英文书信的格式

更新时间： 2022-02-27

1.概论
在飞跃版谈论的英文书信写作问题,大约关注的有以下几个方面:论文的写作,推荐
信的写作(这年头,大家都是自己写吧),ps的写作。在写作过程中，常常有同学因为
书信写作格式的不统一，造成给人第一印象较差，也会给人一种未受过系统的英文
训练的感觉。下面，我就这几种常见书信的写作简单谈一下，主要是针对书信的格
式。
如果看word自带的书信模版，主要会发现有以下几种书信的格式，即contemporary
, elegant 和 professional。我们在这里也主要以这三种模版为例，来向大家说
明一下

1.1 标点概论
英文书写中,我们主要可能遇到的标点，想必大家都比较熟悉。现在主要是选择一
些重要的介绍一下。
逗号comma：注意，我们这里使用的是半角逗号“,”不是全角逗号“，”。在英
文中是极少使用全角字符的。逗号后要空一格，不过大多数时候word会自动帮你空
好这一格。如果是使用机械打字机打印ps的同学，这里要特别注意
句号period：注意：这里同样是使用半角句号“.”洋人是不用那个圆圈的。句号
后根据不同的写作风格可以在后面空一格或两格，这在后文有述
括号：同样注意用半角，使用是前括号前面和后括号后面各空一格
省略号：洋人的省略号是三个点，不是六个点。可以使用三个句号代替。后面空
两格
叹号/问号：半角，后面空格的数量与文中句号后空格数量一致

1.2 字体概论
英文书信中经常使用的字体格式通常有正体,斜体和黑体。
正体通常用于正文的书写，这没什么可说的。
斜体(italic)通常用于书名/船名/etc.注意英文里没有书名号的，要是表达书名
号里的东西就用斜体。另外，外来语的东西(比如你叫wang peng 或francois peterson
或iori yoshizumi),也可以用斜体来表示
标题通常用黑体(bold)表示,另外,特别需要着重的东西(比如你在ps里强调你学过
n年的deutsch之类)也可以用黑体

1.3 行距/段距概论
很多人都忽视了这一部分.实际上,行距和段距是不一样的。在一般的印刷品中，
段距一般是行距的两倍。这在word的段落格式里可以设定。如果用打字机的，就打
两下回车就可以了
另外，如果有1，2，3这样的列举项时，列举项要相对正文缩进一个tab的距离(四
个半角空格)，如
there are four board managers here in advancededu of bbs.pku.edu.cn, each
of whom has its own specifications.
1) birdf, whose major was mathematics......
2) ilovekoala, who.....................
3)......................

2.主要模版的写法

2.1 letter contemporary
这个模版的最早原形可以追溯到一战左右的出版物。最早时这个模板被用于高层
政府官员间的通信（非政府公文），所以蛮有些现代气息。到二战左右，这个模版
已经定型了。在官方的备忘录和现今的大多数出版物中，这个东东的影子都存在.

这个模版应用的字体是times new roman
对书信，这个模版主要格式如下：
（右对齐）单位，地址，电话（每项另起一行）
空两行
（以下左对齐顶格）
日期
空一行
对方的单位/地址/电话（每项另起一行），如果是给教授写信就免了，但给小秘
写还是要的
空一行
attention:xxxxxx就是你要找的人的名字,还是那句话,如果是给教授写信就免了
，但给小秘写还是要的)
空一行
dear xxxxxx:
subject:..............你在信头可以加个标题写上你这封信主要想说些啥,比如
question with the function of rnps during the post-modification process
of mrna.套磁可用.注意每单词第一个字母大写
然后就可以开始写正文了。注意每段前不空格。
句号后空一格或两格都成,不过注意要统一
正文结束
sincerely
空一行
姓名,头衔,单位(每项另起一行)
如果签名,签在紧跟单位后面那一行的右对齐位置,签大一点

2.2 letter elegant
这个模版的历史可老了,真的是tooooooooold.可以溯至拉丁语通行的那时候,反正
出现活字印刷术的时候它肯定已经在用了.如果看当年那些特别老的手抄本羊皮书
,也全都是这种格式.也正因为如此,这个模版不仅可以用在打印的书信上,即使是手
写的书信,这个模版也一样可用.如果是一些正式的特nb的政府组织的备忘录或年鉴
,一般都是这种格式
如果你是教授或大学教务处人员的话,回信用这个格式,是最合适不过的了
这个模版应用的字体是garamond
主要格式如下
(右对齐)日期
空一行
（以下左对齐顶格）
对方的单位/地址/姓名(每项另起一行)
空一行
(顶格)dear xxxxxx:
(居中)subject.....(注意,这里要使用"小型大写字母"那个选项,也就是看上去一
整个标题都是大写字母,只是高度不同.如果是打字机,就开大写锁定).(不换行紧跟
)文件号(比如file no. 312.4a,用在很正式的文件,比如经常看到的"校长办公室文
件第x号")
(左对齐)
正文,注意每段前空五个字符,可以用word的"首行缩进".如果使用and连接两个名
词或并列的短语的时候,要用&
句号后空两个格
(正文结束)
空一行
(右对齐)sincerely yours
(右对齐)你的名字(打印)
(右对齐)你的名字(签名),注意签名要有一部分压住打印的名字
空一行
(以下左对齐顶格)
职位,单位,地址(每项另起一行)

2.3 letter professional
这个模版的历史最短,据ahd的附录说它出自于六七十年代左右那些工程师之间的
通信,由于它使用的字体无装饰线,所以在很坏的环境中(如弱光,户外)等也能看得
很清楚.如果你是学工科的,要给老板或未来老板写一份manual或相应的什么东西,
这个最合适
这个模版应用的字体是arial
对书信，这个模版主要格式如下：
（右对齐）单位，地址，电话（每项另起一行）
空两行
（以下左对齐顶格）
日期
空一行
对方的单位/地址/电话（每项另起一行）
空一行
dear xxxxxx:
然后就可以开始写正文了。注意每段前不空格。
句号后空一格或两格,不过注意要统一
所有需要重点标出的词语都可以用bold格式
正文结束
sincerely
空一行
姓名,职位,单位(每项另起一行)