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行政专员岗位详细说明书

更新时间:

  【说明书】:行政专员

  岗位名称:行政专员

  岗位编号:jg-hr-002

  所属部门:行政人事部

  岗位定员:1人

  直接上级:行政人事经理

  所辖人员:

  直接下级:

  【本职概述】公文管理、行政管理、设备、办公用品管理、临时交办的各项任务。

  【职责与工作任务】

  职责一

  职责表述:负责起草企业各项行政管理规章制度及业务报告

  工作任务

  1、根据公司发展,制定符合公司发展的各项行政管理制度,包括但不限于公文管理及流程、合同管理及流程、车辆管理及流程、办公用品管理及流程等相关制度

  2、就各项制度执行,跟踪管理,提出可行性修改意见并完善

  3、负责起草行政类合同,协调参与合同谈判、签约和履行流转

  职责二

  职责表述:负责行政管理工作

  工作任务

  1、负责公司办公场所基础设施建设与管理工作,做好日常维护,并做好维修申报工作

  2、负责公司证照年检、备案、变更管理工作

  3、负责公司会议的组织和联系工作,会议安排,检查和会议纪要整理及执行情况

  4、负责公司内外部房屋租赁事宜,包括租赁办公场所事务、股东等住房房屋租赁事务

  职责三

  职责表述:办公用品管理

  工作任务

  1、负责编制办公用品管理制度及配置标准

  2、收集办公用品信息,参与办公用品供方审核,建立办公用品信息库及采购渠道,进行办公用品采购

  3、按各部门:办公用品申购计划进行汇总、申购、领取、发放等工作

  4、办公用品的清点、统计,各部门:使用情况并整理存档,做到帐实相符

  5、编制办公用品申领流程,审核办公用品申请

  职责四

  职责职责表述:资产管理

  工作任务

  1、负责收集资产供应商信息,建立供应商名录,进行购置资产价格调查,参与资产采购,不断拓宽资产采购渠道

  2、负责固定资产盘点、建立固定资产台帐,每月进行一次资产盘点工作

  3、编制办公资产申领流程,审核办公资产申请单并合理配置

  4、负责公司资产内部调拨使用的审核,做好资产调拨的记录

  5、负责办理公司报废资产处理事宜,协助财务部做好处理资产的账务处理

  6、负责公司实物资产的出入库管理工作,填写资产出入库单,正确填写资产编号:,出入库数量及时间

  7、负责建立办公资产台账

  职责五

  职责表述:行政费用管理

  工作任务

  1、负责编制公司行政费用总预算及各部门:行政费用预算,建立费用控制指标

  2、负责每月底依据部门:行政费用预算表审核各部门:行政费用,对超预算费用项目,提出审核意见

  3、负责公司各项涉及行政费用的统计登记工作,正确填写归属科目,登记时间及发生部门:,数字核对无误

  4、行政费用月报表的统计,报部门:经理审核

  5、负责行政费用控制指标合理分析及调整

  6、负责建立行政类合同台账,详实记录合同付款情况

  职责六

  职责表述:车辆管理

  工作任务

  1、编制、执行车辆管理制度及使用流程

  2、负责车辆的调度管理,协调车辆使用情况

  3、根据车辆管理制度,负责对车辆进行管理

  4、定期或不定期检查驾驶员交通违章记录,监督落实处理结果

  5、控制车辆油料、维修费用

  职责七

  职责表述:后勤服务管理及安全管理

  工作任务

  1、编制、组织、执行公司环境卫生管理制度

  2、(不)定期检查公司各部门:环境卫生情况,提出环境卫生整改意见

  3、监管行政前台做好公司消防、安全管理工作

  4、其他后勤服务工作

  职责八

  职责表述:企业文化及其他

  工作任务

  1、负责公司新闻、要事的汇编

  2、负责组织员工文化活动,开展丰富多彩的员工活动

  3、完成领导交代的其他工作

  权限范围:

  1、对于各部门:之间制度不清、职责不明的问题有建议权

  2、对任何损害公司利益的行为有制止权

  3、对办公设施的维护权、管理权

  4、对公司的后勤服务管理情况的监督权、检查权

  5、监督资产使用情况,对提出资产合理配置有建议权

  【工作协作关系】

  内部协调关系

  公司内部所有部门:及员工

  外部协调关系

  政府有关部门:各有关采购供应商

  【任职资格】

  教育背景

  学历:

  大学专科及以上学历:

  专业:

  秘书、中文、公关、行政管理等相关专业:

  培训经历::

  相关专业:培训及其他

  经验与专业:资格

  经验:

  3年以上行政工作经验

  【能力与素质要求】

  1、掌握企业行政管理知识及实践应用,对房地产行业有深入的认识,具备综合分析能力、应变能力、撰写文书能力

  2、做事客观、严谨负责、踏实、敬业;工作细致认真,谨慎细心、责任心强

  3、具有很强的人际沟通协调能力,团队意识强;较强的分析、解决问题能力,思路清晰,考虑问题细致

  4、熟练使用办公软件,办公自动化设备

  【工作条件】

  办公设备:计算机、一般办公设备、网络

  工作环境:办公室

  职业安全:基本无危险,无职业病危险

  时间特征:正常工作时间,根据工作情况加班


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