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关于打电话的礼仪

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打电话的礼仪

打电话之前要做好准备工作:弄清对方的电话号码、单位名称、

姓名;简要记一下问题的要点和次序;收齐必要的资料和文件;准备

好记录的纸笔。不要打完电话后发觉遗漏了一两点再去麻烦人家。

要选择适宜的通话时间。如果在早上7 点以前或深夜10 点以

后、用餐或午睡时刻打电话给人家,确实是一件不礼貌的事情。当然

如果为了紧急事情打电话,那就另当别论了。总之,打电话之前,应

先考虑对方的时间,通常以不影响对方的休息和工作为前提。通话

时间也不宜过长,一般以3 ~ 5 分钟为宜。如果与国外通话,还要考

虑时差和生活习惯。接通电话后,要先询问对方时间是否合适,有无

妨碍。

电话接通后,首先要证实一下对方,并且作自我介绍。然后亲

切、简单地寒暄几句,说点客套话。进入正题后,如果内容过多,应逐

项商谈,还要不时地有礼貌地询问对方是否听清楚了。如对方声音

不清楚时,应马上告知。正题讲完后,应再寒暄几句,说些客套的结

束语:“拜托、拜托” ,“给您添麻烦了” ,“改日登门拜访”等等。要确认

对方没有其他事了,再道别,并轻轻地放下话筒。

打电话时,要靠近讲筒,声音轻轻的,对方就可以听得清清楚楚

了,宁可让对方叫你:“声音请大一点!”也不要让对方说:“声音请放

轻一点。”

如果电话打过去是旁人所接,要客气地请他人帮忙找人。对方

不在时,要问清对方可能在的时间。请接电话的人转达事项时,要先

说一句:“对不起,麻烦您… … ” ,再简要说明。此后,要问清对方的姓

名,以示慎重,最后再表示感谢。

如果自己打错了电话,要连忙道歉,等对方挂断电话,自己再放

下话筒。

总之,因为打电话只能察言,不能观色,所以,一定要重视语言正

确,语调亲切,语气谦逊,语言合适,给人以好感。


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