选择会议场所的基本步骤

    会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去：
    1．确定会议目的。
    2．确定会议形态。
    3．决定实质上的需求。
    4．考虑与会者的期望。
    5．选择何种会议地点与设备。
    6．评估选择的正确性。
    针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下。
    确定会议目的
    大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。
    选择会议场地的工作清单(checklist)
    先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。
    地区
    1．费用(成本)与便利性。
    2．是否邻近机场。
    3．轿车或出租车是否足够。
    4．充足的停车空间。
    5．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。
    环境
    1．当地有何观光点。
    2．购物。
    3．休闲活动。
    4．天候状况。
    5．环境是否良好。
    6．餐厅。
    7．当地治安是否良好。
    8．社区经济状况。
    9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。
    10．当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。
    11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。
    设备
    1．警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。
    2．大厅(lobby)是否整洁，吸引人。
    3．报到处是否容易找到：
    (1)是否有足够房间供工作人员使用。
    (2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。
    (3)接待处的人力是否足够。
    4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。
    5．询问处是否全天候有人值班。
    6．立即回复有关电话询问，尽速转送留言。
    7．对客人的服务：
    (1)药局。
    (2)礼品店。
    (3)柜台服务。
    (4)保险箱。
    8．舒适、整洁的饭店住房：
    (1)家具是否完好。
    (2)现代化冲浴设备。
    (3)充足光线。
    (4)足够的衣橱空间与衣架。
    (5)烟雾警示器。
    (6)火灾逃生资料是否清楚。
    (7)冰箱和小酒吧。
    (8)走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。
    (9)是否在每层楼有冰块和饮料。
    (10)电梯服务。
    (11)标准房与豪华房的大小。
    (12)是否有特别楼层提供特殊服务。
    (13)豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。
    (14)订房的程序和方法。
    (15)房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。
    (16)每一种类别的房间数。
    (17)有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。
    (18)会议房价与一般房价如何。
    (19)何时能提供确定的会议房价。
    (20)是否需要保证数量与订金。
    (21)进房与退房的时间。
    (22)什么时间取消已预订的房间。
    (23)付款方式。
    (24)接受哪几种信用卡。
    (25)万一取消订房，退款方式为何。
    会场空间(meeringspace)
    1．会议室尺寸(面积)。
    2．当会议室做不同座位安排时，其容量如何。
    3．会议室隔音设备是否良好。
    4．电源开关、冷暖气控制是否单独分开。
    5．会议室的音响效果，是否有良好音响系统。
    6．固定设备如黑板、银幕和家具。
    7．障碍物如圆柱。
    8．视听设备：
    (1)视听效果，是否后座的人可以看到银幕。
    (2)会议室天花板高度。
    (3)是否有装饰灯架。
    (4)装饰的镜子是否会反光。
    (5)是否有窗帘遮住窗户光线。
    (6)电源控制位置。
    9．火灾逃生口。
    10．公共区域是否整洁。
    11．相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。
    12．房间和公用电话是否很方便。
    13．洗手间数量、位置，是否干净。
    14．衣帽问数量、位置。
    15．其他服务：
    (1)足够空间放置家具和器材。
    (2)良好光线。
    (3)很容易让与会者找到。
    (4)足够的电源插座。
    (5)安全性。
    16；设备：
    (1)桌子：
    ①1．83米宽x2．44米长。
    ②一般教室桌宽38．1~45．7厘米。
    (2)椅子：舒适并适合较长会议使用。
    (3)舞台：
    ①不同高度的舞台。
    ②有地毯和铺裙边的舞台。
    (4)讲台：
    ①站立式讲台。
    ②有灯光的讲台。
    (5)黑板和布告栏。
    (6)指示架。
    (7)废纸篓与垃圾桶。
    (8)照明灯与辅助灯设备。
    (9)灯光控制盘。
    (10)报到台。
    (11)麦克风。
    餐饮服务(food＆beverageservice)
    1．公共区：
    (1)清洁与外观。
    (2)备菜区是否干净。
    (3)在最忙时段是否有足够人力。
    (4)工作人员态度。
    (5)有效、快速的服务。
    (6)各式菜单。
    (7)价格范围。
    (8)预订的方式(reservationpolicy)。
    (9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。
    2．大型活动：
    (1)费用(成本)。
    (2)创意性。
    (3)质量与服务。
    (4)多样菜单。
    (5)税和小费。
    (6)在活动前要求涨价。
    (7)特别服务。
    (8)特制菜单。
    (9)提供主题宴会(themeparty)的建议。
    (10)独特的茶点。
    (11)素食和节食者的食物。
    (12)餐桌布置。
    (13)舞池。
    (14)宴会桌的尺寸。
    (15)8人座／10人座。
    3．酒的规定：禁止服务时段。
    4．现金交易酒吧规定：
    (1)调酒师费用和最低计费小时。
    (2)出纳人员费用。
    (3)点心价格。
    (4)保证数量规定。
    (5)何时需要提供保证数量。
    (6)准备的份量超过保证，数量的最大极限。

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