关于企业秘书资料整理工作的调查

摘要：资料管理是信息工作的一个环节，做好资料管理工作不仅是权利，也是义务，是企业自身发展的客观需要，加强企业资料管理工作，是企业强化基础管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求。从企业工作和长远发展的客观需要出发，要把资料管理作为生产、经营、管理的重要资源和必不可少的条件切实加强管理，资料管理不是包袱，是财富，是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。它在企业中发挥了举足轻重的作用，直接影响了企业的经营和发展。

目的：调查文秘的基本工作情况了解一些文秘人员的情况和对办公室文秘工作的认识，了解秘书人员的主要工作以及其中存在的问题。

时间：XX.3.8~XX.5.1   

地点：创新电子有限公司 

一、调查的基本情况

秘书是指专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。其职能有：调研、咨询、沟通和处理。秘书的日常工作都是围绕办公室来做的。秘书就职的办公室是一个单位的行政指挥中心，是一个单位的窗口，是集文字、信息、办公用品管理等工作的综合科室，事情琐碎而繁杂，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。

该公司的文秘人员工作比较繁琐，所做的工作也比较多。日常工作中该单位文秘工作人员所要做下面几项主要工作：

1、 接打电话

一般分为两种情况一是各个公司的商品报价还让合作意向，有用的向领导汇报，无用的记在记事本上即可，作为备用，以防万一。二是客户打电话询问一些合作细节问题，然后记下报给领导，再给客户回电话。接听电话要做好做留言记录、讯息处理。例如：处理客户投诉

2、 收发邮件

收发的也就是各个公司的商品报价主要通过传真或邮箱收发。收发内容;商品报价以及商品信息资料。

3、月底盘点

月底盘点秘书要做的就是把店内的所有机型和报价登记下来，核对每个月的销售业绩。核对正确无误之后，再输入电脑里留作备份，以供日后便于查找。盘点内容：各个机型报价以及商品信息。

4、做标书

平时也就是做一些简单的文件整理，日常的文件不是特别的多，但是在接到标书之后就会比较忙，需要整理的很多，要给客户做标书，商品名称及价格，以及竞标资料的准备，做完之后要检查格式错别字，要注意文书的细节问题，价格是最主要的不能出错。

5、资料整理

该公司秘书人员主要整理的文件主要有进销存货单据的登记、客户档案、促销员销售报表、会议资料、员工人事档案材料、各类培训资料、考勤资料、奖惩资料、统计每月考勤、人事异动资料等。日常工作就是对这些文件标明日期，按月份分类。整理完之后必须再把文件做成电子档案，备份在电脑里保存起来。整理好的文件放到文件夹里保存在档案柜里。

还有就是电子档案整理：主要是每个月的月底盘点，客户资料和商品信息等。然后对整理好的文件进行信息备份的。

通过调查，我发现在上述诸项工作中，该公司的秘书人员大部分做的还是不错的，最主要的问题是在资料管理工作中。

我们知道，资料管理是信息工作的一个环节，做好资料管理工作不仅是权利，也是义务，是企业自身发展的客观需要，加强企业资料管理工作，是企业强化基础管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求。从企业工作和长远发展的客观需要出发，要把资料管理作为生产、经营、管理的重要资源和必不可少的条件切实加强管理，资料管理不是包袱，是财富，是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。资料管理在企业中发挥了举足轻重的作用，它直接影响了企业的经营和发展。

既然资料管理工作对企业的意义如此巨大，那么企业的秘书人员一定得认真做好资料管理工作。

我所调查的公司秘书人员虽然也在尽力做好资料整理工作，但还存在很多问题。

二、该公司在资料整理这方面做的很不到位，主要表现在下面几个方面

1、资料分类不科学，排列混乱

公司文件和资料也只是简单的按照日期来分类，标记其时间日期来整理，这样太不系统，查找起来不方便。例如：公司的资料特别多，所有的资料都是混在一起按日期来分类的，在找销售报表时，就会浪费很多时间和精力。

2、保密性做的不到位

在公司的文件资料中，公司内部信息、客户资料、文件、人事、档案、客户资料、商品信息这些都是很重要的资料，应该是严格保管的。而目前公司的秘书人员在处理这些资料时，根本就不注意保密，而且大部分都堆放在桌子上，并没有锁在抽屉或柜子里，电子档案里面的重要文件没有做备份，而且也没有设置密码，随便什么人都可以打开查阅。

3、不按照要求进行归档

秘书人员在资料整理之后，只是简单的放到了文件夹里，然后随意放进档案柜，没有进行科学的编目、排列，没有及时将处理完毕的文件归档，纠正文件归错类别的现象，导致有重份文件以及没有保存价值文件材料也进行了归档。更没有按照档案管理的要求对进行处理。这样做就使文件还是和没有整理是一样的。

三、对策及建议

针对该公司资料管理工作中的问题，我认为应该下面几个方面着手解决。

（一）进行科学的分类：

针对该公司资料类型多样，内容涉及广泛的特点，我认为要做好资料的整理工作，可以采用年度——部门——问题分类法进行分类。例如：

XX年    人事部   员工人事档案材料、人事异动资料

           财务部   财务报表

           秘书部   会议资料、各类培训资料、考勤资料、奖惩资料

           销售部   进销存货单据、销售员销售报表

这种方法是指先保管期限分类，然后在每个保管期限下面按年度分类，再在年度下面按问题分类。因为该公司资料比较多，采用这种能够很好地把该公司的文件分类分好。

（二）、做好资料的保密

1.    做好书面信息的安全保密工作

接收任何保密文件、资料对我那个都要签收并登记；机密信息和文件应锁入抽屉或柜子；不再需要保密的文件要粉碎或用其他方法销毁，所有的保密信息资料应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的柜子里。

2.    做好电子信息的安全保密工作

计算机必须经常查毒、杀毒，为了安全，不要安装借来的程序；重要的文件要做备份，并储存在安全、加锁的地方，但要记住磁盘不能保存在过热和过冷的地方；应设定密码来保护计算机，并定期更换。

（三）、按照要求及时归档

要注意平时的归档整理，及时的收集已经处理完毕的文书材料，平时归档积累是文件归档整理的前期工作之一。做好文件材料的平时归档积累工作，对保证归档文件的完事齐全、平时查阅利用和年终整理归档工作顺利进行，都具有重要的意义。

（四）、合理地整理资料

将资料先按外来资料和内部资料分好，再按部门，内容，时间分别进行分类，同时做好档案目录归档，要查看时既方便又快捷，便于公司领导查看。公司文件、文档材料众多，一时不能看完理清，首先划分出文档类型，同一类别规放一起，（如公司内部信息外部信息、人事、客户资料、商品信息、档案、财务等等）还要掌握时间规属，长期的还是短期的；其次是填写好各项档案记录（如归档时间，归档人，归档部门，查阅人，归还时间及领导签字）；最后如想加强管理的话，最好是采用电子管理，将所有的文档信息通过输入计算机里，可自编简易程序管理，以方便公司查找。

四、总结

此次调查主要是调查文秘工作的情况，在调查中我发现该单位的秘书工作的还是比较到位的，唯一不足的也就是资料整理方面有所缺陷，需要在这方面加强，同时也让我对文秘工作及其工作性质有了更为明确的认识。通过调查让我更看到了文秘工作地重要性，文秘人员身兼多职，往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。所以说我们必须要多多学习科学文化知识，全面提高个人素质。

参考文献： 赵映诚.《文书工作于档案管理》.北京：高等教育出版社，XX

       张丽琍.《商务秘书实务》.北京：中国劳动社会保障出版社，XX

调查人员：栗伟娟

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