机关单位公文写作基本格式须知

1.公文格式的组成

　　公文格式的组成要素包括：

　　(1)发文机关标识(版头、红头)

　　(2)公文份数序号

　　(3)密级

　　(4)发文字号

　　(5)签发人(主要用于请示)

　　(6)标题

　　(7)主送机关(内发可省略)

　　(8)正文

　　(9)附件

　　(10)发文机关署名

　　(11)成文日期

　　(12)印章

　　(13)附注(此件发至 xx级)

　　(14)主题词

　　(15)抄送单位

　　(16)印刷机关和印刷时间

　　印刷用纸和技术要求：用a4型纸(297x210)，正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。

　　2.发文字号

　　编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。

　　注意：年份不能省略，两边用六角括号;序号不编虚位，不加第。

　　3.公文标题

　　标准式：发文机关+发文事由+文种

　　凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关， 故发文机关名称可省略。

　　特殊形式：

　　(1)发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》

　　(2)发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。

　　4.成文日期

　　成文日期确定原则：

　　(1)会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。

　　(2)领导签发的，以签发日期为准。

　　(3)联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。

　　(4)法规性文件以文件批准日期为准。

　　(5)一般信函、电文以实际发出日期为准。

　　成文日期必须写年月日，且要用汉字。

　　5.主题词

　　《条例》和《方法》都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。

　　比如，《上海市人民政府公文主题词表》使用说明中规定：

　　(1)一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。

　　标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如《上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知》，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。

　　(2)一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。

　　(3)根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。

　　(4)在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。

　　6.用印

　　一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。

　　国标《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

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