食品有限公司财务制度

为适应公司管理要求，规范财务操作，根据公司财务工作现状，并结合公司今后发展需要和财务管理需要。特制定如下管理制度。
   
一、公司各项财务收支管理原则
公司员工应本着高效、节约的原则经办各种事项，有计划、有控制地安排各项开支。鉴于公司目前处于初创阶段，各项财务支出，一律实行总经理审批制度。在此基础上，公司的各项开支，采取计划管理和定额管理相结合的具体管理方式。
1、各项工程款项、材料设备款项、业务款项，必须由各职能部门每月按项目编制详细的资金预算方案，报公司审批，并按照用款情况纳入每月资金用款计划。
2、各项办公费用，由公司办公室、财务部共同核定月度费用额度，报总经理审批。办公室在定额范围内按月编制计划，并落实到各部门。财务部门按照审批后的有关计划安排资金。
    3、每月资金计划，由各部门按照以下具体要求编制，财务部门在综合各部门计划的基础上，汇总编制公司总的资金计划：
（1）、工程款项、应按工程项目、合同项目及施工单位列出明细，由工程部门和预算部门编制
（2）、设备和材料款项。应按合同单位、工程项目等列出明细，由采购部门负责编制。
    （3）、办公费用。包括办公费、水电费、车辆费用等。
    （4）、工资。由人事部门会同财务部门统一编制。
    （5）、固定资产购置。列出固定资产清单，并注明使用部门等。
    （6）、低值易耗品购置。同固定资产购置要求。
    （7）、业务招待费、广告宣传费等其它费用。按专项费用单独填报和列支。
4、预算报告的审批。
    （1）、由使用或管理部门提出详细的预算报告，经该部门主管认真核实。
    （2）、财务部审核汇总。
(3)、报经总经理审批。
(4)、财务部安排资金和监督执行。
5、公司将另行单独制定预算管理办法。
二、用款制度
    １、已列入当月用款计划的款项按正常审批程序办理审核签字手续后交财务办理付款。各项预付款项，在未取得发票等合法报销凭证之前，按照规定一律先记入经办人的个人往来，经办人员应及时向对方索取合法的报销凭证并及时报销冲帐。
    ２、计划外用款，需另补报告，报经公司领导批准后按审批意见执行。
    ３、超过50000元的大额现金需求，按照银行现金管理要求，需提前一天向财务部门提出申请，以便财务部门准备。
三、借款制度
    １、借款要求按照用款规定办理有关手续。
    ２、借款数额要求严格预算，不准宽打窄用或挪作他用。
    ３、借款在办理完有关业务后一周内到财务报帐。特殊情况需由借款人出具书面说明，报总经理审批。
    ４、前款不清，后帐不借。
    ５、确因工作需要，由本人申请，财务审核，总经理批准，可借给一定额度的备用金。
四、差旅费制度
    １、市外差旅费报销实行费用包干、超支不补、节约归己的原则。
    （１）、住宿费实行在标准范围内，凭有效发票，实报实销。
    （２)、伙食补助、交通补助，按照定额标准据实发放。
    实行包干后，审批人员严格按“定任务、定地点、定人数、定时间”的“四定”原则执行，如遇特殊情况，需经原负责人批准方可报销。
     （3）、各部门在安排出差任务时，在定任务、定时间、定人员的基础上，核定费用额度和借款金额。
    ２、凡不宜实行总额包干的出差任务由公司领导审定。
    ３、有关补助的具体规定：
    （１）、自带车出差的不予发放交通补助。
    （２）、出差期间，如遇业务宴请，取消当天伙食补助。
    4、市内交通费。因公市内办事，交通费用据实报销，并由财务部会同各部门负责人严格审核把关。
    5、司机市内出车补助。
6、有关差旅费的具体标准另行制定。                              
五、报帐制度
   （一）、基本要求
   １、各项费用报销，必须取得合法的凭证（主要包括法定的发票、收据等及相应的原始凭证附件、清单等）。
   ２、各项费用反映的经济业务必须真实。对于弄虚作假的，一经查出，必将严肃处理。
   ３、报销时，各项手续必须齐全，各级部门必须严格按照各自的审批权限和要求审批各项业务，审核签字人员对其审核的有关业务事项，承担连带责任。
   ４、各种报销业务，有关人员应当在规定的期限内及时报帐。  
    （二）、报销审批程序和要求
   １、经办人员根据有关的发票单据及附件及时填制报销凭证。对有关的业务内容、数量、金额、单据张数等必须经核对后如实填写。
   ２、所属部门负责人审核，主要审核其经济业务的真实性、有效性、合理性。
   ３、到财务部门将有关单据交会计人员审核，主要审核其有关单据的合法性、合规性、真实性，以及有关费用标准、计划的执行情况。
   ４、报公司财务主管人员审批。
   ５、报公司总经理或分管副总审批。
   ６、最后，到财务部门交由会计人员报帐。
    （三）、各项用款申请及其它会计业务，按照以上程序办理。
六、各项资产管理
    （一）、固定资产的管理
   １、单位价值在2,000元，使用期限在一年以上的资产，应列入固定资产的范畴。
   ２、购置固定资产，必须先以书面报告的形式，报经批准后方可办理。
   3、固定资产购置，原则上由指定部门统一采购。
   4、固定资产成批采购或数额较大的，必须事先签订合同。合同中必须规定采购的品种、规格、数量、交货时间、交货地点、交货方式、成交价格和结算方式。
   5、固定资产购置程序：
   （１）、由有关使用部门提出申请，申请内容包括所购固定资产的用途、品种、规格、数量。
   （２）、交由指定的采购部门审定。
   （３）、办理有关的报批手续。
   （４）、办妥有关的审批手续后，交由采购部门集中办理。采购部门必须遵循货比三家、优质优价和经济适用的原则。
   ７、固定资产使用的管理
    固定资产经资产管理部门登记后，由使用部门办理领用手续，并接受资产管理部门监督管理。资产管理部门应定期检查各部门固定资产使用情况和完好情况。公司另将制定专门的资产管理办法。
    （二）、办公用品等消耗品的管理。
1、办公用品，由办公室安排专人进行登记，并按照标准严格控制。办公室应建立有关的台帐，登记各种办公用品的购买和领用情况。公司将定期对其登记和管理情况进行检查。
2、购买办公用品，由各部门提出申请，办公室统一购买。事先要填制物品申购单并报批签字。凭批准的申购单到财务请款和报销。
3、办公用品实行定额到人的办法。公司员工，在配齐有关办公用具后，日常消耗性办公用品按每人每月20元的标准执行。金额较大的办公用品，须单独申报。对于金额大但又不属于固定资产的，应纳入低值易耗品，参照固定资产管理办法进行管理。
  （三）、低值易耗品购置，比照固定资产管理的规定办理。
七、工程付款的有关规定
    １、工程部门应对各项工程款按工程项目和工程进度编制工程项目资金预算及按进度付款计划，报经批准后执行。
    ２、凡须支付的工程款项，乙方必须按合同，凭施工进度预算，填制“工程款支付会签单”，由甲方现场人员根据乙方所报进度，按施工规范的质量要求，验证、签字认可其质量、数量。
    ３、经甲方现场负责人验证认可其质量和数量，并扣除甲供材料及代垫费用后，预算人员复核签字。
    ４、工程部对当月水电费核实后，在会签单上签字扣除，报工程部负责人审批。
    ５、乙方凭办好以上三项手续的资料，方可到财务办理有关付款手续。
八、材料及设备采购的有关规定
（一）、购物申请、询价及签订合同
1、良好的采购计划是反映工作计划性的重要方面，各部门应作好采购计划，按计划提出采购申请，尽量避免紧急采购，以降低采购成本，提高采购效率。
2、大宗工程材料和关键设备的购买申请，需依照正常的生产进度情况及供货周期提出；其它物资的采购申请，一般每周可提出一次。
3、采购申请单提交后，由有关部门安排人员询价。
进行询价时，需进行“货比三家”的调查，并对多家供应商进行比较。应尽量获得供应商的书面报价，使决策者有据可依。
4、在此基础上，经公司总经理审批同意后签订购货合同。
（三）、到货验收
购买货物到达公司仓库后，各有关部门应对照申请单、订单、合同验收货物，验收合格后，方可办理入库手续。
若所到货物与订单不符，或质量不合要求，则应及时通知供应商退货，并通知申请部门妥善处理。
（四）、付款申请
1、报帐和付款申请时，须附上采购申请表，多家供应商比较表（如果需要）、合同以及有关批准文件等，以及仓库的验收入库手续。
2、力争供应商在付款之前将发票开出，在确认发票、材料、订单、货运单相互吻合后才能付款。应尽量争取先货后款。
3、付款时间应尽量控制在合同规定的付款期限的最后时间，在不影响公司信誉及经营的前提下，各部门应有意识的延迟资金的付出。同时注意合同签订应规范化。
4、财务部门要认真核对合同、预算及相关审批、验收等手续。
九、其它规定
（一）、通讯费用的管理
1、有关费用报销标准，由公司统一制定。
2、通讯费用标准批准后，批准文件交存财务部门一份，按照批准的标准，按月凭发票在标准内实报实销。财务部门要按照规定标准严格把关，并实行登记备案制度。
  （二）、车辆费用的管理规定
   １、根据公司有关规定，车辆管理、维修和保养，由办公室统一负责安排。
2、办公室应根据车辆状况编制车辆的年度保养维修计划及具体的用款计划，报经审批后执行。日常车辆维护费用，经公司核定标准后在标准范围内掌握使用。
3、各种车辆保险费由公司统一到指定的保险公司投保。
  （三）、业务招待费的管理
    业务招待费的使用，一般应贯彻先申请、审核、批准，后使用的原则。使用时，应按照必要、合理和统筹安排的原则使用。
   （四）、广告宣传费的管理
    １、广告宣传费用主要包括各种广告宣传费、设计制作费以及相关费用。
    ２、广告宣传费实行按单项广告项目单独预算、专项管理的办法。
    ３、各项广告宣传，必须与承办单位签订合同。
    ４、由有关具体操作部门事先提出报告及项目预算、用款计划，按程序报经公司批准后执行。批准后有关合同、批复报告、预算、计划交存财务部门一份，以便监督执行。
    ５、当月的资金使用计划，应将当月实际需支付的广告宣传费用单列，以便财务部门区别不同费用进行考核。
（五）、合同的管理
    公司目前的经济合同主要有工程类、采购供应类、借款合同及其它合同四大类，
   １、按照公司规定，各种合同，必须报经公司法定代表人签字批准，或经其书面授权同意签订方可有效。
   ２、财务部门对各项合同的合法性、合理性、经济性等，应从财务分析的角度进行分析、咨询和监督。对一些涉及公司财务活动的经济合同，有关部门在签订时，应当事先征求财务部门的意见。
   ３、所有经济合同签订后，都要及时交存档案室存档，同时一份交财务部门，以便财务部门进行必要的分析、检查和监督执行。
 4、各部门应严格对照合同条款监督履约情况，做好记录归档管理。

  以上规定，自颁布之日起执行

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