行政专员岗位详细说明书

　　【说明书】：行政专员

　　岗位名称：行政专员

　　岗位编号：jg-hr-002

　　所属部门：行政人事部

　　岗位定员：1人

　　直接上级：行政人事经理

　　所辖人员：

　　直接下级：

　　【本职概述】公文管理、行政管理、设备、办公用品管理、临时交办的各项任务。

　　【职责与工作任务】

　　职责一

　　职责表述：负责起草企业各项行政管理规章制度及业务报告

　　工作任务

　　1、根据公司发展，制定符合公司发展的各项行政管理制度，包括但不限于公文管理及流程、合同管理及流程、车辆管理及流程、办公用品管理及流程等相关制度

　　2、就各项制度执行，跟踪管理，提出可行性修改意见并完善

　　3、负责起草行政类合同，协调参与合同谈判、签约和履行流转

　　职责二

　　职责表述：负责行政管理工作

　　工作任务

　　1、负责公司办公场所基础设施建设与管理工作，做好日常维护，并做好维修申报工作

　　2、负责公司证照年检、备案、变更管理工作

　　3、负责公司会议的组织和联系工作，会议安排，检查和会议纪要整理及执行情况

　　4、负责公司内外部房屋租赁事宜，包括租赁办公场所事务、股东等住房房屋租赁事务

　　职责三

　　职责表述：办公用品管理

　　工作任务

　　1、负责编制办公用品管理制度及配置标准

　　2、收集办公用品信息，参与办公用品供方审核，建立办公用品信息库及采购渠道，进行办公用品采购

　　3、按各部门：办公用品申购计划进行汇总、申购、领取、发放等工作

　　4、办公用品的清点、统计，各部门：使用情况并整理存档，做到帐实相符

　　5、编制办公用品申领流程，审核办公用品申请

　　职责四

　　职责职责表述：资产管理

　　工作任务

　　1、负责收集资产供应商信息，建立供应商名录，进行购置资产价格调查，参与资产采购，不断拓宽资产采购渠道

　　2、负责固定资产盘点、建立固定资产台帐，每月进行一次资产盘点工作

　　3、编制办公资产申领流程，审核办公资产申请单并合理配置

　　4、负责公司资产内部调拨使用的审核，做好资产调拨的记录

　　5、负责办理公司报废资产处理事宜，协助财务部做好处理资产的账务处理

　　6、负责公司实物资产的出入库管理工作，填写资产出入库单，正确填写资产编号：，出入库数量及时间

　　7、负责建立办公资产台账

　　职责五

　　职责表述：行政费用管理

　　工作任务

　　1、负责编制公司行政费用总预算及各部门：行政费用预算，建立费用控制指标

　　2、负责每月底依据部门：行政费用预算表审核各部门：行政费用，对超预算费用项目，提出审核意见

　　3、负责公司各项涉及行政费用的统计登记工作，正确填写归属科目，登记时间及发生部门：，数字核对无误

　　4、行政费用月报表的统计，报部门：经理审核

　　5、负责行政费用控制指标合理分析及调整

　　6、负责建立行政类合同台账，详实记录合同付款情况

　　职责六

　　职责表述：车辆管理

　　工作任务

　　1、编制、执行车辆管理制度及使用流程

　　2、负责车辆的调度管理，协调车辆使用情况

　　3、根据车辆管理制度，负责对车辆进行管理

　　4、定期或不定期检查驾驶员交通违章记录，监督落实处理结果

　　5、控制车辆油料、维修费用

　　职责七

　　职责表述：后勤服务管理及安全管理

　　工作任务

　　1、编制、组织、执行公司环境卫生管理制度

　　2、(不)定期检查公司各部门：环境卫生情况，提出环境卫生整改意见

　　3、监管行政前台做好公司消防、安全管理工作

　　4、其他后勤服务工作

　　职责八

　　职责表述：企业文化及其他

　　工作任务

　　1、负责公司新闻、要事的汇编

　　2、负责组织员工文化活动，开展丰富多彩的员工活动

　　3、完成领导交代的其他工作

　　权限范围：

　　1、对于各部门：之间制度不清、职责不明的问题有建议权

　　2、对任何损害公司利益的行为有制止权

　　3、对办公设施的维护权、管理权

　　4、对公司的后勤服务管理情况的监督权、检查权

　　5、监督资产使用情况，对提出资产合理配置有建议权

　　【工作协作关系】

　　内部协调关系

　　公司内部所有部门：及员工

　　外部协调关系

　　政府有关部门：各有关采购供应商

　　【任职资格】

　　教育背景

　　学历：

　　大学专科及以上学历：

　　专业：

　　秘书、中文、公关、行政管理等相关专业：

　　培训经历：：

　　相关专业：培训及其他

　　经验与专业：资格

　　经验:

　　3年以上行政工作经验

　　【能力与素质要求】

　　1、掌握企业行政管理知识及实践应用，对房地产行业有深入的认识，具备综合分析能力、应变能力、撰写文书能力

　　2、做事客观、严谨负责、踏实、敬业;工作细致认真，谨慎细心、责任心强

　　3、具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强;较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致

　　4、熟练使用办公软件，办公自动化设备

　　【工作条件】

　　办公设备：计算机、一般办公设备、网络

　　工作环境：办公室

　　职业安全：基本无危险，无职业病危险

　　时间特征：正常工作时间，根据工作情况加班

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