章。

　　22合同及投标文件外借印章

　　签署合同或投标需要外借印章的，需求人需发起《公司签章使用审批单》流程，并关联已审批通过的合同审批流程非销售合同审批流程或标书审批流程，流程审批通过后方可外借印章。

　　3公司明确规定可以不发起《公司签章使用审批单》流程就可以使用印章的其他情形。

　　六、印章的销毁封存

　　根据公司机构的撤销、变更或因使用时间过长受到磨损需要销毁或封存的印章，需由印章保管人发起《公司印章刻制销毁封存审批单》流程，由印章责任部门负责人、法务部负责人及两个部门的分管副总裁审批后，印章保管人将需销毁或封存的印章移交给法务部，由法务部负责到政府主管部门办理注销手续，或将回收的印章证明或废止的印章进行封存。

　　七、附则

　　1本管理办法适用于某某股份有限公司及其分公司、子公司。

　　2本管理办法由法务部制订、监督执行并负责解释。

　　3本管理办法自颁布之日起生效。

公司印章管理办法相关文章：