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英文信的格式

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(一) 英语书信结构、书写款式及要求:

1.书信结构
英语书信结构一般有以下几个部分组成:
1)信封(envelope)。英语的信封和中文的一样,有三部分组成,即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的一样外,英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的地址应写在信封偏中右偏下处,如下:

 


2)信头 (heading),即写发信人的地址和日期(右上角)。
3)信内姓名地址 (inside address),即写收信人的姓名和地址(左上角)。
4) 称呼 (salutation),即写对收信人的尊称(一般用dear mr. … ,; dear madam helen,; dear miss…,; dear john,; dear professor smith,等)。称呼直接写在收信人地址的正下方,中间空一至二行。称呼后面的标点一般只能用逗号。以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下:


注:如果是相当熟悉和随便的朋友之间,因为彼此都知道对方的地址,故信头和信内的地址常常省略。

5)正文 (body),即信件内的主要内容。正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行。
6)信尾客套语 (complimentary close),即写信人在信的右(或左)下角,写上表示自己对收
信人一种礼貌客气的谦称。一般有sincerely,; sincerely yours,; yours sincerely,; friendly
yours,; truly yours,; yours truly,; cordially yours,; yours cordially,等。
7)信尾签名 (signature),即亲笔签上写信人自己的姓名。如果是用打字机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名。
除以上七个部分外,有时一些英语书信还包括:(1)附件 (enclosure),以enc. 表示,如“附有。。。。。。证明”应写为enc…certificate;(2)再启 (postscript),以p.s. 表示;(3)抄送件(carbon copy to…),以c.c. 表示,说明一式多份抄送其他有关人员。这些都是次要的补充部分。p.s. 主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象。enc.和c.c. 大都用在商贸信函中。

2.书写款式
英语书信的款式一般有两种:齐头式 (block style) 和折衷式 (semi-block style)。齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用,以显示信件内容的严肃性,真实性,
可靠性。而折衷式则显的比较随便,主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。如果两人之间不是第一次通信,相互比较了解,可以省略信内的双方地址。
以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。

a: 齐头式信件款式:
( 范文 1。 )

注:用齐头式信件写信,其正文与称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空
格,但段与段之间需要空一至二行。齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。第一种写在左下方,这是最常用也是最正式的。另外也可以写在右下方,这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。下面是另一种齐头式信件的格式。
齐头式信件款式:
(范文 2。)

 

b: 折衷式信件款式:
用折衷式书写信件,其正文与称呼之间空一至二行。第一段第一句的第一个单词必须在dear称呼的直接下面。以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。信尾的客套话和签名都写在右下方。朋友之间写信一般都使用折衷式,而且称呼与正文之间一般不空行。具体款式和要求参见后面的一些信件。
以下是一封折衷式信件。

 

3.信件书写要求:
写英语信件一般可以使用打字机、电脑,朋友之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔,但不宜用铅笔。不管你用什么形式书写,一些重要的信件,签名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。

(二)各类常用信件

1)感谢信


2)祝贺信


3)邀请信


4)一般信件


5)商业信件

 

6)求学信


7)出国留学推荐信 ( recommendation letter for studying abroad )
随着我国出国留学生日年增多一般,大部分学生需要在出国前让自己的老师、导师或领导写一份出国推荐信,从而可以在信中告知对方学校申请人的学历、能力、为人处世等方面的情况。如果推荐信是写给对方某某人的,开头用 dear… ,如果是写给对方单位或学校的,则开头可以用to whom it may concern, 或to whom it may concern,(意为:有关负责人)。

 

 
  (1 )信头(letterhead)。
  
  信头包括发信人的地址和发信日期。很多人不太注意保留信封,在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。如果使用已经印好信头的信纸,就只要打上发信日期。信头位于信的最上方,原则上首先按从小到大的顺序(正好与中文书信相反),门牌号码和街名或单位名占一行(太长可占两行),城镇名和邮政编码占一行,国名占一行。然后是发信日期,它是信头的最后一行,可以写成日月年(英式)也可写成月日年(美式),如:may8,1996或8may,1996. 必然说明的是,月份要写英文名称,否则有可能产生歧义,如5/8/1996,美国人会理解为1996年5 月8 日,而英国人则理解为1996年8 月5 日。
  
  (2 )封内地址(inside address)。   
  封内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致,否则就是出了差错,收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行是收信人姓名,第二行职务,从第三行开始写收信人地址,写出法原则上和写发信人地址一样。
  
  
  (3 )称呼(salutation)。
  
  称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为dear sir(英国用)或dear genteman (美国用),一般用于给政府机关、官员的公函中,或用于首次往来的商业书信中。比较熟识的人由应称他的姓,最随便也是最亲近的称呼是直呼其名,一般用于亲朋好友,但应注意,称姓时只称姓,不要又称名,而称名时 不要加dr或mr. 如某人全名为william.另外,如果对方为女性却不知应称mrs.还是miss时可称ms. 。称呼后面的标点英国人习惯用逗号,而美国人习惯用冒号(亲朋好友之间可用逗号)。
  
  (4 )正文(body)。
  
  正文是信的主体,和中文书信的要求一样,正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张信纸联页时,则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称,如:mr.williamj.hall
  
  (5 )结束语(complimentary close)。
  
  结束语是习惯的客套用语,它必须和前面的称呼遥相呼应。如果前面称dear sir,则应选择下列结束语:very simcerely yours ,vedry respecrfully yours,very truly yours ,sincerely yours 或yours sincedrely,respe-crfullky yours 或yours respecrfullyfaithfully yours 或 yours faith-fully.如果前面称姓,则应选择下列是结束语:sincerely yours 或yours sincerely ,truly yours 或yokkurs truly ,yours ever. 如果前面称名,则表示写信人与收信人的关系亲近友好,应选择下列结束语:sincerelyyours,love,all my love.
  
  (6 )签名和发信人姓名(signaturd and name addresser)。   
  签名因为是亲笔手写,可能不好辩认,因此必须还要打印出来。签名只需签姓名,不需加mr. 或mrs.,以及学位头衔等,但打印姓名时,因为中文名没有性别之分,所以中文拼音名前就加mr.或mrs.,miss.,ms.,以便收信人辨认,英文名男性不必加mr.,但女性要加mrs.,miss.,ms. ,打印名后面可加学位头衔等。
  
  一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。如果信件有附件并有必要提醒收信人,可在第六个要素之后加上附件注记(enclosure 或encl.)。如果整封信写好后又发现遗漏了什么,可在附件注记之后加上又启(postscript)或其缩写(p.s.)进行补充。


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