高效会议管理技巧

     当今会议面面观
     一、会议的意义
     二、会议的目的
     三、会议的种类
     四、会议的频率
     五、会议成本的计算
     会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。
     会议的意义
     1．会议是一个集思广益的渠道
     图1-1集思广益图
     如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
     2．会议显示一个组织或一个部门的存在
     会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
     图1-2组织或部门与会议
     3．会议是一种群体沟通的方式
     开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
     会议的目的
     ◆开展有效的沟通
     会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。
     ◆传达资讯
     通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。
     ◆监督员工、协调矛盾
     许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
     ◆达成协议与解决问题
     达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。
     图1-3达成协议与解决问题的6个步骤
     ◆资源共享
     利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。
     ◆开发创意
     开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。
     ◆激励士气
     年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。
     ◆巩固主管地位
     经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。
     会议的种类
     会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。
     表1-1会议的种类
     按人数分类
     按开会方式分类
     按开会目的分类
     ●团体会议
     ●一对一会议
     ●面对面会议
     ●电话会议
     ●视频会议
     ●宣布人事安排、讲解政策的会议
     ●当众表扬或批评别人的会议
     ●临时处理突发事件的会议
     ●固定的团队会议
     ●集思广益的会议
     会议的频率
     每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。
     1.固定的部门会议
     2.全体会议
     3.处理突发事件的会议
     4.一对一会议
     会议成本的计算
     会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。
     1.会议的时间成本
     2.直接的会议成本
     3.效率损失成本
     开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：
     【自检】
     请将下列相关选项用横线连接起来。
     a、固定的部门会议①至少每两月一次
     b、一对一会议②随时
     c、处理突发事件的会议③按需要
     d、全体会议④至少每月一次
     从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。
     因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。
 

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