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行政文员工作说明书

更新时间:

  一、基本资料

  岗位名称:行政文员

  定员标准: 一人

  岗位编码:

  直接上级:综合部经理

  分析日期:

  二、岗位职责

  (一)概述

  协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。

  (二)工作职责

  1、负责做好计算机打字、复印等行政工作。

  2、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登 记,名片印制等工作。

  3、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。做好公司宣传专栏的组稿。

  4、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通,未通者速报行政部经理处理。

  5、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。

  6、负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐实 相符。

  7、按标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又是不长期积存。

  7、完成各项勤杂、采购工作。

  9、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。

  10、责下班时对整个办公区的巡视,查看门窗、水机电源、电脑电源等 、关闭情况并做记录。

  11、做好会议纪要。

  (三)其他职责

  完成领导交办的其他临时工作

  三、监督及岗位关系

  (一)所受监督和所施监督

  1、所受监督:直接受综合部经理的监督指导。

  2、所施监督:无

  (二)与其他岗位关系

  1、内部联系:本岗位与行政文员及企划专员有业务上的协调和配合关系。

  2、外部联系:本岗位与销售部、财务部、维修部及总经理办公室有业务上的合作关系。

  工作内容:

  1、负责做好计算机打字、复印等行政工作。

  2、负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登 记,名片印制等工作。

  3、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。做好公司宣传专栏的组稿。

  4、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通,未通者速报行政部经理处理。

  5、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。

  6、负责各类办公用品仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证帐实 相符。

  7、按标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又是不长期积存。

  7、完成各项勤杂、采购工作。

  9、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。

  10、责下班时对整个办公区的巡视,查看门窗、水机电源、电脑电源等 、关闭情况并做记录。

  11、做好会议纪要。

  工作要求:

  1、确保各项工作的及时及准确完成。

  2、保管好各种设备及材料。

  3、对于物品的购买及发放要严格按照公司的规定进行。

  4、购置物品的经费预算要合理,购置价格要保持在市场的平均水平。

  5、能密切配合其他同事的工作,同时很好的完成领导交代的各项工作。

  6、会议记录要符合记录规范,突出重点,并做好存档。

  7、会议安排要合理,并能及时通知与会人员。

  四、岗位权限

  1、要求部门主管配合的权力

  2、监督各项办公用品使用的权力

  3、对工作所需物品提出购置意见的权力

  4对企业的发展提出合理化意见的权力

  五、劳动条件和环境

  本岗位属于较轻体力劳动,室内办公结合外部出差进行,工作环境温、湿度适中,无噪音、粉尘污染,照明条件良好。

  六、工作时间

  本岗位实行每周四十小时标准工时制,每天9:30—17:30,中间12:00—13:00就餐并休息。每周有两天休息时间可自由选择休息时间,但要服从公司调度及部门经理安排。


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